Try RMail PRE-Crime Services – Vorlagen helfen Ihnen, Zeit zu sparen, wenn Sie das gleiche Dokument oder Formular an verschiedene Empfänger zur Unterschrift senden müssen. Vorlagen sind ein sehr nützliches Standardisierungstool, da sie gespeichert und wiederverwendet werden können. Sie können Ihre Vorlagen auf der Seite Vorlagen verwalten.
Es gibt viele Funktionen, die für die Vorlagen aktiviert werden können. Erfahren Sie mehr über Vorlagen-Einstellungen hier.
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In diesem Artikel wird erklärt:
- Wie man Vorlagen erstellt
- Wie man Vorlagen bearbeitet
- Wie man Vorlagen teilt
- Wie man geteilte Vorlagen nicht mehr teilt
- Wie man Vorlagen zur persönlichen Vorlagenliste hinzufügt
- Wie man Vorlagen kopiert
- Wie man Vorlagen löscht
- Wie man eine Signaturanfrage mit Hilfe einer Vorlage sendet
Wie man Vorlagen erstellt
Um eine Vorlage zu erstellen, führen Sie folgende Schritte aus:
1. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf die Option Vorlagen und dann auf die Schaltfläche Vorlage oder Regel erstellen.
2. Legen Sie den Namen und die Beschreibung der Vorlage fest.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche +Rolle, um die erforderlichen Rollen zu erstellen. Eine Rolle ist der Typ des Unterzeichners, der die Vorlage ausfüllen wird.
Note: Es gibt drei verschiedene Rollen: Unterzeichner, CC, und Vorausfüllen. Wird CC ausgewählt, werden eventuell zusätzliche Optionen zugänglich, je nachdem, ob die CC-Optionen aktiviert sind.
Sie können für jede erstellte Rolle die Sprache des Empfängers auswählen.
4. Legen Sie fest, ob die Empfänger nacheinander unterschreiben sollen oder nicht, indem Sie das entsprechende Kästchen ankreuzen oder leer lassen. Sie können auch eine benutzerdefinierte Reihenfolge festlegen, indem Sie die entsprechende Nummer in der Spalte Schritt vergeben. In dem folgenden Beispiel muss der erste Empfänger, Max Mustermann, unterschreiben, bevor die übrigen Empfänger die Signaturanfrage erhalten. Susanne Schmidt und Peter Müller erhalten die Anfrage zur gleichen Zeit.
Hinweis: Ist die Funktion An Handy senden aktiviert ist, wird im Abschnitt Rolle erstellen die neue Spalte Sendemodus hinzugefügt, in welcher der Absender wählen kann, ob der Empfänger die Signaturanfrage per E-Mail, per Mobiltelefon oder auf beiden Wegen erhält.
5. Fügen Sie die entsprechenden Dateien hinzu: Einer einzigen Vorlage können mehrere Dokumente hinzugefügt werden. Hierzu können Sie die Dokumente, die Sie hochladen möchten, auf den Leerraum unter Dateien anhängen ziehen und loslassen, oder auf die Schaltfläche +Dokument klicken.
6. Fügen Sie eine Nachricht hinzu: Füllen Sie den Betreff und den Text der Nachricht aus, oder wählen Sie eine bereits erstellte E-Mail-Vorlage. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
Hinweis: Sie können eine bereits erstellte Unterschrift auswählen und zu Ihrer Nachricht hinzufügen. Erfahren Sie hier wie man Signaturen erstellt.
7. Bereiten Sie das Dokument vor, indem Sie die ausfüllbaren Felder an die gewünschte Stelle ziehen und loslassen.
8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern unter und wählen Sie die Option Regeln. Wenn Sie fertig sind, erscheint die erstellte Vorlage auf der Seite Vorlagen.
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Wie man Vorlagen bearbeitet
Um Vorlagen zu bearbeiten, führen Sie folgende Schritte aus:
1. Stellen Sie sicher, dass die Einstellung Bearbeitung von Vorlagen erlauben aktiviert ist.
2. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf die Option Vorlagen und suchen Sie die Vorlage, die Sie bearbeiten möchten.
3. Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten.
4. Die Vorlage wird so geöffnet, wie sie konfiguriert wurde, aber im Bearbeitungsmodus. Ändern Sie die Vorlage nach Bedarf und speichern Sie Ihre Änderungen.
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Wie man Vorlagen teilt
Um Vorlagen mit anderen Benutzern innerhalb desselben Unternehmens zu teilen, führen Sie folgende Schritte aus:
1. Stellen Sie sicher, dass die Einstellung Teilen von Vorlagen/Regeln erlauben aktiviert ist.
2. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf die Option Vorlagen und suchen Sie die Vorlage, die Sie teilen möchten.
