Try RMail PRE-Crime Services – Vorlagengruppen erlauben es Ihnen ein einziges standardisiertes Element, eine Vorlagengruppe, zu erstellen, das aus mehreren Vorlagen besteht.
Wenn eine Signaturanfrage mit Hilfe einer Vorlagengruppe gesendet wird, hat der Unterzeichner die Möglichkeit, gesendete Dokumente separat zu verwalten: er kann entscheiden, ob er einigeoder alle der gesendeten Dokumente unterschreiben, delegieren oder ablehnen möchte.
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In diesem Artikel wird erklärt:
- Wie man eine Vorlagengruppe erstellt
- Wie man eine Vorlagengruppe verwendet
- Ansicht des Unterzeichners
Wie man eine Vorlagengruppe erstellt
Um eine Vorlagengruppe zu erstellen, führen Sie folgende Schritte aus:
1. Stellen Sie sicher, dass die Einstellung Nutzern die Erstellung und Verwendung von Vorlagengruppen erlauben aktiviert ist.
2. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf die Option Vorlagen, wählen Sie die Vorlagen aus, die in die Gruppe aufgenommen werden sollen, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Vorlagengruppe erstellen.
3. Legen Sie den Namen und die Beschreibung der Vorlagengruppe fest.
4. Füllen Sie den Betreff und den Text der E-Mail aus, die beim Versand der Vorlagengruppe verwendet werden sollen.
Hinweis: Sie können diese Informationen zum Zeitpunkt des Versands bearbeiten.
5. Klicken Sie auf Speichern.
Die neue Vorlagengruppe erscheint in der Vorlagenseite.
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Wie man eine Vorlagengruppe verwendet
Nach der Erstellung einer Vorlagengruppe, können Sie diese zum Senden einer Signaturanfrage verwenden. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
1. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf die Option Senden. Sie werden zur Umschlagvorbereitung weitergeleitet.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche +Vorlagengruppe. Es erscheint eine Dropdown-Liste, aus der Sie die zu verwendende Vorlagengruppe auswählen können. Stellen Sie sicher, dass Sie nach der Auswahl der entsprechenden Vorlagengruppe auf die Schaltfläche Auswählen klicken.
3. Geben Sie die Namen und E-Mail-Adressen der Empfänger für die erste Vorlage in der Gruppe ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Diesen Vorgang müssen Sie für jede Vorlage in der Gruppe wiederholen.
Hinweis: Hat einer der Empfänger den Rollentyp CC, werden eventuell zusätzliche Optionen zugänglich, je nachdem, ob die CC-Optionen aktiviert sind. Sie können auch für jeden Empfänger die Sprache auswählen.
4. Nachdem Sie alle Empfänger hinzugefügt haben, können Sie - wenn diese Einstellung aktiviert ist - Anhänge anfordern, um die Empfänger aufzufordern, beim Unterschreiben des Dokuments Anhänge beizufügen.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.
Sie können den Status und die Details des versendeten Umschlags auf der Seite Umschläge einsehen.
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Ansicht des Unterzeichners
Als Unterzeichner müssen Sie wie folgt vorgehen, wenn Sie eine Vorlagengruppe zur Signatur erhalten:
1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dokument anzeigen und unterschreiben in der empfangenen E-Mail mit der Signaturanfrage, um die Oberfläche für Unterzeichner aufzurufen.
Die Oberfläche für Unterzeichner zeigt alle Dokumente an, die Teil der Vorlagengruppe sind, einschließlich derjenigen, die anderen Unterzeichnern zugewiesen wurden.
Hinweis: Wenn Sie die rot markierte Option Alle/Meine Liste umschalten, werden nur die Dokumente angezeigt, die Sie unterschreiben müssen.
2. Wählen Sie aus, welche Aktion Sie bei jedem Dokument durchführen möchten: Unterschreiben oder Delegieren.
Hinweis: Bei Dokumenten, die anderen Unterzeichnern zugewiesen sind, wird die Dropdown-Liste mit den Aktionen ausgegraut.
Unterzeichnung eines Dokuments
Wenn Sie auf Unterschreiben klicken, werden Sie zur Oberfläche für die Unterzeichnung der Dokumente weitergeleitet, wo Sie die erforderlichen Informationen eingeben können.
Nachdem Sie auf die Schaltfläche Abschließen geklickt haben, erscheint ein Pop-up-Fenster, in dem Sie die Möglichkeit haben, zur Liste der Dokumente zurückzukehren oder die übrigen Dokumente zu unterschreiben.
Delegieren an andere Unterzeichner
Wenn Sie auf Delegieren klicken, werden Sie aufgefordert, die Daten des neuen Unterzeichners einzugeben.
Unterzeichnung ablehnen
Sie können die Unterzeichnung eines oder aller Dokumente ablehnen, indem Sie die entsprechenden Dokumente auswählen und auf die Schaltfläche Alle ablehnen klicken.
3. Nachdem Sie alle Dokumente unterschrieben, delegiert oder abgelehnt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Abschließen .