Try RMail PRE-Crime Services – Die Registerkarte Senden steht in den Firmen- und persönlichen Einstellungen zur Verfügung. Alle Benutzer können darauf zugreifen.
Lesen Sie hier mehr über die Seite Einstellungen.
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Dieser Artikel beschreibt alle Einstellungen auf der Registerkarte Senden:
- Datumsformat
- Excel-Datumsformat
- Excel-Währungsformat
- Excel-Dezimalstellen
- Verfügbarkeit Dokument
- Tage vor der ersten Erinnerung
- Tage zwischen den Erinnerungen
- Tage vor dem Ablauf für die letzte Erinnerung
- Erinnerung für bald ablaufende Umschläge
- Erinnerung bis zum Ablauf der Umschläge senden
- Zugriffsauthentifizierung
- Authentifizierungs-Code per E-Mail senden
- Jeden Unterzeichner vor dem Absenden überprüfen
- Unterschriftenprotokoll in Dokument einbetten
- Nacheinander unterschreiben
- Zusammengefügte Dokumente nach dem Unterzeichnen trennen
- Benennung von zusammengeführten Dokumenten
- Individuelle Fortschrittskontrolle senden
- Landingpage nach dem Unterzeichnen
- Optionen für Anhänge
- Schriftgröße
- An Handy senden aktivieren
- Standardkanal für das Senden von Textnachrichten
- E-Mail-Adressen von Dritten in den E-Mails ausblenden
- Gemeinsamen Zugriff erlauben
Datumsformat
Die Einstellung Datumsformat bietet dem Benutzer die Möglichkeit zu konfigurieren, wie das Datum in den RSign-Schnittstellen, auf der Registerkarte Umschläge und in dem für die Empfänger freigegebenen Dokument angezeigt werden soll. Sie können aus einer Vielzahl von Optionen wählen.
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Excel Datumsformat
Die Einstellung Excel Datumsformat ermöglicht es, festzulegen, wie Datumsangaben in einer hochgeladenen Excel-Datei angezeigt und verarbeitet werden. Diese Einstellung gewährleistet eine einheitliche Datumsformatierung, unabhängig davon, wie die Daten ursprünglich in der Excel-Datei formatiert wurden.
- Wenn J ausgewählt ist, werden alle Datumsangaben in der hochgeladenen Excel-Datei automatisch in das ausgewählte Datumsformat umgewandelt.
- Wenn N ausgwählt ist, wird das im Server festgelegte Standardformat auf alle Daten in der hochgeladenen Excel-Datei angewendet.
In diesem Beispiel war das ursprüngliche Excel-Format dd/mm/yyyy, und die Einstellung wurde so konfiguriert, dass der Empfänger sie im Format yyyy.mm.dd erhält.
Im folgenden Artikel erfahren Sie, wie Sie sicherstellen können, dass die Excel-Zellen als Datum formatiert sind.
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Excel Währungsformat
Die Einstellung Excel Währungsformat ermöglicht es Ihnen festzulegen, wie die Währung in einer hochgeladenen Excel-Datei angezeigt und verarbeitet werden soll. Diese Einstellung gewährleistet eine einheitliche Währungsformatierung, unabhängig davon, wie sie ursprünglich in der Excel-Datei formatiert wurde.
- Wenn J ausgewählt ist, wird das gewählte Währungsformat auf alle Währungszahlen in der hochgeladenen Excel-Datei angewendet.
- Wenn N ausgewählt ist, wird das im Server festgelegte Standardwährungsformat auf alle Währungszahlen in der hochgeladenen Excel-Datei angewendet.
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Excel-Dezimalstellen
Die Einstellung Excel-Dezimalstellen ermöglicht es Ihnen die Anzahl der Dezimalstellen festzulegen, die für hochgeladene Excel-Dateien angezeigt werden sollen.
Hinweis: Diese Einstellung ist nur sichtbar, wenn die Einstellung Excel-Währungsformat auf Y gesetzt ist.
