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Vorlagen-Einstellungen

Aktualisiert

Die Registerkarte Vorlage steht in den Firmen- und persönlichen Einstellungen zur Verfügung. Alle Benutzer können darauf zugreifen.

Lesen Sie hier mehr über die Seite Einstellungen.

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Dieser Artikel beschreibt alle Einstellungen auf der Registerkarte Vorlagen:

 

Bearbeitung von Vorlagen erlauben

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Die Einstellung Bearbeitung von Vorlagen erlauben bietet dem Absender die Möglichkeit, Änderungen an bereits erstellten Vorlagen vorzunehmen.

- Wenn J (aktiviert) ausgewählt ist, können Sie Änderungen an bereits erstellten Vorlagen vornehmen.
- Wenn N (deaktiviert) ausgewählt ist, können bereits erstellte Vorlagen nicht mehr bearbeitet werden.

Erfahren Sie hier, wie Sie Vorlagen erstellen. Erfahren Sie hier, wie Sie Vorlagen bearbeiten.

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Bearbeitung von Regeln erlauben

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Die Einstellung Bearbeitung von Regeln erlauben ermöglicht es Ihnen, eine Regel zu bearbeiten, nachdem sie erstellt wurde. Mit Hilfe von Regeln können Benutzer ein Dokument oder ein Formular als wiederverwendbare Vorlage vorbereiten, bei der die ausfüllbaren Felder statisch sind, das zugrundeliegende Dokument jedoch dynamisch ist.

- Wenn J (aktiviert) ausgewählt ist, können Sie Änderungen an bereits erstellten Regeln vornehmen.
- Wenn N (deaktiviert) ausgewählt ist, können bereits erstellte Regeln nicht mehr bearbeitet werden.

Erfahren Sie hier, wie Sie Regeln erstellen. Erfahren Sie hier, wie Sie Regeln bearbeiten.

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Web-Link für Vorlagen erstellen

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Die Einstellung Web-Link für Vorlagen erstellen ermöglicht es Ihnen, RForms zu erstellen. Ein statischer Link ist ein Hyperlink, der, wenn er angeklickt wird, den Unterzeichner direkt zur Schnittstelle zum Unterzeichnen des Dokuments führt.

- Wenn J (aktiviert) ausgewählt ist, können Sie Vorlagen mit einem statischen Link erstellen.
- Wenn N (deaktiviert) ausgewählt ist, steht die Option, Vorlagen mit einem statischen Link zu erstellen, nicht mehr zur Verfügung.

RSign ermöglicht es Ihnen, RForms erstellen, um eine oder mehrere Unterschriften zu erfassen:
- Nur Einzelunterschrift erlauben: Mit dieser Option wird die Anzahl der Unterzeichner auf einen beschränkt. Bei der Erstellung einer RForm werden Sie bei der Vorbereitung einer Vorlage nur eine Rolle hinzufügen können.
- Mehrere Unterschriften erlauben: Mit dieser Option können Sie eine RForm erstellen, die Unterschriften von einem oder mehreren Unterzeichnern erfassen kann. Daher können Sie bei der Vorbereitung einer Vorlagen mehr als eine Rolle hinzufügen.

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E-Mail-Adresse des ersten Unterzeichners prüfen (Bestätigungs-E-Mail)

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Die Einstellung E-Mail-Adresse des ersten Unterzeichners prüfen (Bestätigungs-E-Mail) kann der Ersteller einer RForm oder einer Vorlage mit statischem Link festlegen, dass der erste Unterzeichner seine E-Mail-Adresse bestätigen muss, bevor RSign eine E-Mail mit der Einladung zur Unterzeichnung an die anderen Unterzeichner sendet.

- Wenn J (aktiviert) ausgewählt ist, wird zur Authentifizierung eine E-Mail an den ersten Unterzeichner der RForm gesendet.
- Wenn N (deaktiviert) ausgewählt ist, wird dem ersten Unterzeichner keine Authentifizierungs-E-Mail zugesandt.

Erfahren Sie hier mehr über die Authentifizierung des ersten Unterzeichners.

