Try RMail PRE-Crime Services – La solución RForms, también conocida como Plantillas con enlace estático, es una función práctica de RSign que permite que múltiples firmantes accedan y firmen documentos utilizando una URL estática incrustada en un sitio web, un botón o una aplicación web.
RForms son un tipo especial de plantillas. Además de todos los beneficios que ofrecen las plantillas estándar, cuentan con ventajas adicionales exclusivas de esta solución:
- No se requiere ninguna acción por parte del remitente: la URL de la solicitud de firma puede incrustarse en un sitio web, un correo electrónico o una aplicación web para que el firmante acceda cuando corresponda.
- Cuando se requieren varios firmantes, pueden estar ubicados en el mismo lugar y compartir la misma sesión de navegador.
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Este artículo cubre los siguientes temas:
- Cómo habilitar esta función
- Crear un RForm
- Identificar y gestionar RForms en la página de plantillas
- Experiencia del firmante de RForms
- Solicitar acceso a un RForm
- Verificar al primer firmante
- Verificar a cada firmante de RForms
Cómo habilitar esta función
RForms se habilitan mediante la configuración Crear plantilla como RForm.
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Crear un RForm
Para crear una plantilla, siga estos pasos:
1. Asegúrese de que la configuración Crear plantilla como RForm esté habilitada.
2. Haga click en la opción Plantilla en la barra de navegación superior y presione el botón Crear plantilla o regla.
3. Defina el nombre y la descripción de la plantilla.
4. Defina la Fecha de expiración del documento, después de la cual el acceso al contenido de la plantilla estática quedará restringido una vez vencida.
5. En la sección Crear Roles, agregue los firmantes y especifique el rol de cada uno. Por ejemplo, Propietario, Inquilino, etc.
6. Adjunte los archivos correspondientes: se pueden agregar varios documentos a una sola plantilla. Puede hacerlo arrastrando y soltando los documentos que desea cargar en el espacio bajo Adjuntar archivos, o haciendo click en el botón +Documento.
7. Agregue un mensaje: complete el asunto y el cuerpo del correo electrónico, o seleccione una plantilla de mensaje ya creada. Una vez finalizado, presione el botón Siguiente.
Nota: Puede seleccionar y agregar una firma ya creada a su mensaje. Aprenda cómo crear firmas de mensaje aquí.
8. Prepare el documento arrastrando y soltando los campos en la ubicación deseada.
9. Haga click en el botón Guardar como y seleccione la opción Plantilla. Una vez finalizado, la plantilla creada con enlace estático será visible en la página de Plantillas.
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Identificar y gestionar RForms en la página de plantillas
Todos los RForms creados y las plantillas estándar serán visibles en la página de Plantillas. Para diferenciar los RForms de las plantillas estándar, busque aquellas plantillas que tengan el ícono de enlace verde.
Una vez que haga click en ese ícono, aparecerá un pop-up que mostrará el enlace para compartir el RForm. Copie el enlace y compártalo según lo necesite.
Aprenda cómo compartir un RForm con otros miembros de tu empresa aquí.
Aprenda cómo dejar de compartir un RForm aquí.
Aprenda cómo editar un RForm aquí.
Aprenda cómo copiar un RForm aquí.
Aprenda cómo eliminar un RForm aquí.
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Experiencia del firmante de RForms
Una vez que el firmante haga click en el enlace que le compartió, será dirigido a la ventana Confirma para comenzar (Confirm to begin). Allí deberá ingresar su dirección de correo electrónico, seleccionar su rol y aceptar los términos y condiciones para continuar. Si el RForm requiere un solo firmante, su rol se completará automáticamente. Después de completar estos pasos, el firmante tendrá acceso a los documentos y podrá revisarlos y firmarlos.
Si el primer firmante firma y hace click en Enviar (Submit) sin invitar a firmantes opcionales, se le recordará que puede invitar a firmantes opcionales adicionales para firmar el documento.
Cuando el RForm contiene varios firmantes obligatorios, si el primer firmante hace click en Enviar (Submit) sin invitar a los firmantes restantes, aparecerá un mensaje de advertencia.
El primer firmante puede invitar a los firmantes restantes, opcionales u obligatorios, haciendo click en Invitar firmantes (Invite signers).
La interfaz Invitar firmantes (Invite signers) mostrará todos los roles de firmantes pendientes para que el primer firmante complete sus nombres y correos electrónicos. Además, se debe indicar si cada firmante adicional será invitado a firmar por correo electrónico o a firmar en ese momento utilizando la misma sesión de navegador que el primer firmante.
- Los firmantes obligatorios se identifican con un símbolo de asterisco rojo (*).
- Los firmantes opcionales pueden eliminarse haciendo click en el ícono rojo de la papelera.
Por último, se muestra una sección para que el primer firmante agregue sus propios datos, así como un campo para ingresar un mensaje dirigido a los firmantes adicionales.
Nota: Si la configuración Habilitar el envío de mensajes a dispositivos móviles está habilitada, el primer firmante puede invitar a otros firmantes a firmar en sus teléfonos móviles, siempre que uno o todos los firmantes adicionales hayan sido configurados para recibir notificaciones por dispositivo móvil en el momento de la creación del RForm.
Una vez que todos los campos de control obligatorios estén completos y se presione Enviar (Submit), los firmantes restantes ingresados en la interfaz Invitar firmantes serán invitados a firmar el documento. Aprende sobre la experiencia de los firmantes invitados aquí.
El sobre se considerará completado cuando todos los firmantes firmen el documento. Puedes hacer seguimiento del estado y administrar los sobres desde la página Sobres.
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Solicitar acceso a un RForm
Si un destinatario no autorizado intenta acceder a un RForm y tiene aplicada la función Auto-Lock, aparecerá un pop-up notificándole que no está autorizado para acceder al documento y ofreciéndole la opción de solicitar acceso.
Para obtener más información, haga click en este artículo sobre cómo solicitar acceso a un documento en RSign.
Verificar al primer firmante
Cuando la configuración Enviar email de confirmación para validar el primer firmante está habilitada, se envía un correo electrónico al primer firmante del RForm con fines de autenticación.
El recorrido del primer firmante es el siguiente
1. El firmante acepta los términos y condiciones para acceder a la página de firma del documento.
2. El firmante firma el documento.
3. El firmante invita a otros firmantes.
4. El firmante hace click en Enviar (Submit).
5. RSign envía un correo electrónico al firmante para confirmar su dirección de correo.
6. El firmante hace click en el botón Confirmar correo (Confirm email) en el correo recibido.
7. RSign redirige al usuario a la página de confirmación y envía una solicitud de firma a los firmantes adicionales.
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Verificar a cada firmante de RForms
Cuando la configuración Volver a verificar a cada firmante de RForms está habilitada, se envía un correo electrónico a todos los firmantes del RForm con fines de autenticación, garantizando la autenticidad de sus direcciones de correo electrónico antes de enviar el documento.
Cuando la configuración está habilitada, ocurre el siguiente flujo:
1. Una vez que los firmantes hacen click en Enviar (Submit), aparecerá una ventana emergente solicitándoles que ingresen el código enviado a su correo electrónico.
2. Ingrese el código y haga click en Continuar para completar el envío del documento.