Try RMail PRE-Crime Services – Las plantillas lo ayudan a ahorrar tiempo si necesita enviar el mismo documento o formulario para firma a diferentes destinatarios como parte de su flujo de trabajo. Las plantillas son una herramienta de estandarización muy útil, ya que pueden guardarse y reutilizarse. Las plantillas se administran en la página plantillas.
Existen muchas funciones que pueden habilitarse para las plantillas. Aprenda más sobre la configuración de plantillas aquí.
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Este artículo cubre los siguientes temas:
- Cómo crear plantillas
- Cómo editar plantillas
- Cómo compartir plantillas
- Cómo dejar de compartir plantillas
- Cómo agregar plantillas compartidas a tu lista personal de plantillas
- Cómo copiar plantillas
- Cómo eliminar plantillas
- Cómo enviar una solicitud de firma utilizando una plantilla
Cómo crear plantillas
Para crear una plantilla, siga estos pasos:
1. Haga click en la opción Plantillas en la barra de navegación superior y presione el botón Crear Plantilla o Regla.
2. Defina el nombre y la descripción de la plantilla.
3. Cree los roles necesarios haciendo click en el botón +Rol. Un rol es el tipo de firmante que completará la plantilla. Puede optar por ingresar el nombre y la dirección de correo electrónico para el rol o dejarlo en blanco.
Nota: Existen tres tipos de roles: firmante, CC o prellenado. Al seleccionar CC, pueden estar disponibles opciones adicionales, dependiendo de si la configuración Habilitar opciones de los destinatarios en CC está habilitada. Para cada rol creado, puede seleccionar el idioma del destinatario, si corresponde.
4. Determine si los destinatarios deben firmar en secuencia o no, marcando la casilla correspondiente o dejándola sin marcar. También puede definir una secuencia personalizada asignando el número correspondiente en la columna orden. En el ejemplo a continuación, el primer destinatario, John Doe, debe firmar antes de que los destinatarios restantes reciban la solicitud de firma. Susan Smith y Peter Jackson recibirán la solicitud al mismo tiempo.
Nota: Cuando la función Habilitar el envío de mensajes al móvil está habilitada, se agregarán dos nuevas columnas llamadas Código de país y Mobile en la sección Crear Roles.
Desde aquí, se puede seleccionar el código de país y luego hacer click en el ícono de teléfono móvil que aparece en el campo Mobile, donde se puede elegir si el destinatario recibe la solicitud de firma por correo electrónico, por dispositivo móvil o por ambos medios. También se puede seleccionar dónde se enviarán los códigos de verificación, en caso de que se haya elegido un método de Autenticación de acceso.
Nota: El número de teléfono móvil no se agrega al crear el template; se agrega cuando el template es utilizado.
Luego, en el menú desplegable Seleccione Opción de Entrega Móvil, se puede elegir qué método de envío se utilizará.
5. Adjunta los archivos correspondientes: se pueden agregar varios documentos a una sola plantilla. Puedes hacerlo arrastrando y soltando los documentos que deseas cargar en el espacio bajo Adjuntar archivos, o haciendo click en el botón +Documento.
6. Agregue un mensaje: complete el asunto y el cuerpo del correo electrónico, o seleccione una plantilla de mensaje ya creada. Una vez finalizado, presione el botón Siguiente.
Nota: Puede seleccionar y agregar una firma ya creada a su mensaje. Aprenda cómo crear firmas de mensaje aquí.
7. Prepare el documento arrastrando y soltando los campos en la ubicación deseada.
8. Haga click en Guardar como y seleccione la opción Plantilla. Una vez finalizado, la plantilla creada será visible en la página Plantillas.
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Cómo editar plantillas
Para editar plantillas, siga estos pasos:
1. Asegúrese de que la configuración Habilitar edición de plantillas esté habilitada.
2. Haga click en la opción Plantillas en la barra de navegación superior y busque la plantilla que desea editar.
3. Haga click en el ícono de editar.
4. La plantilla se abrirá tal como fue configurada, pero en modo de edición. Modifique la plantilla según sea necesario y guarde los cambios.
