RMail: Preguntas Frecuentes

Este artículo incluye las preguntas y respuestas (P&R) más frecuentes acerca de RMail.

• P&R generales de RMail
• P&R de Track & Prove
• P&R de cifrado
• P&R de firma electrónica
• P&R de File Share
• P&R de mensajes Registered Receipt
• Otras preguntas y funcionalidades

Preguntas y respuestas generales de RMail

P: ¿Qué es RMail?

R: RMail se especializa en seguridad y cumplimiento de normas, con su servicio de cifrado de email de primera calidad, evidencia auditable de cumplimiento de normas de privacidad, y servicios de envío certificado de emails.

 

P: ¿Por qué debería usar el servicio de Registered Email de RMail?

R: Debería usar RMail para protegerse y proteger a su empresa de excusas como:
- “No recibí el email.”
- “El email que recibí no indicaba eso.”
- "No habían archivos adjuntos en el email que me enviaron.”
- “Recibí el email luego de la fecha límite.”
- "Nuestro departamento de TI indicó que no recibieron emails de ustedes.”

Al enviar mensajes importantes utilizando RMail, puede registrar y obtener evidencia, con el servicio de Track & Prove, de la entrega de sus emails sin la necesidad de que el destinatario tome alguna acción. El remitente tiene la opción de enviar el email con un encabezamiento que indica que se trata de un Registered Email o enviarlo sin distinciones para que parezca ser un email estándar.

- El registro Registered Receipt brinda evidencia de la entrega del email, su horario de entrega y su contenido. Cuando un email se envía de manera normal, no se obtienen datos sobre la entrega.
- RMail le brinda las herramientas para cumplir con las normas de privacidad digital y otros requerimientos de entrega. Todo email que envíe contará con evidencia de cumplimiento de manera automática.
- Menores costos de papel, impresión, logística, correo, cargos legales, entre otros.

 

P: ¿Se necesita algún software para utilizar el servicio de Registered Email de RMail?

R: No. Los usuarios pueden utilizar las aplicaciones disponibles en línea de RMail, o descargar la aplicación desde la página web de RMail sin la necesidad de utilizar un software. Contacte un representante de RMail para más información.

 

P: ¿Los destinatarios necesitan algún software especial para abrir mensajes Registered Email de RMail (incluyendo emails cifrados) o solicitudes de firma electrónica?

R: No. Tan solo necesitan una dirección de email válida.

 

P: ¿Cuáles son las aplicaciones de envío disponibles? ¿Dónde pueden descargarse?

R: RMail cuenta con varias aplicaciones de envío distintas, cada una diseñada para funcionar en su plataforma o servicio de email correspondiente. Solo necesita elegir la aplicación de RMail que se ajuste a la manera en que envía emails:

- RPostOne para Outlook: Se descarga e instala en su computadora. Al hacerlo, se agregará un botón Enviar Registrado a la ventana de redacción de emails en Microsoft Outlook. Esta aplicación también funciona con Microsoft 365. El botón aparecerá encima del botón Enviar regular. Lea el siguiente artículo si desea aprender cómo instalar RPostOne para Outlook en su computadora.

- RMail para Gmail: Aprenda cómo instalar la extensión para GMail.

- RMail para Outlook en Línea: Aprenda cómo instalarlo para Outlook en Línea

- RMail en Línea: Toda persona que utilice un navegador de internet puede enviar emails a través del servicio de RMail con su dirección de email existente. RMail en línea funciona como un panel de redacción y envío alternativo. No se necesita crear una dirección de email nueva. Puede registrarse para utilizar RMail en línea aquí: https://app.rmail.com/home

Las aplicaciones de envío se pueden descargar desde la página web de RPost: https://www.rmail.com/apps/

Lea más acerca de qué funcionalidades se encuentran disponibles en cada aplicación de envío.

 

P: ¿Puedo instalar RPostOne para Outlook en una computadora Apple?

R: Se puede instalar la aplicación RMail para Outlook Office 365 para Mac. Una vez realizado, aparecerá el botón Enviar Registrado. Presione el siguiente enlace para descargar RMail para Mac.

 

P: ¿Puedo enviar desde mis dispositivos móviles?

R: Sí. RMail Online permite que toda persona que utilice navegadores web puedan enviar emails utilizando los servicios de RMail con su dirección de email existente, sin importar el dispositivo que se utilice para enviarlo. La aplicación web de RMail ofrece las funcionalidades más populares, como Track & Prove, Cifrado, Firma electrónica, File Share y más. Cada email que se envía con el sistema de RMail generará un Registered Receipt™: un registro que se puede utilizar ante disputas legales que brinda evidencia de entrega y apertura del email, así como también cumplimiento de las normativas de privacidad. Si se utiliza el servicio de firma electrónica, se incluirá un registro de auditoría forense de dicha transacción. Lea más acerca de RMail Online aquí.

