RForms – RPost Hilfecenter

RForms sind grundsätzlich Vorlagen mit einem statischen Link und ermöglichen es mehreren Unterzeichnern, über eine statische URL, die in eine Website, eine Schaltfläche oder eine Webanwendung eingebettet ist, auf Dokumente zuzugreifen um sie zu unterschreiben.

RForms sind eine besondere Art von Vorlagen. Neben all den Vorteilen, die Standardvorlagen bieten, haben sie zusätzliche Vorteile, die es nur bei dieser Lösung gibt:
- Es ist keine Aktion des Absenders erforderlich: Die URL der Signaturanfrage kann in eine Website, eine E-Mail oder eine Webanwendung eingebettet werden, auf die der Unterzeichner ganz einfach zugreifen kann.
- Wenn mehrere Unterschriften erforderlich sind, können Unterzeichner am selben Ort sein und die gleiche Browsersitzung verwenden.

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In diesem Artikel werden folgende Themen behandelt:

Aktivierung dieser Funktion
Erstellung einer RForm
Identifizierung und Verwaltung von RForms auf der Vorlagenseite
Ansicht des RForm-Unterzeichners
Zugriff auf eine RForm beantragen
Überprüfung des ersten Unterzeichners
Überprüfung aller Unterzeichner bei statischen Vorlagen

Aktivierung dieser Funktion

RForms werden mit der Einstellung Web-Link für Vorlagen erstellen aktiviert.

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Erstellung einer RForm

Um eine Vorlage zu erstellen, führen Sie folgende Schritte aus:

1. Stellen Sie sicher, dass die Einstellung Web-Link für Vorlagen erstellen aktiviert ist.
2. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf die Option Vorlagen und dann auf die Schaltfläche Vorlage oder Regel erstellen.

3. Legen Sie den Namen und die Beschreibung der Vorlage fest.

4. Legen Sie das Ablaufdatum des Dokuments fest, nach dessen Ablauf der Zugriff auf den Inhalt der statischen Vorlage eingeschränkt wird.

5. Fügen Sie im Abschnitt Rollen erstellen die Unterzeichner hinzu und wählen Sie deren Rolle aus. Zum Beispiel: Vermieter oder Mieter.

6. Fügen Sie die entsprechenden Dateien hinzu: Einer einzigen Vorlage können mehrere Dokumente hinzugefügt werden. Hierzu können Sie die Dokumente, die Sie hochladen möchten, auf den Leerraum unter Dateien anhängen ziehen und loslassen, oder auf die Schaltfläche +Dokument klicken.

7. Fügen Sie eine Nachricht hinzu: Füllen Sie den Betreff und den Text der Nachricht aus, oder wählen Sie eine bereits erstellte E-Mail-Vorlage. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

Hinweis: Sie können für Ihre Nachricht eine bereits erstellte Signatur auswählen und sie hinzufügen. Erfahren Sie hier wie man Signaturen erstellt.

8. Bereiten Sie das Dokument vor, indem Sie die ausfüllbaren Felder an die gewünschte Stelle ziehen und loslassen.

9. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern unter und wählen Sie die Option Regeln. Wenn Sie fertig sind, erscheint die erstellte Vorlage mit dem statischen Link auf der Vorlagenseite.

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Identifizierung und Verwaltung von RForms auf der Seite Vorlagen

Alle von Ihnen erstellten RForms und Standardvorlagen erscheinen auf der Vorlagenseite. RForms sind in der Liste mit einem grünen Kettensymbol gekennzeichnet, um sie von den Standardvorlagen zu unterscheiden.

Nachdem Sie auf das Symbol klicken, erscheint ein Pop-up mit dem Freigabelink. Kopieren Sie den Link und teilen Sie ihn, mit den entsprechenden Personen.

Erfahren Sie hier wie Sie eine RForm mit anderen Mitgliedern Ihres Unternehmens teilen.
Erfahren Sie hier wie man eine geteilte RForm nicht mehr teilt.
Erfahren Sie hier wie man eine RForm bearbeitet.
Erfahren Sie hier wie man eine RForm kopiert.
Erfahren Sie hier wie man eine RForm löscht.

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Ansicht des RForms-Unterzeichners

Wenn der Unterzeichner den Link öffnet, erscheint das Fenster Bestätigen, um zu beginnen. Dort muss die E-Mail-Adresse angegeben, die Rolle gewählt und die Bedingungen akzeptiert werden. Ist in der RForm nur ein Unterzeichner erforderlich, wird die Rolle automatisch zugewiesen. Danach kann der Unterzeichner auf die Dokumente zugreifen, sie einsehen und unterschreiben.

