Try RMail PRE-Crime Services – Die Funktion Auto-Lock ist Teil der Pre-Crime-Lösung und ermöglicht es Ihnen, den Zugriff auf Dokumente einzuschränken, indem sie automatisch das unbefugte Einsehen, Kopieren oder Weitergeben von Dokumenten verhindert und so das Risiko von Datenverletzungen minimiert.
Wenn die Funktion Auto-Lock für den RMail-Dienst aktiviert ist und der Empfänger versucht, über einen sicheren Link in einer eingeschriebenen E-Mail (z. B. eine Signaturanfrage oder ein über File Share geteiltes Dokument) aus einer „roten“ Zone zuzugreifen, wird der Zugriff auf den Inhalt verweigert. Sie erhalten sofort die Möglichkeit, den Zugriff anzufordern.
Es ist wichtig zu beachten, dass der Empfänger die E-Mail weiterhin sehen kann, jedoch nicht den Inhalt innerhalb des sicheren Links.
Sobald der Empfänger auf Zugriff beantragen klickt, muss er eine Nachricht eingeben, in der er erklärt, warum er Zugriff anfordert. Danach muss er auf Antrag senden klicken.
Die den Zugriff beantragende Person erhält eine Bestätigungs-E-Mail, die bestätigt, dass ihre Anfrage erfolgreich übermittelt wurde.
Auf der Seite des Absenders wird, wenn Auto-Lock angewendet wird, eine E-Mail-Benachrichtigung an den Absender gesendet, die ihn darüber informiert, dass der Empfänger nicht auf das Dokument zugreifen konnte.
Fordert der Empfänger den Zugriff an, erhält der Absender eine E-Mail, die der Auto-Lock-Benachrichtigung ähnelt. Diesmal enthält sie jedoch die Nachricht des Empfängers mit der Zugriffsanfrage sowie einen Link zum User Portal, in dem Zugriffsanfragen verwaltet werden können.
Wenn Sie auf den Pfeil klicken, können Sie die Anfrage erweitern und zusätzliche dazugehörige Details einsehen.
Wenn eine Anfrage ausgewählt wird, werden die Optionen Annehmen und Ablehnen verfügbar.
Wenn eine der beiden Optionen ausgewählt wird, erscheint ein Pop-up, in dem der Absender auswählen kann, wer über die Entscheidung benachrichtigt wird und eine Nachricht hinzufügen kann. Unten kann dann mit Annehmen oder Ablehnen bestätigt werden.
Hinweis: Der Ursprüngliche Empfänger ist die Person, an die die E-Mail ursprünglich gesendet wurde, während der Zugriffsanfragende die Person ist, die tatsächlich den Zugriff angefordert hat. Diese beiden Personen müssen nicht identisch sein, da der ursprüngliche Empfänger die E-Mail weitergeleitet haben könnte und der neue Empfänger derjenige sein kann, der den Zugriff anfordert.
Der Zugriffsanfragende erhält eine E-Mail, in der er darüber informiert wird, ob seine Anfrage angenommen oder abgelehnt wurde. Wenn die Anfrage angenommen wurde, enthält die E-Mail einen Link, um auf die zuvor blockierten Informationen zuzugreifen, sowie einen Zugriffscode, der eingegeben werden muss.
Nachdem der Zugangscode eingegeben wurde, klicken Sie auf Absenden.