Nota: Puede también enviar desde su dispositivo móvil por medio del servicio de RMail Gateway. Para mayor información de este servicio y su valor, contacte a su representante de Customer Success o Ventas de RPost.

 

P: Si cuento con varias direcciones de email en Outlook, ¿cuál utilizará RMail para enviar?

R: RPostOne para Outlook Desktop está diseñado para solo enviar desde la dirección de email prestablecida. La dirección asociada a la cuenta de RMail deberá ser designada como prestablecida.

Ingrese al siguiente artículo para aprender cómo cambiar la dirección prestablecida.

 

P: ¿Se guardan copias de mis emails y archivos adjuntos en el servidor de RMail?

R: El servicio de RMail no guarda permanentemente los emails enviados ni sus archivos adjuntos. Sin embargo, al utilizar algunas funcionalidades, el email o sus adjuntos pueden guardarse temporalmente dentro del sistema seguro de RMail por un lapso configurable de tiempo. Entre estas funcionalidades se encuentra el servicio de File Share, Firma electrónica y Cifrado a nivel mensaje, siempre que esté configurado de una manera en particular. El tiempo de guardado temporal se puede ajustar en RPortal.

 

P: ¿Cuál es el peso máximo de los archivos adjuntos para cada servicio?

R: - Track & Prove: 25MB
- Cifrado: 25MB
- Firma electrónica: 10MB (5MB for .csv and .xls file types)
- File Share: 100MB (Plan Gratuito), 1GB (Planes Pagos)

 

P: ¿Cómo maneja RMail los filtros de spam?

R: Los mensajes que se envían a través de RMail no deberían ser marcados como spam más que cualquier otro email normal. Si un mensaje es rachazado por un filtro de spam de manera directa, este podría ser reflejado en el Registered Receipt (Acuse de Recibo) como Fallo en la Entrega. Si un mensaje se entrega pero se lo clasifica como spam por un filtro de spam local, se podría ver reflejado en el Registered Receipt como Entregado al Servidor de Correo. Es importante destacar que, inclusive si un mensaje enviado a través de RMail terminara en la carpeta de spam, la validez del Registered Receipt no se ve afectado. Se podrá utilizar como evidencia de entrega exitosa del email.

 

P: ¿Cómo se define una unidad? Si tengo x unidades, ¿cuántos emails puedo enviar?

R: Una unidad se define según el plan y se basa en la cantidad de destinatarios y el tamaño del mensaje.

- Cuentas pagas: 1 Unidad = 1 destinatario por cada 5 MB de tamaño acumulado del mensaje.
Ejemplo: Si se envía un correo a tres personas y el tamaño acumulado del mensaje es de 3 MB, el envío descontará 3 unidades del plan del remitente.

- Cuentas de prueba: 1 Unidad = Hasta 10 destinatarios y hasta 25 MB de tamaño acumulado del mensaje, según la función utilizada.
Ejemplo: Si se envía un correo a 12 personas y el tamaño acumulado del mensaje es de 3 MB, el envío descontará 2 unidades del plan de prueba del remitente porque el mensaje tuvo más de 10 destinatarios.

- Número máximo de destinatarios por envío: 100 (puede variar según la aplicación).

Nota: Los destinatarios adicionales en los campos Para, Cc y/o Cco cuentan como unidades RMail adicionales.
Consulte las otras funciones y preguntas a continuación para conocer más sobre los Planes RMail, Parámetros del Servicio y Limitaciones.
 

P: Después de enviar o mientras envío un mensaje RMail, recibo un aviso que indica que no estoy autorizado o que me quedé sin unidades. ¿Cómo actualizo mi plan?

R: El primer paso para resolver esto es asegurarse de que el usuario haya iniciado sesión con la cuenta de correo para la cual se compró el servicio. Si la dirección de correo no es la que tiene la suscripción activa, cierre sesión e inicie sesión nuevamente con la dirección correcta. Si la dirección es la correcta, el usuario puede hacer una de las siguientes tres cosas:

- Contactar al administrador de la cuenta y solicitar que actualice el plan del usuario.
- Comprar un plan de mayor capacidad en el sitio web de RMail.
- Contactar al Customer Success Manager asignado a la cuenta para que lo ayude con la actualización.

 

P: ¿RPost cumple con HIPAA?

R: Sí. El remitente recibe prueba verificable y auditable de cumplimiento con los requisitos de entrega cifrada regulados (HIPAA, FSA, GLB, FDCPA, etc.).

