Try RMail PRE-Crime Services – Cuando se envía una solicitud de firma utilizando la opción Smart Tags de la función E-Sign, existe la posibilidad de agregar etiquetas (tags) al documento para especificar la información que el destinatario debe completar. Cuando el destinatario revisa el documento, verá espacios en blanco en los lugares donde se encuentran las etiquetas, ya que las etiquetas en sí no son visibles. Luego, el destinatario completa la información requerida de acuerdo con las etiquetas incluidas en el documento. La información ingresada en estos campos reemplazará posteriormente a las etiquetas en el documento final.
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Este artículo cubre los siguientes temas:
Etiquetas estándar
Los firmantes pueden ingresar su información, como Nombre, Fecha, Cargo y Firma, en la ubicación requerida dentro del contrato mediante el uso de Etiquetas Estándar.
La X en la etiqueta indica el orden de firma del firmante.
Si hay dos firmantes en el documento, las etiquetas que deben utilizarse son <<Signature1>> y <<Signature2>>. El firmante que firma primero (el primer destinatario incluido en el campo Para: del correo electrónico) tendrá su firma colocada en la ubicación correspondiente a <<Signature1>>.
Nota: Todas las tags incluidas en el documento deben estar escritas en inglés, incluso si el documento está redactado en español u otro idioma. Las tags en otros idiomas no serán reconocidas y no funcionarán correctamente.
A continuación se detallan las equivalencias correctas que deben utilizarse:
Name → Nombre
Date → Fecha
Title → Cargo / Título
Initials → Iniciales
Signature → Firma
Asegúrese de utilizar exactamente estos nombres en inglés al crear o editar documentos.
Etiquetas personalizadas
Las Etiquetas Personalizadas se componen de varios campos separados por una coma (,), incluidos entre corchetes angulares (<< >>). El color, la fuente y el tamaño de fuente de cada tag están definidos por el propio Color, Font y Font Size de la etiqueta. Esta información puede visualizarse una vez que el documento ha sido firmado y los valores se han incorporado al documento.
Nomenclatura:
<<[ORDER], [LABEL], [FIELD_TYPE + LENGTH], [SIGNER_ORDER], [OPTIONAL]>>
Existen varias formas de definir tags en un documento de Word utilizando los siguientes campos de etiqueta:
- Order (Orden): Valor numérico que define la secuencia en la que los campos aparecerán para el firmante en la página de firma del documento, de arriba hacia abajo.
Es importante tener en cuenta que los dos primeros campos en la página de firma del documento siempre serán Signature (Firma) y Name (Nombre). Estos campos son obligatorios por defecto, incluso si no se han agregado tags solicitando esta información en el documento, ya que son esenciales para generar el certificado de firma.
Valores posibles: números naturales (1, 2, 3, etc.).
Note: Si el documento incluye Etiquetas Standard para Name (Nombre) y Signature (Firma), la información ingresada por el firmante en estos campos predefinidos se completará automáticamente en las etiquetas correspondientes del documento. Sin embargo, si el documento incluye Etiquetas Personalizadas para Name y Signature, la página de firma del documento mostrará ambos conjuntos de campos: los campos predeterminados, que se utilizan para generar el certificado de firma, y los campos personalizados, que reemplazan las tags dentro del documento. En otras palabras, la información ingresada en los campos predeterminados de Name y Signature solo se reflejará en el documento si se utilizan Etiquetas Standard para solicitarla de forma explícita.
- Label: A string value will be displayed as the label of the form field to be completed by the signer. To allow for commas as part of the string, a label should be in between double quotation marks “”. If empty quotation marks are provided (or if the tag has two consecutive comma delimitators), the label of the field will be left blank.
Possible values: any character in any language, with a maximum length of 25 characters.
- Field Type + Length: Nature of the field, which will also be useful to validate the values entered.
Possible values: N = numeric, AN = alphanumeric, D = date, TS = timestamp, C = Checkbox, S = signature + Length (Length only relevant for N and AN field types)
The following chart shows examples of the different field types you can use in the Word document.
