Try RMail PRE-Crime Services – Las reglas le permiten preparar un documento como una plantilla reutilizable donde los campos rellenables son estáticos, pero el documento subyacente agregado es dinámico. Esto le ayuda a ahorrar tiempo si necesita enviar una de varias versiones del mismo documento para firma a diferentes destinatarios como parte de su flujo de trabajo. Las reglas son especialmente útiles cuando se trabaja con documentos en varios idiomas, donde los campos que el firmante debe completar son los mismos y están ubicados en el mismo lugar, pero el idioma del documento es diferente.
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Este artículo cubre los siguientes temas:
- Cómo crear reglas
- Cómo editar reglas
- Cómo compartir reglas
- Cómo dejar de compartir reglas
- Cómo agregar reglas compartidas a tu lista personal de reglas
- Cómo copiar reglas
- Cómo eliminar reglas
- Cómo enviar una solicitud de firma usando una regla
Cómo crear reglas
Para crear una regla, siga estos pasos:
1. Asegúrese de que la configuración Permitir a los usuarios crear y usar reglas esté habilitada.
2. Haga click en la opción Plantillas en la barra de navegación superior y presione el botón Crear plantilla o regla.
3. Defina el nombre y la descripción de la regla.
4. Cree los roles necesarios haciendo click en el botón +Rol. Un rol es el tipo de firmante que completará la plantilla.
Nota: Hay tres tipos de roles: firmante, CC o prellenado. Al seleccionar CC, pueden estar disponibles opciones adicionales, dependiendo de si la configuración Habilitar opciones de destinatarios en CC está habilitada. Para cada rol creado, puedes seleccionar el idioma del destinatario, si corresponde.
5. Determine si los destinatarios deben firmar en secuencia o no, marcando la casilla correspondiente o dejándola sin marcar. También puede definir una secuencia personalizada asignando el número correspondiente en la columna orden. En el ejemplo a continuación, el primer destinatario, John Doe, debe firmar antes de que los destinatarios restantes reciban la solicitud de firma. Susan Smith y Peter Jackson recibirán la solicitud al mismo tiempo.
6. Adjunte los archivos correspondientes: se pueden agregar varios documentos a una sola plantilla. Puede hacerlo arrastrando y soltando los documentos que desea cargar en el espacio debajo de Adjuntar archivos, o haciendo click en el botón +Documento.
7. Agregue un mensaje: completa el asunto y el cuerpo del correo electrónico, o seleccione una plantilla de mensaje ya creada. Una vez finalizado, presione Siguiente.
Nota: Puede seleccionar y agregar una firma ya creada a su mensaje. Aprenda cómo crear firmas de mensaje aquí.
8. Prepare el documento arrastrando y soltando los campos en la ubicación deseada.
9. Haga click en el botón Guardar como y seleccione la opción Regla. Una vez finalizado, la regla creada será visible en la página Plantillas.
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Cómo editar reglas
Para editar reglas, siga estos pasos:
1. Asegúrese de que la configuración Permitir edición de reglas esté habilitada.
2. Haga click en la página Plantillas y busque la regla que desea editar.
3. Haga click en el ícono de editar.
4. Edite la regla según sea necesario y guarde los cambios.
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Cómo compartir reglas
Para compartir reglas con otros usuarios dentro de la misma empresa, siga estos pasos:
1. Asegúrese de que la configuración Permitir compartir plantillas y reglas esté habilitada.
2. Haga click en la opción Plantillas en la barra de navegación superior y busque la regla que desea compartir.
3. Haga click en el ícono de compartir.
Aparecerá un pop-up para que seleccione entre las opciones de uso compartido, según cómo esté configurada la opción Permitir compartir plantillas y reglas.
Una vez que la regla se comparte, el ícono de compartir cambiará para mostrar un ícono de compartir tachado.
Nota: La regla compartida no aparecerá en la lista de Plantillas y reglas compartidas. Esta lista solo mostrará las que otros usuarios han compartido usted.
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Cómo dejar de compartir reglas
Para dejar de compartir reglas, siga estos pasos:
1. Haga click en la opción Plantillas en la barra de navegación superior y busque la regla compartida que desee dejar de compartir.
2. Haga click en el ícono de compartir tachado y confirme que desea dejar de compartir la regla seleccionada.
Una vez que la regla deja de compartirse, el ícono de compartir tachado cambiará para mostrar un ícono de compartir.
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Cómo agregar reglas compartidas a tu lista personal de reglas
Para agregar reglas compartidas a su lista personal de reglas, siga estos pasos:
1. Haga click en la opción Plantillas en la barra de navegación superior y busque la regla compartida que desea agregar a su lista personal.
2. Haga click en el ícono para agregar una copia de la regla.
Ahora aparecerá una copia de la regla compartida en su lista personal de reglas.
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Cómo copiar reglas
Para copiar reglas, siga estos pasos:
1. Haga click en la opción Plantillas en la barra de navegación superior y busque la regla que desea copiar.
2. Haga click en el ícono de copiar.
Después de confirmar que desea copiar la regla seleccionada, la copia aparecerá en la lista personal de reglas. Luego puede editar la regla copiada según sea necesario.
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Cómo eliminar reglas
Para eliminar plantillas, siga estos pasos:
1. Haga click en la opción Plantillas en la barra de navegación superior y busque la regla que desea eliminar.
2. Haga click en el ícono de la papelera.
Después de confirmar que desea eliminar la regla seleccionada, se eliminará de su lista personal de reglas.
Nota: Esta acción no se puede deshacer.
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Cómo enviar una solicitud de firma usando una regla
Una vez que haya creado una regla, puede usarla para enviar una solicitud de firma siguiendo las instrucciones a continuación:
1. Asegúrese de que la configuración Permitir a los usuarios utilizar reglas esté habilitada.
2. Haga click en la opción Enviar en la barra de navegación superior. Será dirigido a la interfaz de preparación del sobre.
3. Haga click en el botón +Regla para seleccionar la regla correspondiente que se usará.
Tip: Como alternativa, puede seleccionar la regla correspondiente desde el menú desplegable Seleccionar Regla en la página de inicio.
Al hacerlo, será dirigido a la interfaz de preparación del sobre con la regla ya seleccionada.
4. Adjunte el archivo correspondiente arrastrando y soltando el documento que desea cargar en el espacio bajo Adjuntar archivos, o haciendo click en el botón +Documento.
El documento cargado aparecerá en la tabla Adjuntar archivos con el nombre del archivo y el tamaño del documento.
Nota: Si la configuración Revisión de archivos está habilitada, puede seleccionar si el destinatario debe firmar o revisar el archivo adjunto.
5. Agregue el nombre y la dirección de correo electrónico del destinatario en los campos correspondientes.
Nota: Puede seleccionar el idioma del destinatario, si corresponde.
6. Modifique el asunto y el cuerpo del correo electrónico si corresponde, o seleccione una plantilla de mensaje ya creada. Una vez finalizado, presione el botón Siguiente.
Nota: Puede seleccionar y agregar una firma ya creada a tu mensaje. Aprenda cómo crear plantillas de mensaje aquí.
7. Revise el documento y agregue, mueva o elimine campos si es necesario. Cuando termine, presione Enviar.
Nota: Puede revisar los detalles del sobre enviado en la página Sobres.