 

Preguntas y respuestas de Track & Prove

P: ¿Qué es un mensaje Registered Email de RMail?

R: Un mensaje Registered Email de RMail es un comprobante que permite al remitente rastrear y brindar evidencia legal del envío, la entrega, el contenido y el día y horario del envío y la entrega a los destinatarios. El servicio, por cada mensaje enviado a través de RMail utilizando cualquier funcionalidad, devuelve al remitente un correo electrónico llamado Registered Receipt que contiene dicha evidencia, brindando tranquilidad y protección ante potenciales disputas. El comprobante es un registro robusto que guarda los datos del mensaje y el registro de auditoría de entrega asociado de manera criptográfica y que puede verificarse cuando fuere necesario para demostrar su autenticidad. Para realizar la verificación, se debe reenviar el comprobante Registered Receipt a verify@r1.rpost.net. Cuando se realiza la verificación, se recibe un correo electrónico llamado "Receipt Authentication" que contiene una copia fiel de los detalles y registros de la transacción completa.

Lea más acerca del comprobante Registered Receipt

Mire un video corto de Cómo probar y autenticar la entrega de un email utilizando RMail.

 

P: ¿Qué estado cuenta como mi prueba legal de envío y entrega?

R: El correo Registered Receipt contiene varias secciones que muestran toda la transacción, incluida la prueba de envío y la prueba de entrega. La prueba legal de envío se encuentra en la sección Message Envelope, en la fila llamada Received by RMail System. Este es el momento en que el correo salió de la red del remitente y fue aceptado por el sistema RMail para su procesamiento. La prueba legal de entrega se encuentra en la tabla Delivery Status, en la columna Status, que muestra el nivel de entrega. RMail utiliza algoritmos para traducir los datos SMTP y otros datos de transmisión para dar una indicación clara del estado del mensaje. El estado de entrega es único para cada destinatario, con uno de los cuatro estados disponibles:

- Delivered and Opened [Entregado y Abierto] (legalmente entregado): Este estado significa que el correo fue abierto entre el momento en que llegó al destinatario y el momento en que se emitió el comprobante Registered Receipt. Si un correo se abre después de emitido el receipt, y dentro de los 30 días posteriores al envío, el remitente puede recibir un correo llamado Open Receipt. Este es el nivel más alto de entrega.

- Delivered to Mailbox [Entregado en el Buzón de Correos] (legalmente entregado): Este estado significa que el correo fue recibido por el sistema del destinatario y colocado en la partición del servidor de correo donde el destinatario recoge sus mensajes. Este es el segundo nivel más alto de entrega.

- Delivered/Relayed to Mail Server [Entregado/Enviado al Servidor de Correos] (legalmente entregado): Este estado significa que el mensaje fue entregado y aceptado por el agente autorizado del destinatario para recibir correo electrónico de Internet. Este es el nivel base de entrega.

- Delivery Failure [Entrega Fallida]: Este es el único estado que indica falta de entrega. El correo no pudo ser entregado al destinatario. Las posibles razones incluyen, entre otras:
. El buzón del destinatario está lleno.
. El correo fue enviado a una dirección incorrecta.
. El mensaje supera el tamaño máximo permitido por el destinatario.
. El sistema de correo del destinatario estaba fuera de servicio en el momento de la entrega.

Lea más acerca del Correo Receipt Authentication [Autenticación del Comprobante]

 

P: ¿El destinatario sabrá que estoy rastreando el correo?

R: El remitente tiene la opción de enviar un mensaje Track & Prove con un banner y marcadores de Registered Email, o enviarlo sin marcar, sin banner ni marcadores, para que parezca un correo estándar. Si se selecciona la opción Unmarked, no aparecerá ningún banner de Registered Email en el mensaje. En algunos casos, el remitente puede querer conservar un registro del envío, la entrega y la prueba de contenido en el Registered Receipt, pero sin mostrar al destinatario ningún banner o marcador. Para obtener más información, lea este artículo sobre las opciones de envío Track & Prove.

 

Preguntas y respuestas de Cifrado

P: ¿Qué es un correo electrónico cifrado?

R: El cifrado de correo electrónico oculta el contenido de los mensajes para proteger información sensible y evitar que sea leída por personas que no sean los destinatarios previstos.

 

P: ¿Puedo enviar correos cifrados usando el servicio RMail Registered Email?

R: SÍ. RMail utiliza cifrado AES de 256 bits para proteger los correos electrónicos y archivos adjuntos. Con opciones para una entrega segura de extremo a extremo, RMail garantiza que su mensaje seguro solo pueda ser leído por los destinatarios autorizados.

Para más información, lea el siguiente artículo de Cifrado.

