Massenversand

Die Funktion Massenversand wurde entwickelt, um große Mengen von Signaturanfragen zu versenden und die Automatisierung von RSign zu vereinfachen, ohne eine API verwenden zu müssen. Mit Hilfe von Vorlagen und einer CSV-Datei ist es möglich, mehrere Anfragen an mehrere Personen auf einmal zu senden.

Wenn Ihnen diese Funktion auf der Plattform nicht zur Verfügung steht, kontaktieren Sie bitte Ihren RPost Customer-Success- oder Sales-Mitarbeiter.

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In diesem Artikel werden diese Themen behandelt:

• Voraussetzungen
• Vorbereitung der CSV-Datei
• Hochladen und Prüfen der CSV-Datei und Massenversand
• Die CSV-Datei im Detail

Voraussetzungen

- Erstellung von Vorlagen: Der Massenversand erfordert die Verwendung von Vorlagen. Halten Sie mindestens eine Vorlage bereit, die in der CSV-Datei für den Massenversand verwendet werden kann. 

- Sammeln Sie die erforderlichen Informationen der Vorlage: 
1. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf die Option Vorlagen.
2. Notieren Sie sich die Codes der Vorlagen, die Sie verwenden werden.
3. Klicken Sie auf das entsprechende Symbol, um die Vorlage zu bearbeiten.

4. Notieren Sie sich die in der Vorlage verwendeten Rollentypen und Rollennamen.

Note: Der Rollentyp Vorausfüllen ist nicht mit der Funktion Massenversand kompatibel.

5. Wenn Sie mehr als eine Vorlage für den Massenversand verwenden werden, wiederholen Sie die Schritte 2 bis 4.

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Vorbereitung der CSV-Datei

Um auf die CSV-Datei zuzugreifen und sie für die Verwendung der Funktion Massenversand vorzubereiten, führen Sie folgende Schritte aus:
1. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf die Option Home.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Massenversand. Wenn Sie diese Schaltfläche nicht sehen, dass Sie die Funktion nicht freigeschaltet haben. Kontaktieren Sie bitte Ihren Customer-Success- oder Sales-Mitarbeiter.

3. Klicken Sie auf das Tabellenblatt-Symbol, um die CSV-Datei herunterzuladen.

4. Fügen Sie der Tabelle die entsprechenden Details hinzu, einschließlich Ihrer Vorlagencodes sowie der in den Vorlagen verwendeten Rollentypen und -namen. 

Sie haben die Möglichkeit, eine E-Mail-Vorlage zu verwenden oder den Betreff und die Nachricht in das Tabellenblatt zu schreiben.

Weitere Informationen zu den Spalten der CSV-Datei finden Sie weiter unten im Abschnitt Die CSV-Datei im Detail.

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Hochladen und Prüfen der CSV-Datei und Massenversand

1. Wenn die Datei fertig ist, suchen Sie die CSV-Datei auf Ihrem Computer und klicken dann auf Hochladen.

2. Bevor Sie auf Senden klicken, können Sie die Information noch ein letztes Mal überprüfen.

Hinweis: Eventuelle Probleme in der hochgeladenen CSV-werden angezeigt, damit Sie darauf reagieren können.

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Die CSV-Datei im Detail

- TransId: Diese Spalte enthält die Transaktions-ID. Wenn für ein Dokument mehr als ein Empfänger erwartet wird, haben sie alle dieselbe Transaktions-ID.
- Template code: Der Code, der die zu verwendende Vorlage identifiziert. 
- Role name: Die Rollen werden bei der Erstellung der Vorlage hinzugefügt. Stellen Sie sicher, dass diese mit der in der Vorlage verwendeten Empfängerrollen übereinstimmen.
- Role type: Der Rollentyp wird bei der Erstellung der Vorlage zugewiesen und ist entweder Unterzeichner oder CC.
- Recipient name: Vor- und Nachname des Empfängers.
- Recipient email: E-Mail-Adresse des Empfängers.
- Comments: Optionales Feld zur Eingabe zusätzlicher Details. Die eingegebene Information werden beim Massenversand nicht verwendet.
- Message template code: Um eine E-Mail-Vorlage zu verwenden, brauchen Sie die entsprechende ID. Sie können den entsprechenden ID oder Code der bereits erstellten E-Mail-Vorlage in die Vorlagenseite eintragen.
- Subject: E-Mail-Betreff, der beim Senden der Transaktion verwendet werden soll. Der eingegebene Betreff überschreibt den aus der E-Mail-Vorlage (wenn in der CSV-Datei ein E-Mail-Vorlagen-Code eingegeben wurde).
- Message: Nachrichtentext, der beim Senden der Transaktion verwendet wird. Der eingegebene Text überschreibt den aus der E-Mail-Vorlage (wenn in der CSV-Datei ein E-Mail-Vorlagen-Code eingegeben wurde).
- First name: Vorname des Empfängers.
- Last name: Nachname des Empfängers.

Tags können verwendet werden, um im Betreff und im Text der E-Mail mit der Signaturanfrage den Vor- und Nachnamen des Empfängers dynamisch einzufügen. Verwenden Sie <<FirstName>> und <<LastName>> überall dort, wo Sie die in den Spalten FirstName (Vorname) und LastName (Nachname) eingegebenen Werte einfügen möchten.

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