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Nachricht/Code an eine verfügbare E-Mail oder ein Mobiltelefon senden

Diese Einstellung legt fest, ob bei der Einladung von Unterzeichnern zur Unterzeichnung eines Dokuments über eine RForm sowohl E-Mail-Adressen als auch Handynummern angegeben werden müssen. Wenn diese Funktion aktiviert ist und keine Handynummer angegeben wird, werden die Nachricht und der Zugangscode an die E-Mail-Adresse des Unterzeichners gesendet. Wird hingegen keine E-Mail angegeben, werden die Nachricht und der Code an die Handynummer gesendet. Wenn diese Funktion deaktiviert ist, müssen sowohl die E-Mail- als auch die Handynummern der Unterzeichner eingegeben werden, damit die Zwei-Faktor-Authentifizierung erfolgen kann.

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Jeden Unterzeichner für RForms überprüfen

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Der Ersteller einer RForm oder einer Vorlage mit statischen Links kann alle Unterzeichner auffordern, ihre E-Mail-Adresse zu verifizieren, bevor sie nach dem Unterzeichnen des Dokuments auf Absenden klicken.

Wenn die Einstellung Jeden Unterzeichner für RForms überprüfen aktiviert ist, wird zur Authentifizierung eine E-Mail an die Unterzeichner der RForm (eine Vorlage, die über eine statische URL zur Unterzeichnung zugänglich ist) gesendet.

- Wenn J (aktiviert) ausgewählt ist, wird zur Authentifizierung eine E-Mail an alle Unterzeichner der RForm gesendet.
- Wenn N (deaktiviert) ausgewählt ist, wird den Unterzeichnern keine Authentifizierungs-E-Mail zugesandt.

Erfahren Sie hier mehr über die Authentifizierung aller Unterzeichner für statische Vorlagen.

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Landingpage nach dem Unterzeichnen

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Die Einstellung Landingpage nach dem Unterzeichnen bietet die Möglichkeit, eine URL oder Webadresse hinzuzufügen, an die der Empfänger nach Abschluss einer Signaturanfrage weitergeleitet werden soll.

Diese Funktion steht auch beim Versenden einzelner Signaturanfragen zur Verfügung. 

Hinweis: Diese Funktion ist kostenpflichtig. Wenn Sie diese Funktion beantragen möchten, kontaktieren Sie bitte Ihren RPost Customer-Success- oder Sales-Mitarbeiter.

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Nutzern die Erstellung und Verwendung von Regeln erlauben

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Die Einstellung Nutzern die Erstellung und Verwendung von Regeln erlauben ermöglicht es Ihnen, Regeln zu erstellen. Mit Hilfe von Regeln können Benutzer ein Dokument oder ein Formular als wiederverwendbare Vorlage vorbereiten, bei der die ausfüllbaren Felder statisch sind, das zugrundeliegende Dokument jedoch dynamisch ist.

- Wenn J (aktiviert) ausgewählt ist, können Sie neue Regeln erstellen und bereits erstellte Regeln verwenden.
- Wenn N (deaktiviert) ausgewählt ist, stehen die Optionen zur Erstellung und Verwendung von Regeln nicht zur Verfügung.

Erfahren Sie hier mehr über Regeln im Detail.

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Nutzern die Verwendung von Regeln erlauben

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Die Einstellung Nutzern die Verwendung von Regeln erlauben ermöglicht es Ihnen, bereits erstellte Regeln beim Versenden von Signaturanfragen zu verwenden. Mit Hilfe von Regeln können Benutzer ein Dokument oder ein Formular als wiederverwendbare Vorlage vorbereiten, bei der die ausfüllbaren Felder statisch sind, das zugrundeliegende Dokument jedoch dynamisch ist.

- Wenn J (aktiviert) ausgewählt ist, können Sie bei der Vorbereitung einer Signaturanfrage eine bestehende Regel auswählen.
- Wenn N (deaktiviert) ausgewählt ist, steht die Option zur Auswahl einer bestehenden Regel nicht zur Verfügung.

Erfahren Sie hier mehr über Regeln im Detail.

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Nutzern die Erstellung von E-Mail-Vorlagen erlauben

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Die Einstellung Nutzern die Erstellung von E-Mail-Vorlagen erlauben bietet die Möglichkeit, standardisierte E-Mail-Vorlagen zu erstellen, die beim Senden von Signaturanfragen verwendet werden können. Es hilft, Zeit zu sparen, indem es den Betreff und den E-Mail-Text vorfüllt, anstatt sie manuell ausfüllen zu müssen.

