Try RMail PRE-Crime Services – RForms sind grundsätzlich Vorlagen mit einem statischen Link und ermöglichen es mehreren Unterzeichnern, über eine statische URL, die in eine Website, eine Schaltfläche oder eine Webanwendung eingebettet ist, auf Dokumente zuzugreifen um sie zu unterschreiben.
RForms sind eine besondere Art von Vorlagen. Neben all den Vorteilen, die Standardvorlagen bieten, haben sie zusätzliche Vorteile, die es nur bei dieser Lösung gibt:
- Es ist keine Aktion des Absenders erforderlich: Die URL der Signaturanfrage kann in eine Website, eine E-Mail oder eine Webanwendung eingebettet werden, auf die der Unterzeichner ganz einfach zugreifen kann.
- Wenn mehrere Unterschriften erforderlich sind, können Unterzeichner am selben Ort sein und die gleiche Browsersitzung verwenden.
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In diesem Artikel werden folgende Themen behandelt:
- Aktivierung dieser Funktion
- Erstellung einer RForm
- Identifizierung und Verwaltung von RForms auf der Vorlagenseite
- Ansicht des RForm-Unterzeichners
- Überprüfung des ersten Unterzeichners
- Überprüfung aller Unterzeichner bei statischen Vorlagen
Aktivierung dieser Funktion
RForms werden mit der Einstellung Web-Link für Vorlagen erstellen aktiviert.
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Erstellung einer RForm
Um eine Vorlage zu erstellen, führen Sie folgende Schritte aus:
1. Stellen Sie sicher, dass die Einstellung Web-Link für Vorlagen erstellen aktiviert ist.
2. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf die Option Vorlagen und dann auf die Schaltfläche Vorlage oder Regel erstellen.
3. Legen Sie den Namen und die Beschreibung der Vorlage fest.
4. Legen Sie das Ablaufdatum des Dokuments fest, nach dessen Ablauf der Zugriff auf den Inhalt der statischen Vorlage eingeschränkt wird.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche +Rolle, um die erforderlichen Rollen zu erstellen. Eine Rolle ist der Typ des Unterzeichners, der die Vorlage ausfüllen wird.
Hinweis: Es gibt drei verschiedene Rollen: Unterzeichner, CC, und Vorausfüllen. Wird CC ausgewählt, werden eventuell zusätzliche Optionen zugänglich, je nachdem, ob die CC-Optionen aktiviert sind.
Sie können für jede erstellte Rolle die Sprache des Empfängers auswählen.
6. Legen Sie fest, ob die Empfänger nacheinander unterschreiben sollen oder nicht, indem Sie das entsprechende Kästchen ankreuzen oder leer lassen. Sie können auch eine benutzerdefinierte Reihenfolge festlegen, indem Sie die entsprechende Nummer in der Spalte Schritt vergeben. In dem folgenden Beispiel muss der erste Empfänger, Max Mustermann, unterschreiben, bevor die übrigen Empfänger die Signaturanfrage erhalten. Susanne Schmidt und Peter Müller erhalten die Anfrage zur gleichen Zeit.
7. Fügen Sie die entsprechenden Dateien hinzu: Einer einzigen Vorlage können mehrere Dokumente hinzugefügt werden. Hierzu können Sie die Dokumente, die Sie hochladen möchten, auf den Leerraum unter Dateien anhängen ziehen und loslassen, oder auf die Schaltfläche +Dokument klicken.
8. Fügen Sie eine Nachricht hinzu: Füllen Sie den Betreff und den Text der Nachricht aus, oder wählen Sie eine bereits erstellte E-Mail-Vorlage. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
Hinweis: Sie können eine bereits erstellte Unterschrift auswählen und zu Ihrer Nachricht hinzufügen. Erfahren Sie hier wie man Signaturen erstellt.
9. Bereiten Sie das Dokument vor, indem Sie die ausfüllbaren Felder an die gewünschte Stelle ziehen und loslassen.
10. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern unter und wählen Sie die Option Regeln. Wenn Sie fertig sind, erscheint die erstellte Vorlage mit dem statischen Link auf der Vorlagenseite.
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Identifizierung und Verwaltung von RForms auf der Seite Vorlagen
Alle von Ihnen erstellten RForms und Standardvorlagen erscheinen auf der Vorlagenseite. RForms sind in der Liste mit einem grünen Kettensymbol gekennzeichnet, um sie von den Standardvorlagen zu unterscheiden.
Erfahren Sie hier wie Sie eine RForm mit anderen Mitgliedern Ihres Unternehmens teilen.
Erfahren Sie hier wie man eine geteilte RForm nicht mehr teilt.
Erfahren Sie hier wie man eine RForm bearbeitet.
Erfahren Sie hier wie man eine RForm kopiert.
Erfahren Sie hier wie man eine RForm löscht.
