Try RMail PRE-Crime Services – Regeln ermöglichen es Ihnen, ein Dokument als wiederverwendbare Vorlage vorzubereiten, bei der die ausfüllbaren Felder statisch sind, aber das zugrundeliegende hinzugefügte Dokument dynamisch bleibt.  Dies spart Ihnen Zeit, wenn Sie verschiedene Versionen desselben Dokuments an verschiedene Empfänger zur Unterschrift senden müssen. Regeln sind besonders nützlich, wenn Sie ein Dokument mit den gleichen ausfüllbaren und an der gleichen Stelle stehenden Feldern in verschiedenen Sprachen versenden müssen.
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In diesem Artikel wird erklärt:
- Wie man Regeln erstellt
- Wie man Regeln bearbeitet
- Wie man Regeln teilt
- Wie man geteilte Regeln nicht mehr teilt
- Wie man geteilte Regeln zur persönlichen Liste hinzufügt
- Wie man Regeln kopiert
- Wie man Regeln löscht
- Wie man eine Signaturanfrage mit Hilfe einer Regel sendet
Wie man Regeln erstellt
Um eine Regel zu erstellen, führen Sie folgende Schritte aus:
1. Stellen Sie sicher, dass die Einstellung Nutzern die Erstellung von Regeln erlauben aktiviert ist.
2. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf die Option Vorlagen und dann auf die Schaltfläche Vorlage oder Regel erstellen.
3. Legen Sie den Namen und die Beschreibung der Regel fest.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche +Rolle, um die erforderlichen Rollen zu erstellen. Eine Rolle ist der Typ des Unterzeichners, der die Vorlage ausfüllen wird.
Hinweis: Es gibt drei Rollentypen: Unterzeichner, CC, oder Vorausfüllen. Wird CC ausgewählt, werden eventuell zusätzliche Optionen zugänglich, je nachdem, ob die CC-Optionen aktiviert sind.
Sie können für jede erstellte Rolle die Sprache des Empfängers auswählen.
5. Legen Sie fest, ob die Empfänger nacheinander unterschreiben sollen oder nicht, indem Sie das entsprechende Kästchen ankreuzen oder leer lassen. Sie können auch eine benutzerdefinierte Reihenfolge festlegen, indem Sie die entsprechende Nummer in der Spalte Schritt vergeben. In dem folgenden Beispiel muss der erste Empfänger, Max Mustermann, unterschreiben, bevor die übrigen Empfänger die Unterschriftsanfrage erhalten. Susanne Schmidt und Peter Müller erhalten die Anfrage zur gleichen Zeit.
6. Fügen Sie die entsprechenden Dateien hinzu: Einer einzigen Vorlage können mehrere Dokumente hinzugefügt werden. Hierzu können Sie die Dokumente, die Sie hochladen möchten, auf den Leerraum unter Dateien anhängen ziehen und loslassen, oder auf die Schaltfläche +Dokument klicken.
7. Fügen Sie eine Nachricht hinzu: Füllen Sie den Betreff und den Text der Nachricht aus, oder wählen Sie eine bereits erstellte E-Mail-Vorlage. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
Hinweis: Sie können eine bereits erstellte Unterschrift auswählen und zu Ihrer Nachricht hinzufügen. Erfahren Sie hier wie man Signaturen erstellt.
8. Bereiten Sie das Dokument vor, indem Sie die ausfüllbaren Felder an die gewünschte Stelle ziehen und loslassen.
9. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern unter und wählen Sie die Option Regeln. Wenn Sie fertig sind, erscheint die erstellte Regel auf der Vorlagenseite.
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Wie man Regeln bearbeitet
Um Regeln zu bearbeiten, führen Sie folgende Schritte aus:
1. Stellen Sie sicher, dass die Einstellung Bearbeitung von Regeln erlauben aktiviert ist.
2. Klicken Sie auf die Option Vorlagen und suchen Sie die Regel, die Sie bearbeiten möchten.
3. Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten.
4. Bearbeiten Sie die Regel nach Bedarf und speichern Sie Ihre Änderungen.
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Wie man Regeln teilt
Um Regeln mit anderen Nutzern innerhalb desselben Unternehmens zu teilen, führen Sie folgende Schritte aus:
1. Stellen Sie sicher, dass die Einstellung Teilen von Vorlagen/Regeln erlauben aktiviert ist.
2. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf die Option Vorlagen und suchen Sie die Regel, die Sie teilen möchten.
3. Klicken Sie auf das Teilen-Symbol.
Es erscheint ein Pop-up-Fenster, in welchem Sie verschiedene Optionen für das Teilen auswählen können. Die zur Verfügung stehenden Optionen hängen von der Einstellung Teilen von Vorlagen/Regeln erlauben ab.