 

P: ¿Cuándo necesitaría cifrar un correo electrónico?

R: Se recomienda cifrar correos cuando contienen información personal identificable (PII) o cuando están sujetos a la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud de 1996 (HIPAA), al Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), u otros requisitos o normativas de privacidad. Consulte a su asesor legal para obtener información específica según tu industria o el tipo de datos que envía.

 

P: ¿Puedo cifrar un documento que necesito que sea firmado electrónicamente?

R: Sí. Muchas funciones y servicios de RMail pueden combinarse, incluyendo Cifrado y Firma Electrónica.

 

P: ¿Cómo pueden los destinatarios de un RMail cifrado responderme también de forma cifrada?

R: The RMail encryption service delivers the email either using Cifrado de Transmisión [Transmission Encryption] o Cifrado a Nivel del Mensaje [Message Level Encryption].

- Cifrado de Transmisión: Los destinatarios reciben un correo cifrado enviado mediante Transport Layer Security (TLS), lo que les permite abrir y ver el mensaje desde su cliente de correo. En la parte superior del mensaje aparece un enlace para responder de forma segura. Al hacer clic, se abre una nueva pestaña en el navegador predeterminado con una página de redacción que permite responder al remitente de manera cifrada.

- Cifrado a Nivel Mensaje: Los destinatarios reciben un archivo PDF cifrado con AES y protegido con contraseña que contiene el cuerpo del mensaje y acceso a los archivos adjuntos. En la parte superior del PDF aparece un enlace llamado Secure Reply [Respuesta Segura], que abre una nueva pestaña en el navegador con una página de redacción para responder al remitente de forma cifrada.

Nota: En ambos casos, el cuerpo del mensaje original se mantiene fuera de la respuesta cifrada de manera intencionada, para reducir el riesgo de filtraciones de datos que pueden ocurrir en largas cadenas de correo.

Lea más sobre la funcionalidad de Secure Reply

 

P: ¿Qué es TLS?

R: Transport Layer Security (TLS) es el sucesor del protocolo Secure Sockets Layer (SSL). TLS proporciona comunicaciones seguras a través de Internet para correos electrónicos y otros tipos de transferencia de datos. Permite privacidad, integridad y protección de la información transmitida entre distintos nodos o servidores de correo en Internet.

El TLS Handshake Protocol permite que el cliente y el servidor se autentiquen mutuamente y seleccionen un algoritmo de cifrado antes de enviar los datos. Cuando un servidor y un cliente se comunican, el protocolo TLS garantiza que ningún tercero pueda interceptar, manipular o falsificar los mensajes.

RMail envía todos los mensajes mediante TLS de forma predeterminada. Si el destinatario no puede recibir correos mediante TLS, RMail entrega el mensaje a través de una conexión no segura, excepto cuando se utiliza el servicio RMail Encryption, donde un PDF cifrado con AES de 256 bits protege el correo y los archivos adjuntos del remitente.

 

P: ¿Todos los correos se cifran automáticamente?

R: No todos los correos se transmiten cifrados, pero existen dos métodos mediante los cuales el cliente puede configurarlo, si así lo desea.

Cuando se utiliza Outlook:

Las empresas y los remitentes tienen dos opciones para configurar el complemento y mostrar nuevos ajustes predeterminados en la ventana de funciones:

- Cambiar las opciones en el Outlook local siguiendo estos pasos:

1. En la bandeja de entrada de Outlook, seleccione File.
2. Presione RMail Settings, o RPostONE Settings, según la versión que tenga instalada.
3. Cambie los valores predeterminados desde el panel de opciones de la interfaz.

- Contactar a RMail para una implementación a nivel empresarial con nuevos valores predeterminados personalizados usando un archivo de configuración armado a medida, completando el formulario de soporte en: https://help.rpost.com

Lee el siguiente artículo para obtener más información sobre cómo configurar ciertas funciones utilizando la aplicación de RMail para Outlook

Cuando se utiliza Security Gateway

Contacte a RMail para una implementación a nivel empresarial del RMail Security Gateway completando el formulario de soporte en: https://help.rpost.com

 

P: El servicio de cifrado de RMail le está pidiendo una contraseña a mi destinatario aunque envié el correo usando Cifrado de Transmisión, que no debería requerir contraseña..

R: El Cifrado de Transmisión envía el correo al destinatario mediante Transport Layer Security (TLS), lo que permite que el destinatario abra y vea el mensaje usando su propio cliente de correo. Si los servidores de correo del destinatario no están configurados para aceptar TLS, el servicio de cifrado de RMail recurrirá automáticamente al Cifrado a Nivel Mensaje y los destinatarios recibirán un PDF cifrado con AES y protegido con contraseña que contiene el cuerpo del mensaje y acceso a los archivos adjuntos dentro del PDF.
Lea el siguiente artículo para obtener más información sobre los métodos de Cifrado.

