Try RMail PRE-Crime Services – El envío masivo está diseñado para enviar grandes cantidades de solicitudes de firma y simplificar la automatización de RSign sin necesidad de usar una API. Con el uso de plantillas y un archivo CSV, es posible enviar múltiples solicitudes a varias personas al mismo tiempo.
Si no tiene esta función disponible en la plataforma, contacte a tu representante de Customer Success o de Ventas de RPost.
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Este artículo cubre los siguientes temas:
- Requisitos previos
- Preparación del archivo CSV
- Carga y revisión del archivo CSV y envío masivo
- Detalle del archivo CSV
Requisitos previos
- Creación de plantillas: El proceso de envío masivo requiere el uso de plantillas. Debee tener al menos una plantilla lista para usar en el archivo CSV de envío masivo.
- Reunir la información necesaria de las plantillas:
1. Haga click en la opción Plantillas en la barra superior de navegación.
2. Tome nota y registre los códigos de plantilla que va a usar.
3. Haga clic en el ícono de editar de la plantilla correspondiente.
4. Tome nota y registre los tipos de rol y nombres de rol usados en la plantilla.
Nota: El tipo de rol Prellenado (Prefill) no es compatible con la función de envío masivo.
5. Repita los pasos 2 al 4 para cada plantilla que quiera utilizar en el proceso de envío masivo.
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Preparación del archivo CSV
Para acceder y preparar el archivo CSV que se usará en el envío masivo, sigue estos pasos:
1. Haga click en la opción Inicio en la barra superior de navegación.
2. Haga click en el botón Envío masivo. Si no ve este botón, significa que la función no está habilitada. Contacte a tu representante de Customer Success o Ventas.
3. Haga click en el ícono de la hoja de cálculo para descargar el archivo CSV
4. Agregue la información correspondiente en la hoja de cálculo, incluyendo los códigos de plantilla y los tipos y nombres de roles utilizados en las plantillas.
Tiene la opción de usar una plantilla de mensaje o escribir el asunto y el cuerpo del mensaje directamente en la hoja.
Más información sobre las columnas del archivo CSV se encuentra en la sección Detalle del archivo CSV.
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Carga y revisión del archivo CSV y envío masivo
1. Una vez que el archivo esté listo, búsquelo en su computadora y haga click en Subir.
2. Podrá revisar la información una última vez antes de hacer click en Enviar.
Nota: Si se encuentran problemas en el archivo CSV cargado, se mostrarán para su revisión y corrección.
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Detalle del archivo CSV
- TransId: Esta columna refleja el ID de la transacción. Cuando se espera más de un destinatario como parte del mismo sobre, tendrán el mismo ID de transacción.
- Template code: El código que identifica la plantilla a usar.
- Role name: Los roles se agregan al crear la plantilla. Asegúrese de que coincidan con los roles del destinatario usados en la plantilla.
- Role type: El tipo de rol asignado al crear la plantilla; debe ser Firmante o CC.
- Recipient name: Nombre y apellido del destinatario.
- Recipient email: Dirección de correo del destinatario.
- Comments: Campo opcional para ingresar detalles adicionales para sus registros. La información ingresada no se usa como parte del proceso de envío masivo.
- Message template code: Para usar una plantilla de mensaje, necesita su ID. Puede registrar el ID o código correspondiente ya creado en la página de Plantillas.
- Subject: Asunto del correo que se usará al enviar la transacción. El asunto ingresado sobrescribe el de la plantilla de mensaje (si se ingresó un código de plantilla en el archivo CSV).
- Message: Cuerpo del mensaje que se usará al enviar la transacción. El mensaje ingresado sobrescribe el de la plantilla de mensaje (si se ingresó un código de plantilla en el archivo CSV).
- First name: Nombre del destinatario.
- Last name: Apellido del destinatario.
Se pueden usar etiquetas (tags) para incluir dinámicamente el nombre y apellido del destinatario en el asunto y en el mensaje que recibirán. Use <<FirstName>> y <<LastName>> donde desee insertar los valores ingresados en las columnas FirstName y LastName.
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