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Verfügbarkeit Dokument
Die Einstellung Verfügbarkeit Dokument bietet die Möglichkeit, den Zeitrahmen festzulegen, in dem das Dokument für die elektronische Unterschrift zur Verfügung steht. Standardmäßig ist dies auf 30 Tage eingestellt.
Sobald die Zeit abgelaufen ist, sehen die Empfänger die folgende Nachricht, wenn sie auf die Schaltfläche Anzeigen und Unterzeichnen in der E-Mail mit der Signaturanfrage klicken:
„Dieser Umschlag ist abgelaufen. Das zur Unterschrift gesendete Dokument ist abgelaufen. Bitte setzen Sie sich mit dem Absender in Verbindung, um weitere Informationen oder eine aktualisierte Version zu erhalten.“
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Tage vor der ersten Erinnerung
Die Einstellung Tage vor der ersten Erinnerung bietet die Möglichkeit, die Anzahl der Tage festzulegen, die vergehen sollen, bevor eine Erinnerung an den Empfänger gesendet wird, wenn dieser ein Dokument noch nicht unterzeichnet hat. Im Dropdown-Menü können Sie entweder Tage oder Wochen auswählen, um den Zeitraum vor der ersten Erinnerung festzulegen.
Hinweis: RSign sendet ausstehende Erinnerungs-E-Mails nur für Umschläge, die den Status Warten auf Unterschrift. Für Umschläge mit den Status Unvollständig & Abgelaufen, Abgeschlossen und Transaktion abgebrochen werden keine Erinnerungen gesendet.
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Tage zwischen den Erinnerungen
Die Einstellung Tage zwischen den Erinnerungen bietet die Möglichkeit, festzulegen, wie viele Tage oder Wochen vergehen sollen, bevor die nächste Erinnerung zur Unterzeichnung des Dokuments an die Empfänger gesendet wird. Es werden maximal 3 Erinnerungen verschickt.
Hinweis: RSign sendet ausstehende Erinnerungs-E-Mails nur für Umschläge, die den Status Warten auf Unterschrift. Für Umschläge mit den Status Unvollständig & Abgelaufen, Abgeschlossen und Transaktion abgebrochen werden keine Erinnerungen gesendet.
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Tage vor dem Ablauf für die letzte Erinnerung
Die Einstellung Tage vor dem Ablauf für die letzte Erinnerung bietet die Möglichkeit, festzulegen, wie viele Tage oder Wochen vor dem Ablauf des Umschlags der Empfänger daran erinnert werden soll, dass der Umschlag bald abläuft.
Hinweis: RSign sendet ausstehende Erinnerungs-E-Mails nur für Umschläge, die den Status Warten auf Unterschrift. Für Umschläge mit den Status Unvollständig & Abgelaufen, Abgeschlossen und Transaktion abgebrochen werden keine Erinnerungen gesendet.
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Erinnerung für bald ablaufende Umschläge
Die Einstellung Erinnerung für bald ablaufende Umschläge ermöglicht es Ihnen zu konfigurieren, wann der Absender eine Erinnerung erhalten soll, dass das Dokument bald abläuft.
Die Einstellung hat zwei Werte: J und N. Um sie zu aktivieren, wählen Sie den Wert J. Wählen Sie anschließend aus, wann die Erinnerungen versendet werden sollen: Geben Sie die entsprechende Zahl in das numerische Feld ein und wählen Sie Tage oder Wochen aus der Dropdown-Liste.
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Erinnerung bis zum Ablauf der Umschläge senden
Die Einstellung Erinnerung bis zum Ablauf der Umschläge senden ermöglicht es Ihnen, zu konfigurieren, wie der Absender daran erinnert werden soll, dass ein gesendeter Umschlag bald abläuft.