 

P: Los correos cifrados que envié pesan menos de 25 MB usando RPostONE para Outlook, ¿por qué mi servidor los rechazó indicando que excedían el tamaño permitido?

R: Dependiendo de la configuración de cifrado en RPostONE para Outlook, el correo puede cifrarse localmente en el equipo del remitente. Cuando se cifra localmente, el correo electrónico y los archivos adjuntos aumentan de tamaño debido al proceso de cifrado. Este incremento puede hacer que el correo supere el límite de tamaño admitido por los servidores de envío. Existen dos soluciones:

- Utilizar la función RMail File Share para mensajes de gran tamaño.

- Desactivar Cifrado Local en la pestaña Avanzado dentro de Opciones Globales en RPostONE para Outlook. Esto hará que el correo se transmita al sistema RMail sin cifrado local, confiando en la conexión segura TLS entre el servidor del remitente y RMail. Lea este artículo para conocer más de configuación avanzada de Cifrado.

 

P: Envié un mensaje cifrado de RMail usando RPostONE para Outlook, pero el correo en la carpeta Enviados está en blanco o desaparece.

R: Cuando se envían correos con la configuración predeterminada de Cifrado Local activada, puede tomar aproximadamente 30 segundos para que el mensaje aparezca correctamente en la carpeta Enviados, debido a las acciones de posprocesamiento. Si el problema continúa, siga estos pasos:

- Actualice RPostONE para Outlook desde la sección Apps en el sitio web de RMail.

- Si el problema continúa, desactive la configuración Cifrado Local desde la pestaña Advanced en las opciones globales de la aplicación RMail para Outlook. Nota: el remitente debe enviar mediante TLS para mantener la seguridad del mensaje.

- Si el problema continúa, desactive Cifrado Local y Simple MAPI desde la pestaña Avanzado en las opciones globales. Nota: el mensaje enviado puede conservar algunos datos de transmisión en los encabezados, pero estos no son visibles para el destinatario.

Lea este artículo para conocer más de configuación avanzada de Cifrado.

 

P: Envié un correo cifrado con archivos adjuntos usando Message Level Encryption. ¿Por qué mis destinatarios no pueden ver los adjuntos?

R: El servicio de cifrado de RMail incluye tres configuraciones posibles para la visualización de archivos adjuntos cuando se usa la función Cifrado a Nivel Mensaje. Estas configuraciones se administran en la pestaña Encryption de RPortal, en la opción llamada Encryption Attachment Option [Opción de Archivos Adjuntos en Mensajes Cifrados]:
- Located in the PDF [Ubicados en el PDF]: Los archivos adjuntos se almacenan dentro del PDF cifrado y pueden abrirse usando el icono de clip dentro de los lectores de PDF. Nota: Los visores de PDF basados en navegador no pueden acceder a los adjuntos incrustados.
Haga clic en el siguiente enlace para obtener más información sobre cómo encontrar archivos adjuntos dentro del PDF.

- Located in the Secure RMail Web Portal [Ubicados en el Secure RMail Web Portal]: Los archivos se almacenan en línea y pueden accederse haciendo clic en el botón Attachments dentro del PDF cifrado.

- Both [Ambos]: Los archivos adjuntos se encuentran tanto dentro del PDF como en el portal web seguro.

 

Preguntas y respuestas de Firma Electrónica

P: ¿Puedo enviar un documento a varias personas para que lo firmen electrónicamente?

R: Sí. Los documentos pueden enviarse a una o varias personas para su firma electrónica. Al enviar documentos a múltiples destinatarios, usted puede elegir entre dos opciones de orden de firma: first-come-first-sign (el primero que firma) o firma secuencial. El contrato firmado se devuelve a todas las partes.

 

P: Cuando envío un acuerdo para firma a varios firmantes, ¿puedo hacer seguimiento de quién ha firmado el documento?

R: Sí. Los servicios RMail E-Sign realizan un seguimiento de la actividad específica de cada firmante.

 

P: ¿Los documentos enviados para firma electrónica se consideran legalmente firmados?

R: RMail ofrece un conjunto amplio de servicios de firma electrónica adaptados a diferentes situaciones y flujos de trabajo. El documento firmado incluye sellos de tiempo junto con la firma electrónica. RMail proporciona los registros más sólidos y legalmente aceptados del evento de firma, incluyendo la pista de auditoría, la cual puede autenticarse si es necesario.

 

P: ¿Por qué aparece incorrecto el sello de tiempo (timestamp) local en la firma electrónica? ¿Cómo puedo cambiarlo?