3. Klicken Sie auf das Teilen-Symbol.
Es erscheint ein Pop-up-Fenster, in welchem Sie verschiedene Optionen für das Teilen auswählen können. Die zur Verfügung stehenden Optionen hängen von der Einstellung Teilen von Vorlagen/Regeln erlauben ab.
Nachdem die Vorlage geteilt wurde, erscheint das Teilen-Symbol durchgestrichen.
Note: Die geteilte Regle erscheint nicht in der Liste Geteilte Vorlagen und Regeln. In dieser Liste werden nur diejenigen angezeigt, die andere Benutzer mit Ihnen geteilt haben.
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Wie man geteilte Vorlagen nicht mehr teilt
Um eine Vorlage nicht mehr zu teilen, führen Sie folgende Schritte aus:
1. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf die Option Vorlagen und suchen Sie die Vorlage, die Sie nicht mehr teilen möchten.
2. Klicken Sie auf das durchgestrichene Teilen-Symbol, und bestätigen Sie, dass Sie die ausgewählte Vorlage nicht mehr teilen möchten.
Wenn die Vorlage nicht mehr geteilt wird, ist das Teilen-Symbol nicht mehr durchgestrichen.
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Wie man Vorlagen zur persönlichen Vorlagenliste hinzufügt
Um eine geteilte Vorlage zu Ihrer persönlichen Vorlagenliste hinzuzufügen, führen Sie folgende Schritte aus:
1. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf die Option Vorlagen und suchen Sie die geteilte Vorlage, die Sie zu Ihrer persönlichen Liste hinzufügen möchten.
2. Klicken Sie auf das Symbol Hinzufügen.
Jetzt erscheint eine Kopie der geteilten Vorlage in Ihrer persönlichen Vorlagenliste.
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Wie man Vorlagen kopiert
Um eine Vorlage zu kopieren, führen Sie folgende Schritte aus:
1. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf die Option Vorlagen und suchen Sie die Vorlage, die Sie kopieren möchten.
2. Klicken Sie auf das Symbol Kopieren.
Nachdem Sie bestätigt haben, dass Sie die ausgewählte Vorlage kopieren möchten, erscheint die Kopie in Ihrer persönlichen Vorlagenliste. Sie können dann die kopierte Vorlage nach Bedarf bearbeiten.
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Wie man Vorlagen löscht
Um eine Vorlage zu löschen, führen Sie folgende Schritte aus:
1. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf die Option Vorlagen und suchen Sie die Vorlage, die Sie löschen möchten.
2. Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol.
Nachdem Sie bestätigt haben, dass Sie die ausgewählte Vorlage löschen möchten, wird sie aus Ihrer persönlichen Vorlagenliste entfernt.
Hinweis: Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
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Wie man eine Signaturanfrage mit Hilfe einer Vorlage sendet
Nachdem Sie eine Vorlage erstellt haben, können Sie diese zum Senden einer Signaturanfrage verwenden. Befolgen Sie dazu die folgenden Anweisungen:
1. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf die Option Senden. Sie werden zur Umschlagvorbereitungsseite weitergeleitet.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche +Vorlage, um die zu verwendende Regel auszuwählen.
Tipp: Alternativ können Sie die entsprechende Vorlage auch aus der Dropdown-Liste Regel auswählen auf der Home-Seite auswählen.
Sie werden dann zur Umschlagvorbereitungsseite weitergeleitet und die Vorlage ist bereits ausgewählt. Die hochgeladenen Dokumente werden in der Tabelle Dateien anhängen mit dem Dateinamen und der Größe angezeigt.
Hinweis: Wenn die Option Datei überprüfen aktiviert ist, können Sie auswählen, ob der Empfänger die angehängte Datei unterschreiben oder überprüfen soll.
3. Tragen Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des Empfängers in die entsprechenden Felder ein.
Hinweis: Sie können ggf. die Sprache des Empfängers auswählen.
4. Ändern Sie ggf. den Betreff und den Text der E-Mail, oder wählen Sie eine bereits erstellte E-Mail-Vorlage. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
Hinweis: Sie können eine bereits erstellte Unterschrift auswählen und zu Ihrer Nachricht hinzufügen. Erfahren Sie hier wie man Signaturen erstellt.
5. Überprüfen Sie das Dokument und fügen Sie, wenn nötig, ausfüllbare Felder hinzu. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie auf die Schaltfläche Senden.
Hinweis: Sie können die Details der gesendeten Umschläge auf der Seite Umschläge einsehen.