Try RMail PRE-Crime Services – Wenn Sie eine Signaturanfrage mit der Option Smart Tags der Funktion E-Sign senden, haben Sie die Möglichkeit, dem Dokument Tags hinzuzufügen, um die Informationen anzugeben, die der Empfänger ausfüllen muss. Wenn der Empfänger das Dokument liest, sieht er an den Stellen, an denen sich die Tags befinden, Leerstellen, da die Tags selbst nicht sichtbar sind. Der Empfänger füllt dann die erforderlichen Informationen in entsprechend den im Dokument enthaltenen Tags aus. Die vom Empfänger in diesen Feldern eingegebenen Daten ersetzen später die Tags im endgültigen Dokument.
Klicken Sie hier, um mehr über Tag-Einstellungen zu erfahren.
In diesem Artikel werden die folgenden Themen behandelt:
Standard-Tags
Unterzeichner können ihre Informationen, wie Name, Datum, Titel und Unterschrift, an der gewünschten Stelle im Vertrag mit Hilfe von Standard-Tags eingeben.
Das X im Tag bezeichnet die Unterzeichnungsreihenfolge des Unterzeichner.
Wenn das Dokument von zwei Personen unterzeichnet werden soll, wären die im Dokument verwendeten Tags die folgenden: <<Unterschrift1>> und <<Unterschrift2>>. Die Unterschrift des ersten Unterzeichner (der erste Empfänger des Feldes An: in der E-Mail) erscheint dann an der Stelle <<Unterschrift1>>.
Benutzerdefinierte Tags
Benutzerdefinierte Tags bestehen aus verschiedenen Feldern, die durch ein Komma (,) getrennt sind und zwischen spitzen Klammern (<< >>) stehen. Die Farbe, Schriftart und Schriftgröße jedes Tags wird durch die Farbe, Schriftart und Schriftgröße des Tags selbst definiert. Sie können dies sehen, nachdem das Dokument unterzeichnet wurde und die Werte dem Dokument zugeordnet wurden.
Nomenklatur: <<[ORDER], [LABEL], [FIELD_TYPE + LENGTH], [SIGNER_ORDER], [OPTIONAL]>>
Mit Hilfe der folgenden Tag-Felder können Sie die Tags in einem Word-Dokument definieren:
- Order (Reihenfolge): Ein numerischer Wert, der die Reihenfolge angibt, in der die Felder auf der „Unterzeichnungsseite“ für den Unterzeichner angezeigt werden, von oben nach unten.
Mögliche Werte: natürliche Zahlen (1,2,3, etc.)
- Label (Bezeichnung): Als Bezeichnung des Formularfeldes, das der Unterzeichner ausfüllen soll, wird ein String-Wert angezeigt. Um Kommas als Teil der Zeichenkette zu berücksichtigen, sollte eine Bezeichnung zwischen doppelten Anführungszeichen "" stehen. Wenn leere Anführungszeichen angegeben werden (oder wenn der Tag zwei aufeinanderfolgende Komma-Trennzeichen enthält), wird die Bezeichnung des Feldes leer gelassen.
Mögliche Werte: jedes Zeichen in jeder Sprache, mit einer maximalen Länge von 25 Zeichen.
- Field Type + Length (Feldtyp und Länge): Art des Feldes, die auch für die Validierung der eingegebenen Werte nützlich sein wird.
Mögliche Werte: N = numerisch, AN = alphanumerisch, D = Datum, TS = Zeitstempel, C = Checkbox, S = Signatur + Length (Länge, nur relevant für N- und AN-Feldtypen)
In der folgenden Tabelle finden Sie Beispiele für die verschiedenen Feldtypen, die Sie in einem Word-Dokument verwenden können.
Hinweis: Bei der Erstellung eines Tags muss bei numerischen (N) und alphanumerischen (AN) Feldern die Länge angegeben werden. Beispiel: AN20 bezeichnet ein alphanumerisches Tag, das dem Unterzeichner die Möglichkeit gibt, maximal 20 Zeichen einzugeben. Nach Erreichen der maximalen Länge ist keine weitere Eingabe mehr möglich.
- Signer Order (Unterzeichnerreihenfolge): Dieses Feld wird verwendet, um festzustellen, welcher Tag zu welchem Unterzeichner gehört. Der Wert des Feldes Signer Order entspricht der Reihenfolge, in der die Empfänger im Feld „An“ in der E-Mail angezeigt werden.
Mögliche Werte: natürliche Zahlen (1,2,3, etc.)
- Optionales Feld: Standardmäßig sind alle Tag-Felder in einem Word-Dokument Pflichtfelder. Dies wird in der Web-Benutzeroberfläche durch ein rotes Sternchen (*) an der Feldbezeichnung angezeigt.
Der Absender kann jedoch ein Eingabefeld optional machen, indem er ein „O“ hinzufügt.
Hier sind einige Beispiele für Benutzerdefinierte Tags:
- <<1,”Firmenname”, AN20,1>>
Wird an 1. Stelle von oben nach unten angezeigt, Firmenname, alphanumerisches Feld mit maximal 20 Zeichen, dem Unterzeichner 1 zugeordnet, Pflichtfeld.
- <<2,”Geburtsdatum”, D,2, O>>
Wird an 2. Stelle von oben nach unten angezeigt, Geburtsdatum, Datumsfeld, dem Unterzeichner 2 zugeordnet, optionales Feld.
- <<3, S,1>>
Wird an 3. Stelle von oben nach unten angezeigt, keine zusätzliche Bezeichnung, Unterschriftenfeld, dem Unterzeichner 1 zugeordnet, Pflichtfeld.
- <<4,”Geben Sie bitte Ihren Namen ein”, AN25,1>>
Wird an 4. Stelle von oben nach unten angezeigt, Name, alphanumerisches Feld mit maximal 25 Zeichen, dem Unterzeichner 1 zugeordnet, Pflichtfeld.
Erstellen eines Dokuments mit Smart Tags in der RMail-App für Outlook
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein neues Dokument mit Smart Tags zu erstellen:
1. Öffnen Sie die MS-Office- oder PDF-Datei, die zur Unterschrift gesendet werden soll.
2. Navigieren Sie zu dem Abschnitt des Dokuments, in dem die Daten des Unterzeichners erfasst werden sollen.
3. Geben Sie die erforderlichen Tags auf dem Word- oder PDF-Dokument für den Unterzeichner ein. Sie müssen sicherstellen, dass genügend Leerraum vorhanden ist, damit sich der Text nicht überschneidet und klar und lesbar bleibt, wenn das Tag durch die Angaben des Unterzeichners ersetzt wird.
Bitte beachten Sie die in der nachstehenden Abbildung hervorgehobenen Tags:
4. Speichern Sie das Dokument.
Die Tags erscheinen nicht im Dokument, das der Empfänger unterschreiben soll.
Nach der Überprüfung des Dokuments wird dem Empfänger ein Bildschirm angezeigt, der alle Felder enthält, die anhand der Tags im Dokument ausgefüllt werden müssen.
Die vom Empfänger in diesen Feldern eingegebenen Daten ersetzen die Tags im endgültigen Dokument.