R: El servicio de RMail (Track & Prove, Encrypt, E-Sign y File Share) utiliza la configuración horaria del equipo del remitente y otros métodos para detectar la zona horaria local. Si el remitente está viajando o si existen otras razones que provocan una zona horaria incorrecta, los servicios pueden cambiar automáticamente a Tiempo Universal Coordinado (UTC).
Si es necesario, el cliente puede modificar manualmente la zona horaria local desde la consola de RPortal.

 

Preguntas y respuestas de File Share

P: ¿Cuál es el archivo más grande que puedo enviar con RMail?

R: El tamaño máximo acumulado de archivos adjuntos para el servicio RMail suele ser de 25 MB, dependiendo de las funciones utilizadas. Si se usa el servicio de transferencia de archivos grandes, File Share, pueden enviarse correos de hasta 1 GB, según el plan del remitente.

 

P: ¿Durante cuánto tiempo están disponibles los archivos enviados con File Share para su descarga?

R: El tiempo predeterminado para que los destinatarios descarguen archivos enviados mediante File Share es de 14 días. Este periodo puede configurarse hasta 90 días con planes de pago y ajustarse desde la pestaña File Share en RPortal.

Haga clic en este enlace para obtener más información sobre la función File Share.

 

P: ¿Mis destinatarios también pueden enviarme archivos grandes?

R: Dependiendo de las funciones utilizadas al momento del envío, los destinatarios pueden responderle usando el servicio RMail. Estas funciones incluyen Cifrado de RMail y Register Reply.
Los destinatarios que deseen enviar archivos grandes pueden crear una cuenta gratuita descargando alguna de las aplicaciones de RMail que incluye la función File Share, como RPostONE para Outlook, o creando una cuenta en RMail Online mediante el siguiente enlace: https://app.rmail.com/home

 

P: ¿Se guardan copias de los archivos adjuntos enviados mediante File Share en mi carpeta de enviados?

R: Los correos enviados utilizando la función File Share pueden ser mucho más grandes de lo que admiten los clientes de correo tradicionales. Por esta razón, el correo que aparece en la carpeta Enviados contiene únicamente el cuerpo del mensaje y la lista de archivos enviados, pero no los archivos adjuntos en sí.

Obtenga más información leyendo este artículo sobre la función File Share.

 

Preguntas y respuestas de Registered Receipt

P: ¿Qué es el correo Registered Receipt?

R: Todos los mensajes enviados mediante el servicio RMail se transmiten como correos Registered Email™ y generan un comprobante llamado Registered Receipt. Por cada mensaje enviado, el remitente recibe el Registered Receipt dentro de un plazo de hasta dos horas, dependiendo de varios factores, como la cantidad de destinatarios, si el correo fue detectado como abierto por los destinatarios y si hubo algún estado de Delivery Failure [Entrega Fallida] para alguno de ellos. El Registered Receipt es un registro completo de prueba de entrega, que incluye sellos de tiempo de entrega, seguimiento de apertura, prueba del contenido entregado y prueba de entrega cifrada. El archivo adjunto HTMLReceipt.htm contiene una copia firmada digitalmente del correo original, adjuntos, pista de auditoría, información de entrega, huellas digitales y horas oficiales.
Esta información está criptográficamente firmada y embebida en el Registered Receipt sin que exista ninguna copia almacenada en la nube de RPost. El correo Registered Receipt, al poder entregarse a terceros y autenticar el contenido y adjuntos del correo, puede conservarse para cumplir los requisitos de acceso establecidos por la Ley de Firmas Electrónicas.
Para saber más sobre esta función, haga clic en el enlace para ver un video corto acerca del comprobante Registered Receipt de RMail.

 

P: ¿Durante cuánto tiempo puede autenticarse un Registered Receipt?

R: Los Registered Receipts pueden autenticarse mientras usted conserve una copia del recibo.
El correo Registered Receipt puede autenticar y reproducir con exactitud el correo original y los archivos adjuntos, incluidas divulgaciones adjuntas, cumpliendo así los requisitos de conservación y reproducción precisa establecidos por la Ley de Firmas Electrónicaas.

En caso de disputa o consulta relacionada con un mensaje RMail, el recibo puede autenticarse en cualquier momento reenviándolo a verify@r1.rpost.net. La autenticación se envía tanto a quien presentó el recibo como al remitente original del mensaje RMail.

Haga clic aquí para obtener más información sobre la Autenticación del Registered Receipt.

 

P: No he recibido un Registered Receipt, sino un correo con un enlace para descargarlo mediante File Share. ¿Por qué?