Nachdem die Regel geteilt wurde, erscheint das Teilen-Symbol durchgestrichen.
Note: Die geteilte Regle erscheint nicht in der Liste Geteilte Vorlagen und Regeln. In dieser Liste werden nur diejenigen angezeigt, die andere Nutzer mit Ihnen geteilt haben.
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Wie man geteilte Regeln nicht mehr teilt
Um eine Regel nicht mehr zu teilen, führen Sie folgende Schritte aus:
1. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf die Option Vorlagen und suchen Sie die Regel, die Sie nicht mehr teilen möchten.
2. Klicken Sie auf das durchgestrichene Teilen-Symbol, und bestätigen Sie, dass Sie die ausgewählte Regel nicht mehr teilen möchten.
Wenn die Regel nicht mehr geteilt wird, ist das Teilen-Symbol nicht mehr durchgestrichen.
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Wie man geteilte Regeln zur persönlichen Regelliste hinzufügt
Um eine geteilte Regel zu Ihrer persönlichen Regelliste hinzuzufügen, führen Sie folgende Schritte aus:
1. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf die Option Vorlagen und suchen Sie die geteilte Regel, die Sie zu Ihrer persönlichen Liste hinzufügen möchten.
2. Klicken Sie auf das Symbol Hinzufügen.
Jetzt erscheint eine Kopie der geteilten Regel in Ihrer persönlichen Regelliste.
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Wie man Regeln kopiert
Um eine Regel zu kopieren, führen Sie folgende Schritte aus:
1. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf die Option Vorlagen und suchen Sie die Regel, die Sie kopieren möchten.
2. Klicken Sie auf das Symbol Kopieren.
Nachdem Sie bestätigt haben, dass Sie die ausgewählte Regel kopieren möchten, erscheint die Kopie in Ihrer persönlichen Regelliste. Sie können dann die kopierte Regel nach Bedarf bearbeiten.
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Wie man Regeln löscht
Um eine Vorlage zu löschen, führen Sie folgende Schritte aus:
1. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf die Option Vorlagen und suchen Sie die Regel, die Sie löschen möchten.
2. Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol.
Nachdem Sie bestätigt haben, dass Sie die ausgewählte Regel löschen möchten, wird sie aus Ihrer persönlichen Regelliste entfernt.
Hinweis: Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
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Wie man eine Signaturanfrage mit Hilfe einer Regel sendet
Nachdem Sie eine Regel erstellt haben, können Sie diese zum Senden einer Signaturanfrage verwenden. Befolgen Sie dazu die folgenden Anweisungen:
1. Stellen Sie sicher, dass die Einstellung Nutzern die Verwendung von Regeln erlauben aktiviert ist.
2. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf die Option Senden. Sie werden zur Umschlagvorbereitungsseite weitergeleitet.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche +Regel, um die zu verwendende Regel auszuwählen.
Tipp: Alternativ können Sie die entsprechende Regel auch aus der Dropdown-Liste Regel auswählen auf der Home-Seite auswählen.
Sie werden dann zur Umschlagvorbereitungsseite weitergeleitet und die Regel ist bereits ausgewählt.
4. Um die entsprechende Datei anzuhängen, können Sie das Dokument, das Sie hochladen möchten, auf den Leerraum unter Dateien anhängen ziehen und loslassen, oder auf die Schaltfläche +Dokument klicken.
Das hochgeladene Dokument wird in der Tabelle Dateien anhängen mit dem Dateinamen und der Größe des Dokuments angezeigt.
Hinweis: Wenn die Option Datei überprüfen aktiviert ist, können Sie auswählen, ob der Empfänger die angehängte Datei unterschreiben oder überprüfen soll.
5. Tragen Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des Empfängers in die entsprechenden Felder ein.
Hinweis:Gegebenenfalls können Sie die Sprache des Empfängers auswählen.
6. Ändern Sie ggf. den Betreff und den Text der E-Mail, oder wählen Sie eine bereits erstellte E-Mail-Vorlage. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
Hinweis: Sie können eine bereits erstellte Unterschrift auswählen und zu Ihrer Nachricht hinzufügen. Erfahren Sie hier wie man Signaturen erstellt.
7. Überprüfen Sie das Dokument und fügen Sie, wenn nötig, ausfüllbare Felder hinzu; Sie können auch evtl. auf dem Dokument vorhandene Felder verschieben oder entfernen. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie auf die Schaltfläche Senden.
Hinweis: Sie können die Details der gesendeten Umschläge auf der Seite Umschläge einsehen.