- Label (Etiqueta): Es un valor de texto que se mostrará como la etiqueta del campo del formulario que debe completar el firmante. Para permitir el uso de comas dentro del texto, la etiqueta debe colocarse entre comillas dobles (“ ”). Si se utilizan comillas vacías (o si la tag contiene dos comas consecutivas), la etiqueta del campo se mostrará en blanco.
Valores posibles: cualquier carácter en cualquier idioma, con una longitud máxima de 25 caracteres.
- Field Type + Length (Tipo de campo + Longitud): Define la naturaleza del campo y también se utiliza para validar los valores ingresados por el firmante.
Valores posibles:
N = numérico, AN = alfanumérico, D = fecha, TS = marca de tiempo (timestamp), C = casilla de verificación (checkbox), S = firma
La longitud solo es relevante para los tipos de campo N (numérico) y AN (alfanumérico).
El siguiente cuadro muestra ejemplos de los diferentes tipos de campo que pueden utilizarse en el documento de Word.
Note: Es obligatorio especificar la longitud de los campos Numéricos (N) y Alfanuméricos (AN) al crear una etiqueta (tag). Ejemplo: AN20 indica una tag alfanumérica que permite al firmante ingresar un máximo de 20 caracteres. Una vez alcanzado ese límite, no se permite ingresar información adicional.
- Signer Order (Orden del firmante): Este campo se utiliza para identificar a qué firmante corresponde cada tag. El valor de Signer Order coincide con el orden en el que los destinatarios aparecen en el campo “Para:” del email.
Valores posibles: números naturales (1, 2, 3, etc.).
- Optional Field Indicator (Indicador de campo opcional): De forma predeterminada, es obligatorio que el firmante complete todos los campos definidos mediante tags en un documento Word. Esto se indica en la interfaz web con un asterisco rojo (*) que aparece junto a la etiqueta del campo.
Sin embargo, el remitente puede hacer que un campo de entrada sea opcional agregando una “O” al final de la tag.
Ejemplos de Etiquetas personalizadas:
- <<1,"Nombre de la empresa",AN20,1>>
Se muestra por encima de los demás campos, Etiqueta: nombre de la empresa, Tipo de campo: alfanumérico (AN) con un máximo de 20 caracteres, Asignado al firmante 1, Campo obligatorio.
- <<2,"Fecha de nacimiento",D,2,O>>
Se muestra en la segunda posición, de arriba hacia abajo, Etiqueta: Fecha de nacimiento, Tipo de campo: Fecha (D), Asignado al firmante 2, Campo opcional.
- <<3,S,1>>
Se muestra en la tercera posición, de arriba hacia abajo, Sin etiqueta adicional, Tipo de campo: Firma (S), Asignado al firmante 1, Campo obligatorio.
- <<4,"Por favor, ingrese su nombre",AN25,1>>
Se muestra en la cuarta posición, de arriba hacia abajo, Etiqueta: Por favor, ingrese su nombre, Tipo de campo: Alfanumérico (AN) con un máximo de 25 caracteres, Asignado al firmante 1, Campo obligatorio.
Creación de un documento utilizando SmartTags
Siga los pasos a continuación para crear un nuevo documento utilizando Smart Tags:
1. Abra el archivo de MS Office o PDF que se enviará para firma.
2. Diríjase a la sección del documento donde se capturará la información de los firmantes.
3. Ingrese las tags requeridas en el documento Word o PDF para el firmante. Es importante asegurarse de que haya suficiente espacio en blanco, de modo que cuando la tag sea reemplazada por la información real proporcionada por el firmante, el texto no se superponga y permanezca claro y legible.
Consulte las tags resaltadas en la imagen a continuación:
4. Guarde el documento.
Las tags no aparecerán en el documento que se le solicita firmar al destinatario.
Tras revisar el documento, el destinatario verá una pantalla que mostrará todos los campos que deben completarse según las etiquetas presentes en el documento.
La información que el destinatario ingrese en estos campos reemplazará las etiquetas en el documento final.