R: El Registered Receipt es un archivo completo que incluye el correo original asociado al mensaje, sellado criptográficamente para mantener su integridad. Por ese motivo, el recibo puede ser más grande que el correo originalmente enviado. Si el tamaño supera el límite de transmisión (por defecto 20 MB o más), el recibo se envía mediante la función RMail File Share, con un enlace para descargarlo que permanece disponible durante 30 días. Este umbral puede ajustarse en RPortal.

 

P: ¿Por qué mis Registered Receipt no muestran que el correo fue abierto, aunque sé que sí lo fue?

R: Los Registered Receipt se envían al remitente dentro de un plazo de hasta dos horas. Si el correo no se abrió dentro de esas dos horas, el Registered Receipt puede devolverse sin indicar que el correo fue abierto.
Si el correo se abre después de las dos horas, pero dentro de los 30 días, el remitente puede recibir un Delivered and Opened Receipt [Comprobante de Entrega y Apertura]. En algunos casos, el correo puede haber sido abierto, pero el sistema RMail no pudo detectarlo. En esos casos, el Registered Receipt mostrará estados como Delivered to Mailbox o Delivered to Mail Server. En todos los casos, sea que el correo se abra, se elimine o simplemente se vea en el panel de vista previa, el destinatario recibirá su propio Registered Receipt para su protección y registros.

Haga clic en el enlace para obtener más información sobre el Open Receipt.

 

P: ¿Por qué no recibí un Delivered and Opened Receipt [Comprobante de Entrega y Apertura] si sé que el correo fue abierto?

R: Si el Registered Receipt muestra Opened [Abierto] en la tabla Delivery Status [Estado de Entrega], entonces no se generará un correo Delivered and Opened Receipt para ese destinatario.
Alternativamente, es posible que el sistema RMail no haya podido rastrear la apertura para ese mensaje o ese destinatario específico.

Haga clic en el enlace para obtener más información sobre el Open Receipt.

 

P: ¿Es posible copiar o redirigir los Registered Receipt a otra dirección como parte de un flujo de trabajo?

R: Sí. Los usuarios pueden copiar o redirigir correos del sistema, incluyendo Registered Receipt, contratos firmados, correos de Acknowledgement y notificaciones, a cualquier dirección que no sea webmail y que pertenezca al remitente o a su organización, desde la pestaña Email Routing en RPortal. Haga clic en este enlace para obtener más información sobre el reenvío del correo Registered Receipt.

 

P: Estoy recibiendo un estado Delivery Failed [Entrega Fallida] para uno de mis destinatarios en el Registered Receipt, y el destinatario no recibe el correo. ¿Qué debo hacer?

R: Los mensajes RMail no deberían ser marcados como spam ni bloqueados más que un correo normal con el mismo contenido. Los clientes que experimenten filtros de correo demasiado estrictos pueden configurar DKIM y habilitar un registro SPF.

Haga clic en el siguiente enlace para obtener más información sobre cómo configurar DKIM.

 

Otras preguntas y funcionalidades

P: ¿Puedo etiquetar un mensaje RMail con un código de cliente o referencia para la gestión del correo?

R: Sí. La opción Código de Cliente/Referencia, disponible en muchas aplicaciones de RMail, puede utilizarse para etiquetar un correo con un código específico de cliente o referencia. Este código no es visible para el destinatario y puede visualizarse en el correo Registered Receipt y en los informes de uso.

Para obtener más información sobre esta función, haga clic aquí para leer nuestro artículo del centro de ayuda sobre el Código de Cliente/Referencia.

 

P: ¿Cómo puedo desactivar la ventana emergente de RMail Recommends?

R: La función RMail Recommends automatiza las funciones de seguridad y privacidad de RMail para garantizar el cumplimiento. Usando tecnologías predictivas en el momento del envío, RMail Recommends ayuda recomendando o exigiendo protecciones RMail en un correo que, de otra forma, no estaría protegido.

Lea más acerca de RMail Recommends.

 

P: ¿Puedo redactar texto en un archivo adjunto?

R: RMail Protect-the-Thread es un conjunto de funciones que permite a los remitentes proteger el contenido durante toda la vida del hilo, incluso si el correo se reenvía o los destinatarios responden por error a todos. El texto que se desea redactar debe estar en el cuerpo del correo, no en los archivos adjuntos.
Lea más acerca de RMail Redact.

 

P: Olvidé mi contraseña, ¿cómo puedo restablecerla?

R: La contraseña que usted crea en RMail funciona tanto para RMail como para RSign. Si usted cambia la contraseña en una plataforma, deberá actualizarla en la otra. Si olvida su contraseña, puede restablecerla desde la aplicación RMail para Outlook o desde RMail Online.
Cómo reestablecer la contraseña deade Outlook o RMail Online.