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Ansicht des RForms-Unterzeichners
Um die entsprechenden Dokumente anzuzeigen und zu unterschreiben, muss der erste Unterzeichner, der auf eine RForm zugreift, seine E-Mail-Adresse eingeben, seine Rolle auswählen und im Fenster Bestätigen und beginnen die Bedingungen akzeptieren. Wenn für diese bestimmte RForm nur ein Unterzeichner erforderlich ist, wird die Rolle des Unterzeichners automatisch ausgefüllt.
Wenn der erste Unterzeichner unterschreibt und auf die Schaltfläche Absenden klickt, ohne weitere optionale Unterzeichner einzuladen, wird er daran erinnert, dass er weitere optionale Unterzeichner einladen kann, das Dokument zu unterzeichnen.
Wenn die RForm mehrere erforderliche Unterzeichner hat, wird eine Warnmeldung angezeigt, wenn der erste Unterzeichner auf die Schaltfläche Absenden klickt, ohne die übrigen Unterzeichner einzuladen.
Der erste Unterzeichner kann die übrigen, optionalen oder erforderlichen, Unterzeichner einladen, indem er auf die Schaltfläche Unterzeichner einladen klickt.
Die Maske Unterzeichner einladen zeigt alle ausstehenden Unterzeichner an, damit der erste Unterzeichner seinen Namen und seine E-Mail-Adresse eingeben kann. Zusätzlich muss auch angegeben werden, ob die weiteren Unterzeichner per E-Mail eingeladen werden oder ob sie unter Verwendung derselben Browsersitzung wie der erste Unterzeichner unterzeichnen sollen.
- Erforderliche Unterzeichner sind mit einem roten Sternchen (*) gekennzeichnet.
- Optionale Unterzeichner können durch Klicken auf das rote Papierkorb-Symbol entfernt werden.
Schließlich wird ein Bereich angezeigt, in welchem der erste Unterzeichner seine Daten hinzufügen kann, sowie ein Feld zur evtl. Eingabe einer Nachricht an die weiteren Unterzeichner.
Hinweis: Wenn die Einstellung An Handy senden aktiviert ist, kann der erste Unterzeichner andere Unterzeichner einladen, auf ihren Mobiltelefonen zu unterschreiben, vorausgesetzt, dass einige oder alle anderen Unterzeichner zum Zeitpunkt der Erstellung der RForm für den Empfang von Benachrichtigungen per E-Mail konfiguriert wurden.
Nach dem Ausfüllen aller erforderlichen Felder und dem Drücken der Schaltfläche Senden werden die übrigen Unterzeichner, die in der Maske Unterzeichner einladen eingegeben wurden, zur Unterzeichnung des Dokuments eingeladen. Erfahren Sie mehr darüber, wie der weitere Vorgang aus der Sicht der übrigen eingeladenen Unterzeichner abläuft.
Der Umschlag gilt als abgeschlossen, wenn alle Unterzeichner das Dokument unterschrieben haben. Auf der Seite Umschläge können Sie Ihre Umschläge verwalten und ihren Status einsehen.
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Überprüfung des ersten Unterzeichners
Wenn die Einstellung E-Mail-Adresse des ersten Unterzeichners prüfen (Bestätigungs-E-Mail) aktiviert ist, wird dem ersten Unterzeichner der RForm eine Authentifizierungs-E-Mail gesendet.
Der User Journey des ersten Unterzeichners sieht wie folgt aus:
1. Der Unterzeichner akzeptiert die Bedingungen für den Zugriff auf die Seite zum Unterzeichnen des Dokuments.
2. Der Unterzeichner unterschreibt das Dokument.
3. Der Unterzeichner lädt die anderen Unterzeichner ein.
4. Der Unterzeichner klickt auf die Schaltfläche Absenden.
5. sendet dem Unterzeichner eine E-Mail, damit dieser seine E-Mail bestätigt.
6. Der Unterzeichner klickt in der erhaltenen E-Mail auf die Schaltfläche E-Mail bestätigen.
7. RSign leitet den Benutzer auf die Bestätigungsseite weiter und sendet eine Signaturanfrage an die übrigen Unterzeichner.
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Überprüfung aller Unterzeichner bei statischen Vorlagen
Wenn die Einstellung Überprüfung aller Unterzeichner bei statischen Vorlagen aktiviert ist, wird an alle Unterzeichner der RForm eine Authentifizierungs-E-Mail gesendet, um vor den Absenden des Dokuments die Echtheit ihrer E-Mail-Adressen sicherzustellen.
Wenn die Einstellung aktiviert ist, sieht der Arbeitsablauf wie folgt aus:
1. Nachdem die Unterzeichner auf Absenden klicken, erscheint ein Pop-up-Fenster, in dem sie aufgefordert werden, den per E-Mail zugesandten Code einzugeben.
2. Dort geben sie den Code ein und klicken dann auf Weiter , um das Dokument abzusenden.