Wenn der erste Unterzeichner unterschreibt und auf die Schaltfläche Absenden klickt, ohne weitere optionale Unterzeichner einzuladen, wird er daran erinnert, dass er weitere optionale Unterzeichner einladen kann, das Dokument zu unterzeichnen.

Wenn die RForm mehrere erforderliche Unterzeichner hat, wird eine Warnmeldung angezeigt, wenn der erste Unterzeichner auf die Schaltfläche Absenden klickt, ohne die übrigen Unterzeichner einzuladen.

Der erste Unterzeichner kann die übrigen, optionalen oder erforderlichen, Unterzeichner einladen, indem er auf die Schaltfläche Unterzeichner einladen klickt.

Die Maske Unterzeichner einladen zeigt alle ausstehenden Unterzeichner an, damit der erste Unterzeichner seinen Namen und seine E-Mail-Adresse eingeben kann. Zusätzlich muss auch angegeben werden, ob die weiteren Unterzeichner per E-Mail eingeladen werden oder ob sie unter Verwendung derselben Browsersitzung wie der erste Unterzeichner unterzeichnen sollen.

- Erforderliche Unterzeichner sind mit einem roten Sternchen (*) gekennzeichnet.
- Optionale Unterzeichner können durch Klicken auf das rote Papierkorb-Symbol entfernt werden.

Schließlich wird ein Bereich angezeigt, in welchem der erste Unterzeichner seine Daten hinzufügen kann, sowie ein Feld zur evtl. Eingabe einer Nachricht an die weiteren Unterzeichner.

Hinweis: Wenn die Einstellung An Handy senden aktiviert ist, kann der erste Unterzeichner andere Unterzeichner einladen, auf ihren Mobiltelefonen zu unterschreiben, vorausgesetzt, dass einige oder alle anderen Unterzeichner zum Zeitpunkt der Erstellung der RForm für den Empfang von Benachrichtigungen per E-Mail konfiguriert wurden.

Nach dem Ausfüllen aller erforderlichen Felder und dem Drücken der Schaltfläche Senden werden die übrigen Unterzeichner, die in der Maske Unterzeichner einladen eingegeben wurden, zur Unterzeichnung des Dokuments eingeladen. Erfahren Sie mehr darüber, wie der weitere Vorgang aus der Sicht der übrigen eingeladenen Unterzeichner abläuft.

Der Umschlag gilt als abgeschlossen, wenn alle Unterzeichner das Dokument unterschrieben haben. Auf der Seite Umschläge können Sie Ihre Umschläge verwalten und ihren Status einsehen.

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Zugriff auf eine RForm beantragen

Wenn ein nicht berechtigter Empfänger versucht, auf eine RForm zuzugreifen und die Funktion Auto-Lock für ihn aktiviert ist, erscheint ein Pop-up-Fenster mit dem Hinweis, dass kein Zugriffsrecht besteht. Gleichzeitig wird die Möglichkeit angeboten, Zugriff zu beantragen.

Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel über das Anfordern des Zugriffs auf ein Dokument in RSign.

Überprüfung des ersten Unterzeichners

Wenn die Einstellung E-Mail-Adresse des ersten Unterzeichners prüfen (Bestätigungs-E-Mail) aktiviert ist, wird dem ersten Unterzeichner der RForm eine Authentifizierungs-E-Mail gesendet.

Der User Journey des ersten Unterzeichners sieht wie folgt aus:
1. Der Unterzeichner akzeptiert die Bedingungen für den Zugriff auf die Seite zum Unterzeichnen des Dokuments.
2. Der Unterzeichner unterschreibt das Dokument.
3. Der Unterzeichner lädt die anderen Unterzeichner ein.
4. Der Unterzeichner klickt auf die Schaltfläche Absenden.
5. sendet dem Unterzeichner eine E-Mail, damit dieser seine E-Mail bestätigt.
6. Der Unterzeichner klickt in der erhaltenen E-Mail auf die Schaltfläche E-Mail bestätigen.
7. RSign leitet den Benutzer auf die Bestätigungsseite weiter und sendet eine Signaturanfrage an die übrigen Unterzeichner.

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Überprüfung aller Unterzeichner bei statischen Vorlagen

Wenn die Einstellung Überprüfung aller Unterzeichner bei statischen Vorlagen aktiviert ist, wird an alle Unterzeichner der RForm eine Authentifizierungs-E-Mail gesendet, um vor den Absenden des Dokuments die Echtheit ihrer E-Mail-Adressen sicherzustellen.

Wenn die Einstellung aktiviert ist, sieht der Arbeitsablauf wie folgt aus:

1. Nachdem die Unterzeichner auf Absenden klicken, erscheint ein Pop-up-Fenster, in dem sie aufgefordert werden, den per E-Mail zugesandten Code einzugeben.