Die Einstellung hat zwei Werte: J und N. Um sie zu aktivieren, wählen Sie den Wert J. Wählen Sie anschließend aus, wann die Erinnerungen versendet werden sollen:
- Eine E-Mail pro Umschlag: Wenn diese Option ausgewählt ist, erhält der Absender eine Erinnerungs-E-Mail pro ablaufendem Umschlag.
- Eine E-Mail für alle ablaufenden Umschläge: Wenn Sie diese Option wählen, werden alle ablaufenden Umschläge in einer einzigen Erinnerungs-E-Mail zusammengefasst.
Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für die Option Eine E-Mail pro Umschlag.
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Zugriffsauthentifizierung
Die Einstellung Zugriffsauthentifizierung bietet Ihnen die Möglichkeit, ein Passwort oder einen Code hinzuzufügen, den der Empfänger benötigt, um die Signaturanfrage und/oder das unterzeichnete Dokument zu öffnen, um die Sicherheit zu erhöhen.
Diese Einstellung bietet die folgenden Optionen:
- End-zu-End: Bei Auswahl dieser Option muss der Empfänger ein Passwort eingeben, um das Dokument anzuzeigen und zu unterzeichnen und um das unterzeichnete Dokument einzusehen. Sie können das Passwort zum Zeitpunkt des Versands angeben oder das Passwortfeld leer lassen, damit ein vom System generiertes Passwort erstellt wird. Ob das Passwort an die E-Mail-Adresse des Empfängers gesendet wird oder nicht hängt von den Einstellungen Authentifizierungs-Code per E-Mail senden und An Handy senden aktivieren.
- Erforderlich um signiert zu öffnen: Bei Auswahl dieser Option ist kein Passwort erforderlich, um das Dokument anzuzeigen und zu unterzeichnen, aber ist eins erforderlich um das bereits unterzeichnete Dokument zu öffnen. Sie können das Passwort zum Zeitpunkt des Versands angeben oder das Passwortfeld leer lassen, damit ein vom System generiertes Passwort erstellt wird. Ob das Passwort an die E-Mail-Adresse des Empfängers gesendet wird oder nicht hängt von den Einstellungen Authentifizierungs-Code per E-Mail senden und An Handy senden aktivieren.
- Verifizierung des Unterzeichners: Bei Auswahl dieser Option, muss der Unterzeichner einen 6-stelligen Verifizierungscode eingeben, der ihm zum Öffnen und Unterzeichnen des Dokuments zugesandt wird.
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Authentifizierungs-Code per E-Mail senden
Die Einstellung Authentifizierungs-Code per E-Mail senden bietet Ihnen die Möglichkeit, ein im Textfeld Zugriffsauthentifizierung eingegebenes Passwort per E-Mail an den Empfänger zu senden. Dieser Code wird dann zum Signieren und/oder Öffnen von Dokumenten benötigt, wenn der Unterzeichner die Funktion Zugriffsauthentifizierung verwendet.
Wenn das Kästchen markiert ist, wird das Passwort per E-Mail an den Empfänger geschickt. Wenn das Kästchen nicht markiert ist, wird das für den jeweiligen Umschlag verwendete Passwort nicht an den Empfänger gesandt, sondern muss ihm auf anderem Wege mitgeteilt werden.
Hinweis: Wenn das Passwortfeld leer bleibt, wird ein vom System generiertes Passwort erstellt und dem Empfänger per E-Mail zugesandt, unabhängig davon, ob das Feld Authentifizierungs-Code per E-Mail senden markiert ist oder nicht.
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Jeden Unterzeichner vor dem Absenden überprüfen
Die Einstellung Jeden Unterzeichner vor dem Absenden überprüfen fügt einen zusätzlichen Verifizierungsschritt hinzu, bevor der Unterzeichner das Dokument nach der Unterzeichnung absenden kann, und bietet somit eine doppelte Sicherheit.
