Try RMail PRE-Crime Services – Wenn Sie Teile eines Dokuments vor dem Versand unterschreiben oder ausfüllen müssen, können Sie dies mit der Option Ausfüllen tun.
Hinweis: Die Option Vorausfüllen kann beim Senden von Einzeltransaktionen sowie bei der Erstellung und Verwendung von Vorlagen und Regeln ausgewählt werden.
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In diesem Artikel werden folgende Themen behandelt:
- Verwendung der Option Vorausfüllen bei einer bereits erstellten Vorlage
- Verwendung der Option Vorausfüllen bei einer bereits erstellten Regel
- Verwendung der Option Vorausfüllen beim Senden einer Einzeltransaktion
- Vorausfüllen und Versand der Signaturanfrage
Verwendung der Option Vorausfüllen bei einer bereits erstellten Vorlage
Wenn Sie von einer bereits erstellten Vorlage ausgehen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf die Option Senden. Sie werden zur Umschlagvorbereitungsseite weitergeleitet.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche +Vorlage, um die zu verwendende Vorlage auszuwählen.
Tipp: Alternativ können Sie die entsprechende Vorlage auch aus der Dropdown-Liste Vorlage auswählen auf der Home-Seite auswählen.
Sie werden dann zur Dokumentenvorbereitungsseite weitergeleitet und die Vorlage ist bereits ausgewählt. Die hochgeladenen Dokumente werden in der Tabelle Dateien anhängen mit dem Dateinamen und der Größe angezeigt.
Hinweis: Wenn die Option Datei überprüfen aktiviert ist, können Sie auswählen, ob der Empfänger die angehängte Datei unterschreiben oder überprüfen soll.
3. Füllen Sie die Empfänger aus. Beachten Sie, dass der Empfänger mit der Rolle Vorausfüllen automatisch mit Ihrem Namen und Ihrer E-Mail-Adresse ausgefüllt wird.
Hinweis: Hier können Sie auch die Sprache des Empfängers auswählen.
4. Ändern Sie ggf. den Betreff und den Text der E-Mail, oder wählen Sie eine bereits erstellte E-Mail-Vorlage. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
5. Überprüfen Sie das Dokument und fügen Sie, wenn nötig, ausfüllbare Felder hinzu. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Sie werden zur Seite Vorausfüllen weitergeleitet.
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Verwendung der Option Vorausfüllen bei einer bereits erstellten Regel
Wenn Sie von einer bereits erstellten Regel ausgehen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf die Option Senden. Sie werden zur Umschlagvorbereitungsseite weitergeleitet.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche +Regel, um die zu verwendende Regel auszuwählen.
Tipp: Alternativ können Sie die entsprechende Regel auch aus der Dropdown-Liste Regel auswählen auf der Home-Seite auswählen.
Sie werde dann zur Umschlagvorbereitungsseite weitergeleitet und die Regel ist bereits ausgewählt.
3. Um die entsprechende Datei anzuhängen, können Sie das Dokument, das Sie hochladen möchten, auf den Leerraum unter Dateien anhängen ziehen und loslassen, oder auf die Schaltfläche +Dokument klicken.
Das hochgeladene Dokument wird in der Tabelle Dateien anhängen mit dem Dateinamen und der Größe des Dokuments angezeigt.
3. Füllen Sie die Empfänger aus. Beachten Sie, dass der Empfänger mit der Rolle Vorausfüllen automatisch mit Ihrem Namen und Ihrer E-Mail-Adresse ausgefüllt wird.
Hinweis: Hier können Sie auch die Sprache des Empfängers auswählen.
4. Ändern Sie ggf. den Betreff und den Text der E-Mail, oder wählen Sie eine bereits erstellte E-Mail-Vorlage. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
5. Überprüfen Sie das Dokument und fügen Sie, wenn nötig, ausfüllbare Felder hinzu. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Sie werden zur Seite Vorausfüllen weitergeleitet.
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Verwendung der Option Vorausfüllen beim Senden einer Einzeltransaktion
Wenn Sie eine Einzeltransaktion senden müssen und einige Informationen vor dem Versand der Signaturanfrage ausfüllen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
1. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf die Option Senden. Sie werden zur Umschlagvorbereitungsseite weitergeleitet.
2. Um die entsprechenden Dateien anzuhängen, können Sie die Dokumente, die Sie hochladen möchten, auf den Leerraum unter Dateien anhängen ziehen und loslassen, oder auf die Schaltfläche +Dokument klicken.
Hinweis: Wenn die Option Datei überprüfen aktiviert ist, können Sie auswählen, ob der Empfänger die angehängte Datei unterschreiben oder überprüfen soll.
3. Füllen Sie die Empfänger aus. Um Empfänger hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche +Empfänger. Um sich selbst mit der Rolle Vorausfüllen hinzuzufügen, wählen Sie in der Dropdown-ListeTyp die Option Vorausfüllen aus. Ihre Daten werden dann automatisch ausgefüllt.
Hinweis: Hier können Sie auch die Sprache des Empfängers auswählen.
4. Fügen Sie den Betreff und den Text der Nachricht hinzu, oder wählen Sie eine bereits erstellte E-Mail-vorlage. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
5. Bereiten Sie das Dokument vor und fügen Sie ausfüllbare Felder hinzu. Vergewissern Sie sich, dass Sie den Unterzeichnern die entsprechenden Felder zuweisen, und wählen Sie für die Felder, die von Ihnen vorausgefüllt werden sollen, Ihren Namen mit dem (P) am Ende. (P) steht für Prefill (Vorausfüllen auf Englisch).
6. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Weiter. Sie werden zur Seite Vorausfüllen weitergeleitet.
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Vorausfüllen und Versand der Signaturanfrage
Die Seite Vorausfüllen ist der letzte Schritt bevor Sie die Signaturanfrage an die entsprechenden Unterzeichner senden. Hier müssen Sie alle Felder ausfüllen, die Ihnen zugewiesen wurden.
Nachdem Sie alle Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Absenden in der oberen rechten Ecke. Das Dokument wird dann an die anderen Empfänger zur Unterschrift gesendet. Die vorausgefüllten Felder werden für die übrigen Unterzeichner sichtbar sein.