Try RMail PRE-Crime Services – Los Grupos de Plantillas le permiten crear un elemento único y estandarizado, un grupo de plantillas, compuesto por varias plantillas.
Cuando se envía una solicitud de firma utilizando un grupo de plantillas, el firmante tiene la posibilidad de gestionar los documentos enviados de forma independiente: puede decidir si desea firmar, delegar o rechazar la firma de algunos o de todos los documentos enviados.
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Este artículo cubre los siguientes temas:
Cómo crear un grupo de plantillas
To create a template group, follow these steps:
1. Asegúrese de que la configuración Permitir que los usuarios creen y usen grupos de plantillas esté habilitada.
2. Haga clic en la opción Plantillas en la barra de navegación superior, seleccione las plantillas que desea incluir en el grupo y presione el botón Crear grupo de plantillas.
3. Defina el nombre y la descripción del grupo de plantillas.
4. Complete el asunto y el cuerpo del correo electrónico que se utilizarán al enviar el grupo de plantillas para firma.
Nota: Puede editar esta información en el momento del envío.
5. Haga clic en Guardar.
El nuevo grupo de plantillas aparecerá en la página Plantillas.
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Cómo usar un grupo de plantillas
Una vez que haya creado un grupo de plantillas, puede utilizarlo para enviar una solicitud de firma siguiendo las instrucciones a continuación:
1. Haga clic en la opción Enviar en la barra de navegación superior. Será dirigido a la interfaz de preparación del sobre.
2. Haga clic en el botón +Grupo de plantillas. Aparecerá un menú desplegable para que seleccione el grupo de plantillas que se utilizará. Asegúrese de hacer clic en el botón Seleccionar después de elegir el grupo de plantillas correspondiente.
3. Complete los nombres y direcciones de correo electrónico de los destinatarios para la primera plantilla del grupo y haga clic en Siguiente. Tenga en cuenta que deberá repetir este proceso tantas veces como plantillas haya en el grupo.
Nota: Si uno de los tipos de destinatario es CC, pueden aparecer opciones adicionales, dependiendo de si la configuración Habilitar opciones de destinatarios en CC está habilitada. Además, para cada destinatario, puede seleccionar el idioma del destinatario correspondiente, si aplica.
4. Una vez que haya finalizado con los destinatarios de todas las plantillas, si está habilitada, estará disponible la sección Solicitud de archivo adjunto, que le permitirá solicitar al destinatario que incluya archivos adjuntos al firmar el documento.
5. Haga clic en Enviar.
Puede revisar el estado y los detalles del sobre enviado en la página Sobres.
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Experiencia de los firmantes
Si usted es firmante, siga los pasos a continuación al recibir un grupo de plantillas para firma:
1. Haga clic en el botón Ver y firmar documento del correo de solicitud de firma recibido para acceder a la interfaz de firmantes.
La interfaz de firmantes mostrará todos los documentos de plantilla que forman parte del grupo de plantillas, incluidos aquellos que fueron asignados a otros firmantes.
Nota: Si activa la opción roja Todos (All), verá Mi lista (My list) y los documentos que está obligado a firmar.
2. Seleccione la acción que desea realizar sobre cada uno de los documentos: Firmar o Delegar.
Nota: El menú desplegable de acciones para los documentos asignados a otros firmantes aparecerá deshabilitado.
Firmar un documento
Al hacer clic en Firmar, será dirigido a la interfaz de firma del documento para completar la información requerida.
Después de hacer clic en el botón Enviar, aparecerá un pop-up que le permitirá volver a la lista de documentos o continuar firmando los documentos restantes.
Delegar a otros firmantes
Al hacer clic en Delegar, se le solicitará que ingrese la información del nuevo firmante.
Rechazar la firma
Puede rechazar la firma de uno o de todos los documentos seleccionándolos y haciendo clic en el botón Rechazar todos.
3. Después de firmar, delegar o rechazar todos los documentos, haga clic en Finalizar.