Diese Einstellung ist auf den Registerkarten FIRMA und PERSÖNLICH verfügbar. Wenn Sie die in diesem Artikel beschriebenen Optionen nicht sehen und sie hinzufügen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren RPost Customer-Success- oder Sales-Mitarbeiter, um sie zu aktivieren.
- Wenn J (aktiviert) ausgewählt ist, muss nach dem Klicken auf die Schaltfläche Absenden jeder Unterzeichner einen Verifizierungsschritt durchführen, bei dem er den an seine E-Mail oder sein Handy gesendeten Authentifizierungs-Code in das auf der RSign-Unterzeichnungsseite angezeigte Popup-Fenster eingeben muss.
- Wenn N (deaktiviert) ausgewählt ist, ist kein zusätzlicher Verifizierungsschritt nötig, nachdem der Unterzeichner auf die Schaltfläche Absenden geklickt hat.
Verifizierungsschritt
Nachdem der Unterzeichner alle erforderlichen Informationen ausgefüllt hat und auf Absenden klickt, erscheint ein Popup-Fenster, in dem er aufgefordert wird, den per E-Mail und/oder SMS zugesandten Code einzugeben. Nach Eingabe des Codes muss er auf Weiter klicken.
Nachdem auf Weiter geklickt wird, wird das Dokument abgesendet.
Hinweis: Der Code wird dem Unterzeichner per E-Mail und/oder SMS zugeschickt, je nachdem, welche Einstellungen der Absender bei der Erstellung des Dokuments gewählt hat.
Unterschriftenprotokoll in Dokument einbetten
Die Einstellung Unterschriftenprotokoll in Dokument einbetten bietet die Möglichkeit, ein Unterschriftenprotokoll an das endgültige unterzeichnete und ausgefüllte PDF-Dokument anzuhängen, das sowohl für den Absender als auch für den Empfänger erstellt wird.
- Wenn J (aktiviert) ausgewählt ist, wird das Unterschriftenprotokoll an das unterzeichnete und ausgefüllte PDF-Dokument angehängt, das für den Absender und den Empfänger erstellt wird.
- Wenn N (deaktiviert) ausgewählt ist, wird das Unterschriftenprotokoll separat in der E-Mail angehängt, die dem Empfänger mit dem unterzeichneten Dokument zugesandt wird..
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Nacheinander unterschreiben
Die Einstellung Nacheinander unterschreiben bietet die Möglichkeit, ein zu unterzeichnendes Dokument an mehrere Empfänger zu senden, wobei erst nach der Unterschrift des ersten Empfängers der nächste Empfänger unterzeichnen kann, usw.
- Wenn J (aktiviert) ausgewählt ist, können Signaturanfragen, die an mehrere Empfänger gesendet werden, nur unterzeichnet werden, nachdem der vorherige Empfänger unterzeichnet hat. Die Empfänger müssen in der Reihenfolge unterschreiben, in der sie beim Absenden der Signaturanfrage eingetragen sind. Erfahren Sie hier, wie Sie eine Signaturanfrage versenden. - Wenn N (deaktiviert) ausgewählt ist, werden die Signaturanfragen an alle Empfänger auf einmal gesendet.
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Zusammengefügte Dokumente nach dem Unterzeichnen trennen
Die Einstellung Zusammengefügte Dokumente nach dem Unterzeichnen trennen bietet die Möglichkeit, mehrere Dokumente, die als Teil einer einzigen Transaktion zur Unterschrift gesendet werden, als mehrere Dokumente und nicht als ein großes Dokument zurückzusenden.
- Wenn N (deaktiviert) ausgewählt ist, stehen die Dokumente als ein einziges zusammengeführtes Dokument zum Download bereit sobald sie von allen Empfängern unterzeichnet wurden. Der Zustellungsnachweis wird dann dem einzigen zusammengefassten Dokument beigefügt.
