Como usar RMail para Gmail

Instalar la extensión de RMail en Gmail mejora su experiencia de correo electrónico al agregar potentes funcionalidades.
Con el seguimiento de correos, podrá saber exactamente cuándo sus mensajes son abiertos y leídos, lo que brinda información valiosa para realizar seguimientos oportunos. La extensión también incluye cifrado fácil de usar para proteger información confidencial y garantizar que sus correos electrónicos permanezcan seguros. Además, permite enviar documentos para firma de forma rápida y eficiente, optimizando su flujo de trabajo y mejorando la productividad.

Este artículo cubre los siguientes temas:

• Cómo enviar un correo electrónico usando RMail para Gmail
• Organización de correos en RMail: Contratos y Recibos
• Funciones disponibles

Cómo enviar un correo electrónico usando RMail para Gmail

Una vez que haya instalado la extensión RMail para Gmail, al hacer click en Redactar, el botón Enviar Registrado y las funciones de RMail aparecerán en la parte inferior de la ventana de nuevo mensaje de Gmail, junto con el ícono de engranaje para acceder a la configuración.

Para configurar cómo desea enviar su correo electrónico, una vez que haya redactado el mensaje, haga click en el nombre de la función para abrir el panel de funciones. Desde allí, puede cambiar entre las distintas pestañas para ajustar otras configuraciones.

Luego, para enviar el correo electrónico, puede hacer click en cualquiera de los botones Enviar Registrado, ya sea el que se encuentra junto al botón de envío estándar o el que está dentro del panel de funciones.

Organización de correos en RMail: Contratos y Recibos

En el panel izquierdo, dentro de la sección Etiquetas, verá dos nuevas opciones después de instalar la extensión RMail para Gmail: RMail Contracts, donde encontrará las transacciones de E-Sign completadas, incluido el documento firmado; y RMail Receipts, donde encontrará los Registered Receipts de sus correos electrónicos.

Después de enviar un correo electrónico usando RMail, recibirá dos correos importantes. En primer lugar, recibirá inmediatamente en su bandeja de entrada un Acknowledgment Email, que sirve como comprobante de que su mensaje fue recibido correctamente por el servidor de RMail.

Luego, dentro de un plazo de hasta dos horas, recibirá un Registered Receipt, que proporciona la fecha y hora exactas en que el correo fue enviado, entregado y abierto. Este comprobante puede ser autenticado y, en ese caso, recibirá un correo adicional denominado Receipt Authentication.

Funciones disponibles

RMail para Gmail ofrece muchas de las funciones clave disponibles en RMail, brindándole un seguimiento avanzado de correos electrónicos, mayor seguridad y funcionalidad directamente desde su cuenta de Gmail.

Track & Prove

Esta función no puede deseleccionarse, ya que habilita el seguimiento de correos electrónicos.

Ofrece dos opciones de envío: Con distintivos y Sin distintivos.
Cuando se envía con distintivos, aparecerá un banner en la parte superior del correo electrónico, indicando que se trata de un correo registrado con entrega certificada. Si lo prefiere, puede elegir enviarlo sin distintivos, lo que significa que el correo se enviará sin el banner. Para el destinatario, el mensaje se verá como un correo normal, pero usted igualmente recibirá el Registered Receipt con todos los detalles de seguimiento.

Si hace click en Respuesta Registrada, cuando el destinatario responda, usted será notificado y recibirá prueba del contenido y la marca de tiempo de la respuesta en forma de un Registered Receipt. Es importante tener en cuenta que el mensaje de Respuesta Registrada se contabiliza dentro de su plan de uso.

Cifrar

Hay dos métodos de cifrado disponibles: Cifrado de Transmisión y Cifrado por contraseña. Puede elegir el método que prefiera accediendo a la Configuración, haciendo click en el ícono de engranaje. En la pestaña Cifrar, podrá seleccionar el método deseado.

Una vez seleccionado el método de cifrado en la configuración, puede continuar configurando la función desde el panel de funciones. No olvide marcar la casilla correspondiente para activar la función.

Si se requiere una contraseña, hay dos opciones disponibles: Automática o Personalizada.

Con Automática, RPost genera la contraseña y la envía al destinatario por correo electrónico. Con Personalizada, puede crear su propia contraseña ingresándola en el campo correspondiente, la cual luego será enviada al destinatario para acceder al correo cifrado.

Puede elegir que la contraseña se envíe automáticamente por correo electrónico marcando la casilla correspondiente, o bien compartirla por otros medios, como teléfono o mensaje de texto.

E-Sign

Después de adjuntar el documento, habilite la opción E-sign. Deberá elegir el orden de firma. Al seleccionar Sin orden predeterminado, todos los destinatarios recibirán el correo electrónico de manera simultánea.

Si elige Secuencial, el correo se enviará siguiendo el orden en que los destinatarios aparecen en el campo Para. Una vez que el primer destinatario firme, el documento se enviará al siguiente, y así sucesivamente.

También puede optar por cifrar el documento a firmar haciendo click en la casilla correspondiente.

Nota importante: Al utilizar RMail para Gmail, el sistema detectará si el documento enviado contiene etiquetas.

Si el documento no contiene etiquetas, el destinatario podrá dibujar, escribir y agregar texto, de manera similar a E-paper.

Si el documento contiene cualquier tipo de etiquetas, el destinatario deberá completar toda la información requerida luego de revisar el documento y hacer clic en Siguiente, de forma similar a Smart Tags.

La opción One-click no está disponible en RMail para Gmail.

SideNote

Esta función le permite enviar una nota privada a destinatarios específicos, la cual solo será visible para ellos.

Hay dos opciones disponibles: CC y BCC. Al seleccionar una u otra, puede elegir qué destinatarios verán la SideNote que ingrese en el recuadro amarillo.

Haga clic aquí para obtener más información sobre la función SideNote.

Convertir a PDF

Esta opción le permite convertir automáticamente cualquier documento de Microsoft Office —ya sea Word, Excel o PowerPoint— a formato PDF mientras se envía al destinatario. De esta manera, cuando el documento llega, ya se encuentra en PDF, lo que garantiza que el contenido se mantenga exactamente como fue creado y no pueda modificarse fácilmente.