 

P: Quisiera configurar mis opciones predeterminadas para que no aparezca la ventana emergente de opciones RMail. ¿Cómo puedo hacerlo en RPostONE para Outlook?

R: Hay dos maneras de enviar un mensaje RMail desde la aplicación RMail para Outlook sin que aparezca la ventana emergente de funciones:

- En el panel de opciones globales de RPostONE para Outlook, haga clic en la pestaña Avanzado y seleccione una de las configuraciones de envío rápido, según la función deseada. Lea el siguiente artículo para conocer más sobre la configuración Avanzada de RMail.

- Contacte a su representante de servicios profesionales de RMail para configurar ajustes más avanzados junto con la desactivación de la ventana emergente.

 

P: Tengo problemas para recibir Acknowledgements, Registered Receipts y correos de RPost.

R: Si los correos provenientes del sistema RMail están siendo bloqueados por el filtro de correo del remitente y no aparecen en Spam/Junk ni en cuarentena, se recomienda agregar el dominio o las IP de RMail a la lista blanca para establecerlo como remitente seguro.
Haga clic en este enlace para obtener instrucciones sobre cómo agregar a la lista blanca el dominio de RMail.

 

P: Instalé RPostONE para Outlook, pero el botón Send Registered no aparece.

R: Al instalar RPostONE para Outlook, es importante que Outlook esté cerrado. Si el botón Send Registered no es visible en la ventana de redacción, intente lo siguiente:

1. Reinicie su computadora.

2. Asegúrese de que la cinta de opciones completa de Outlook esté visible.

3. Verifique que esté usando la versión correcta (32 o 64 bits) de Outlook en relación con la versión instalada de RPostONE.

 

P: ¿Cómo determino y descargo la versión correcta de RPostONE para Outlook? 

R: Microsoft Office tiene dos versiones de Outlook: 32 bits y 64 bits.
- Si usa Outlook 2007, entonces tiene Outlook 32 bits (solo existe en 32 bits).
- Si usa Outlook 2010, 2013 o 2016, debe verificar la versión antes de descargar e instalar RPostONE.
Para verificarlo:
1. En la bandeja de entrada de Outlook, haga clic en File.
2. Si ve Help, tiene Outlook 2010. Haga clic allí y verá si es 32 o 64 bits.
3. Si no ve Help, haga clic en Office Account, luego en About Microsoft Outlook y podrá ver si es 32 o 64 bits junto al número de versión.

Una vez determinada la versión, puede descargar la versión correcta de RMail.  

Nota: RPostONE para Outlook funciona tanto en Windows de 32 bits como de 64 bits; la versión de Windows no es relevante.

 

P: Estoy usando la aplicación RMail para Gmail (Chrome) y aparece una barra roja diciendo que no estoy autorizado.

R: Si hay problemas al instalar la extensión de RMail para Gmail (Chrome), puede solucionarlo desinstalando la extensión, limpiando la caché y las cookies del navegador y reinstalando la aplicación.
Haga clic en este enlace sobre el botón faltante de Gmail para más sugerencias.

 

P: Tengo varias direcciones de correo en mi Outlook y los mensajes RMail enviados aparecen en la carpeta equivocada de Enviados. ¿Por qué?

R: Asegúrese de que la Default Address en Outlook coincida con la dirección predeterminada en la pestaña Data Files de la configuración de la cuenta.Haga clic aquí para más información cuando los los correos enviados aparecen en la carpeta incorrecta.

 

P: Cambié mi apellido y dirección de correo, ¿puedo actualizar mi dirección en el sistema?

R: El nombre de usuario (dirección de correo) no puede modificarse mediante un proceso automatizado. Únicamente puede hacerse mediante el equipo de servicios profesionales, lo cual incluye la migración de datos.
Tenga en cuenta que cambiar nombres de usuario se considera un servicio profesional y tiene costos asociados.

Haga clic aquí para aprender cómo cambiar su dirección de correo predeterminada en Outlook.

 

P: ¿Qué es Metadata?

R: Metadata es un resumen de información básica sobre un dato, por ejemplo, un documento o una hoja de cálculo, que facilita su búsqueda y gestión.
Ejemplos de metadatos incluyen: autor, fecha de creación, fecha de modificación y tamaño del archivo. 

 

P: ¿Cuáles son los Planes de RMail, sus Parámetros de Servicio y Limitaciones?

R: Haga clic en este enlace para conocer los Planes de RMail, sus Parámetros de Servicio y Limitaciones.

Para más detalles y descripciones, consulte el RPost Standard Service Level Agreement. https://www.rmail.com/service-level-agreement/