- Wenn J (aktiviert) ausgewählt ist, werden die Dokumente während des Unterzeichnens auf der Signieroberfläche zusammen als ein Dokument angezeigt. Sobald die Dokumente jedoch von allen Empfängern unterschrieben wurden, stehen sie als eine Zip-Datei mit den einzelnen Dokumenten zum Download bereit. Jeder Datei ist ein Zustellungsnachweis beigefügt.
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Benennung von zusammengeführten Dokumenten
Die Einstellung Benennung von zusammengeführten Dokumenten ermöglicht es den Benutzern, die Namen von gezippten oder zusammengeführten Dateien zu personalisieren.
- Wenn die Option J (aktiviert) ausgewählt ist, werden drei zusätzliche Einstellungen verfügbar, mit denen die Absender den Namen der Datei anpassen können:
- Datei umbenennen auf:
Name des ersten hochgeladenen Dokuments: Weist der Zip- oder zusammengeführten Datei den Namen der ersten hochgeladenen Datei zu.
Name des letzten hochgeladenen Dokuments: Weist der Zip- oder zusammengeführten Datei den Namen der letzten hochgeladenen Datei zu.
- Präfix zum Dateinamen hinzufügen:
Kein Präfix/Suffix: Fügt dem Dateinamen kein Präfix/Suffix hinzu.
Umschlag-ID: Stellt dem Dateinamen den Namen der Umschlag-ID voran.
Benutzerdefinierter Name: Ermöglicht Ihnen die Eingabe eines benutzerdefinierten Namens.
Verträge: Stellt dem Dateinamen den Namen „Verträge“ voran.
- Suffix zum Dateinamen hinzufügen:
Kein Präfix/Suffix: Fügt dem Dateinamen kein Präfix/Suffix hinzu.
Umschlag-ID: Hängt dem Dateinamen den Namen der Umschlag-ID an.
Verträge: Hängt dem Dateinamen den Namen „Verträge“ an. Datums- und Zeitstempel: Hängt dem Dateinamen ein Datums- und Zeitstempel an.
- Wenn die Option N (deaktiviert) ausgewählt ist, erhält die Zip-Datei standardmäßig den Namen Verträge.zip, und die zusammengeführte Datei erhält den Namen des ersten in den Umschlag hochgeladenen Dokuments.
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Individuelle Fortschrittskontrolle senden
Die Einstellung Individuelle Fortschrittskontrolle senden bietet dem Absender die Möglichkeit, jedes Mal eine E-Mail-Benachrichtigung zu erhalten, wenn jemand ein Dokument unterzeichnet, und das teilweise unterzeichnete Dokument herunterzuladen. Wenn ein Dokument an mehrere Empfänger gesendet wird, erhält der Absender nach jeder Unterschrift eine Benachrichtigung.
- Wenn die Option J (aktiviert) ausgewählt ist, erhält der Absender nach jeder Unterschrift eine Elektronische Signatur Benachrichtigung. Nachdem der letzte Empfänger unterschrieben hat, erhält der Absender eine Dokument unterzeichnet-Benachrichtigung.
- Wenn die Option N (deaktiviert) ausgewählt ist, erhält der Absender nur eine Dokument unterzeichnet-Benachrichtigung, wenn alle Empfänger das Dokument unterzeichnet haben.
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Landingpage nach dem Unterzeichnen
Die Einstellung Landingpage nach dem Unterzeichnen bietet die Möglichkeit, eine URL oder Webadresse hinzuzufügen, an die der Empfänger nach Abschluss einer Signaturanfrage weitergeleitet werden soll.
Diese Funktion steht auch zur Verfügung, wenn eine Signaturanfrage mit Hilfe einer Vorlage gesendet wird. Lesen Sie mehr über Vorlagen-Einstellungen hier.
Hinweis: Diese Funktion ist kostenpflichtig. Wenn Sie diese Funktion beantragen möchten, kontaktieren Sie bitte Ihren RPost Customer-Success- oder Sales-Mitarbeiter.