- Wenn J (aktiviert) ausgewählt ist, steht die Schaltfläche E-Mail-Vorlage erstellen auf der Seite Vorlagen.
- Wenn N (deaktiviert) ausgewählt ist, steht die Option zum Erstellen von E-Mail-Vorlagen nicht zur Verfügung.

Erfahren Sie hier mehr über E-Mail-Vorlagen.

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Nutzern die Erstellung und Verwendung von Vorlagengruppen erlauben

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Die Einstellung Nutzern die Erstellung und Verwendung von Vorlagengruppen erlauben stellt die Funktion Vorlagengruppen zur Verfügung. Mit Vorlagengruppen können Sie eine standardisierte Gruppe von Vorlagen erstellen, die als Teil einer einzigen Transaktion gesendet werden sollen. 

- Wenn J (aktiviert) ausgewählt ist, steht die Schaltfläche Vorlagengruppe erstellen auf der Seite Vorlagen.
- Wenn N (deaktiviert) ausgewählt ist, steht die Option zum Erstellen von Vorlagengruppen nicht zur Verfügung.

Erfahren Sie hier mehr über Vorlagengruppen im Detail.

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Teilen von Vorlagen/Regeln erlauben

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Die Einstellung Teilen von Vorlagen/Regeln erlauben ermöglicht es Ihnen, Vorlagen und Regeln mit anderen Mitarbeitern der gleichen Firma zu teilen. Dies erhöht die Effizienz und Einheitlichkeit, wenn Vorlagen und Regeln für häufig verwendete Dokumente und Formulare erstellt werden.

- Wenn J (aktiviert) ausgewählt ist, erscheint das Symbol Freigeben auf der Seite Vorlagen. Außerdem werden die Freigabeoptionen Masterversion teilen und Kopieren erlauben verfügbar. - Wenn N (deaktiviert) ausgewählt ist, steht das Symbol Freigeben nicht zur Verfügung.

- Masterversion teilen: Ermöglicht die gemeinsame Nutzung der Originalvorlage mit anderen Benutzern. Sie können vor dem Senden Änderungen vornehmen, diese aber nicht speichern.
- Kopieren erlauben: Benutzer können ihre eigene Kopie der Originalvorlage erstellen, sie ändern und als persönliche Vorlage speichern.

Erfahren Sie hier, wie Sie Vorlagen freigeben.

Erfahren Sie hier, wie Sie Reglen freigeben.

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Teilen von E-Mail-Vorlagen erlauben

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E-Mail-Vorlagen ermöglichen es Ihnen, Standard-E-Mails mit voreingestelltem Betreff und Text für das Senden eines Dokuments zur Signatur zu erstellen. Die Einstellung Teilen von E-Mail-Vorlagen erlauben ermöglicht es Ihnen, die von Ihnen erstellten E-Mail-Vorlagen freizugeben.

- Wenn J (aktiviert) ausgewählt ist, erscheint das Symbol Freigeben auf der Seite Vorlagen.
- Wenn N (deaktiviert) ausgewählt ist, steht das Symbol Freigeben nicht zur Verfügung.

Erfahren Sie hier mehr über E-Mail-Vorlagen und ihre Freigabe.

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Umschläge ablehnen

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Die Einstellung Umschläge ablehnen ermöglicht es Ihnen, die Gründe für die Ablehnung des Umschlags festzulegen, wenn die Empfänger beschließen, den erhaltenen Antrag nicht zu unterschreiben. Diese Einstellung kann nur auf Firmenebene von Benutzern mit der Rolle Kundenadministrator konfiguriert werden. 

Sie besteht aus drei Hauptelementen: 
- Titel-Text: Hier können Sie die Frage festlegen, die dem Empfänger angezeigt wird, wenn er die Unterschrift ablehnt.
-Steuerelemente: Wenn Optionsfelder ausgewählt ist, steht dem Empfänger nur eine Ablehnungsoption zur Verfügung; wenn Mehrfachselektion ausgewählt ist, stehen dem Empfänger mehrere Ablehnungsoptionen zur Verfügung; wenn Texteingabe ausgewählt ist, kann der Empfänger schriftlich begründen, warum er die Unterschrift verweigert.
- Antworten: Hier können Sie die verschiedenen Optionen anpassen, aus denen der Empfänger wählen kann. Sie können Optionen nach Bedarf löschen oder hinzufügen.

Erfahren Sie hier, wie Sie die Unterschrift verweigern können.

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