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Cómo compartir plantillas
Para compartir plantillas con otros usuarios dentro de la misma empresa, siga estos pasos:
1. Asegúrese de que la configuración Permitir compartir plantillas y reglas esté habilitada.
2. Haga click en la opción Plantillas en la barra de navegación superior y busque la plantilla que desea compartir.
3. Haga click en el ícono de compartir.
Aparecerá un pop-up para que seleccione entre las opciones de uso compartido, según cómo esté configurada la opción Permitir compartir plantillas y reglas.
Una vez que la plantilla se comparte, el ícono de compartir cambiará para mostrar un ícono de compartir tachado.
Nota: La plantilla compartida no aparecerá en la lista de Plantillas y reglas compartidas. Esta lista solo mostrará las que otros usuarios han compartido con usted.
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Cómo dejar de compartir plantillas
Para dejar de compartir plantillas, siga estos pasos:
1. Haga click en la opción Plantillas en la barra de navegación superior y busque la plantilla compartida que desea dejar de compartir.
2. Haga click en el ícono de compartir tachado y confirme que desea dejar de compartir la plantilla seleccionada.
Una vez que la plantilla deja de compartirse, el ícono de compartir tachado cambiará para mostrar un ícono de compartir.
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Cómo agregar plantillas compartidas a tu lista personal de plantillas
Para agregar plantillas compartidas a su lista personal de plantillas, siga estos pasos:
1. Haga click en la opción Plantillas en la barra de navegación superior y busque la plantilla compartida que desea agregar a su lista personal.
2. Haga click en el ícono para agregar una copia de la plantilla.
Ahora aparecerá una copia de la plantilla compartida en su lista personal de plantillas.
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Cómo copiar plantillas
Para copiar plantillas, siga estos pasos:
1. Haga click en la opción Plantillas en la barra de navegación superior y busque la plantilla que desea copiar.
2. Haga click en el ícono de copiar.
Después de confirmar que desea copiar la plantilla seleccionada, la copia aparecerá en la lista personal de plantillas. Luego puede editar la plantilla copiada cuando sea necesario.
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Cómo eliminar plantillas
Para eliminar plantillas, siga estos pasos:
1. Haga click en la opción Plantillas en la barra de navegación superior y busque la plantilla que desea eliminar.
2. Haga click en el ícono de la papelera.
Después de confirmar que desea eliminar la plantilla seleccionada, esta se eliminará de su lista personal de plantillas.
Nota: Esta acción no se puede deshacer.
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Cómo enviar una solicitud de firma utilizando una plantilla
Una vez que haya creado una plantilla, puede utilizarla para enviar una solicitud de firma siguiendo las instrucciones a continuación:
1. Haga click en la opción Enviar en la barra de navegación superior. Será dirigido a la interfaz de preparación del sobre.
2. Haga click en el botón +Plantilla para seleccionar la plantilla correspondiente que se utilizará.
Tip: Como alternativa, puede seleccionar la plantilla correspondiente desde el menú desplegable Plantillas en la página de inicio.
Al hacerlo, será dirigido a la interfaz de preparación del sobre con la plantilla ya seleccionada. Los documentos cargados aparecerán en la tabla Adjuntar archivos con el nombre del archivo y el tamaño del documento.
Nota: Si la configuración Revisión de archivos está habilitada, puede seleccionar si el destinatario debe firmar o revisar el archivo adjunto.
3. Agregue el nombre y la dirección de correo electrónico del destinatario en los campos correspondientes.
Nota: Puede seleccionar el idioma del destinatario, si corresponde.
4. Modifique el asunto y el cuerpo del correo electrónico si corresponde, o seleccione una plantilla de mensaje ya creada. Una vez finalizado, presione el botón Siguiente.
Nota: Puede seleccionar y agregar una firma ya creada a su mensaje. Aprenda cómo crear firmas de mensaje aquí.
5. Revise el documento y agregue campos si es necesario. Cuando finalice, presione el botón Enviar.
Nota: Puede revisar los detalles del sobre enviado en la página Sobres.