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Optionen für Anhänge
Die Einstellung Optionen für Anhänge ermöglicht es Ihnen, vom Unterzeichner Anhänge anzufordern und den Empfängern zu erlauben, beim Unterzeichnen von Dokumenten Anhänge hinzuzufügen. Die von den Unterzeichnern hochgeladenen zusätzlichen Dateien erhält nur der Absender und werden als komprimierter Ordner an die E-Mail mit dem endgültigen unterzeichneten Dokument angehängt.
Diese Einstellung bietet die folgenden Optionen:
- Keine: Wird diese Option ausgewählt, ist die Funktion deaktiviert..
- Empfänger dürfen beim Unterzeichnen Dateien anhängen: Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Schaltfläche zum Hochladen von Anhängen für Unterzeichner während des Unterzeichnens sichtbar sein. Empfänger können bis zu 10 Dateien anhängen.
- Anforderung von Anhängen erlauben: Wenn diese Option aktiviert ist, wird bei der Vorbereitung des Umschlags ein Abschnitt Anhänge anfordern eingeblendet, in dem der Absender angeben kann, welche Anhänge die Unterzeichner hinzufügen müssen. Erfahren Sie mehr über das Anfordern von Anhängen. Erfahren Sie auch,wie Sie beim Unterschreiben Dokumente anhängen können.
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Schriftgröße
Die Einstellung Schriftgröße bietet Ihnen die Möglichkeit, die Schriftgröße in Punkten oder Pixeln anzugeben, wenn Sie bei der Vorbereitung eines Umschlags Felder hinzufügen. Die Änderung der Größe kann dazu beitragen, den in den Feldern eingegebenen Text besser auszurichten oder darzustellen.
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An Handy senden aktivieren
Die Einstellung An Handy senden aktivieren bietet Ihnen die Möglichkeit, Signaturanfragen und/oder Zugriffscodes an Empfänger auf deren Handy zu senden.
Hinweis: Diese Funktion ist kostenpflichtig. Wenn Sie diese Funktion aktivieren möchten, kontaktieren Sie bitte Ihren RPost Customer-Success- oder Sales-Mitarbeiter.
Klicken Sie hier, um mehr über die Verwendung von SMS in RSign zu erfahren.
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Standardkanal für das Senden von Textnachrichten
Die Einstellung Standardkanal für das Senden von Textnachrichten ermöglicht es Ihnen, den Standardkanal für den Versand von Signaturanfragen und/oder Zugriffscodes an Empfänger auf deren Mobiltelefonen zu definieren. Sie können zwischen WhatsApp, SMS oder beidem als bevorzugte Versandmethode wählen.
Klicken Sie hier, um mehr über die Verwendung von SMS in RSign zu erfahren.
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E-Mail-Adressen von Dritten in den E-Mails ausblenden
Diese Einstellung verhindert, dass der Empfänger einer Signaturanfrage die E-Mail-Adressen anderer Empfänger einsehen kann. Diese Änderung gilt für alle von RSign an den Empfänger gesendeten Mitteilungen, einschließlich Signaturanfragen, Verifizierungscodes, Erinnerungen, endgültig unterzeichnete Dokumente und Passwortbenachrichtigungen.
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Gemeinsamen Zugriff erlauben
Die Einstellung Gemeinsamen Zugriff erlauben ermöglicht es Benutzern, anderen Benutzern innerhalb ihrer Firma Zugriff auf ihre Umschläge zu gewähren. Diese Option ist nur auf der Registerkarte Firma verfügbar, da sie nur von einem Kundenadministrator aktiviert werden kann.
- Wenn N ausgewählt ist, können die Benutzer ihre Umschläge nicht freigeben.
- Wenn J ausgewählt ist, erscheint in der Registerkarte Persönlich eine neue Unterregisterkarte - Gemeinsamer Zugriff - , die es den Benutzern ermöglicht, ihre Umschläge mit anderen zu teilen.