RSign: Preguntas frecuentes

En este artículo encontrará las preguntas más frecuentes y sus respectivas respuestas acerca de RSign.

• Preguntas generales de RSign
• Preguntas acerca del envío de solicitudes de firma
• Preguntas acerca de la experiencia posterior al envío de solicitudes

 

Preguntas generales de RSign

P: ¿Qué es RSign?

R: RSign es un servicio en línea que permite que prepare y envíe documentos para que se firmen electrónicamente, así como también gestionarlos.

 

P: ¿Se puede utilizar RSign en todos los navegadores web?

R: Sí, RSign es compatible y puede utilizarse en Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer, Microsoft Edge, Apple Safari y la mayoría de los otros navegadores actuales y modernos. 

 

P: Me olvidé la contraseña. ¿Qué puedo hacer?

R: Siga los pasos para restablecer su contraseña.

 

P: ¿Expiran las solicitudes de firma electrónica que envío a través de RSign?

R: Las solicitudes de firma electrónica enviadas utilizando RSign van a expirar eventualmente. Sin embargo, los usuarios pueden elegir el plazo para que ello suceda. 

 

P: ¿Por cuánto tiempo se retiene los Datos del Sobre en el sistema de RSign antes de que se borren?

R: En RSign hay tres opciones para manejar tanto la capacidad de ocultar datos como la de retenerlos o borrarlos. Estas son las opciones que pueden configurarse para la Compañía en la sección de Privacidad. Presione los enlaces que se encuentran debajo para leer más acerca de ellos.
- Modo Privado
- Borrar Datos
- Enmascarar Datos

 

P: Si yo agregué un usuario a mi cuenta en RPortal, ¿por qué reciben un mensaje de que su cuenta no existe cuando intentan acceder a RSign?

R: Luego de agregar un usuario en RPortal y asignarle una licencia, el usuario debe crear su cuenta con su email y contraseña en RSign para activar el servicio.

 

P: ¿Cómo creo una cuenta nueva?

R: Siga las siguientes instrucciones para registrar una nueva cuenta.

 

P: ¿Se necesita algún programa especial para firmar un documento con RSign?

R: No. Los destinatarios de las solicitudes de firma no necesitan ningún programa especial para ver y firmar documentos. Tan solo necesitan un navegador de internet en una computadora, tableta, o teléfono móvil. Para más información, lea este artículo acerca de cómo firmar un documento.

 

P: ¿Se puede firmar documentos en un dispositivo móvil?

R: Sí. Se puede firmar las solicitudes de firma electrónica utilizando cualquier teléfono móvil o tableta Android o iOS compatible.

 

P: ¿Pueden acceder más de un usuario a la misma cuenta de RSign a la vez?

R: Sí. Nota: Todo documento que esté siendo editado se guardará cuando el usuario actualice la página.

 

P: ¿Se les cobra a las compañías por los emails cuya entrega falla?

R: Sí. Todo email enviado a través de RSign se cobrará.

 

P: ¿Cuántas unidades se incluyen en la licencia gratuita de RSign?

R: Dos unidades.

 

P: ¿Qué tipo de archivos soporta RSign?

R: Los tipos de archivos que se soportan incluyen las siguientes extensiones: .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .bmp, .gif, .ico, .jpg, .jpeg, .png, .tif, .tiff, .htm, .html, .txt. Presione el siguiente enlace para leer más acerca de las Limitaciones, Especificaciones y Requerimientos de RSign.

 

P: ¿Cuál es el peso acumulado máximo de los archivos en RSign? ¿Cuál es el número máximo de páginas?

R: Los parámetros del servicio de RSign incluyen:
- Peso máximo de cada archivo: 25 MB
- Peso máximo acumulado del sobre: 25 MB
- Cantidad máxima de archivos adjuntos por solicitud de firma enviada: 100
- Cantidad máxima de páginas acumuladas: 500
Para más información, lea las Limitaciones, Especificaciones y Requerimientos de RSign.

 

P: ¿Qué tamaño de papel puede utilizarse en RSign?

R: Se pueden utilizar los siguientes tamaños:
- 8,3 x 11,7 pulgadas (21 x 30 cm)
- 8,5 x 14 pulgadas (22 x 36 cm)
- 8,5 x 11 pulgadas (22 x 28 cm)
Para más información, lea las Limitaciones, Especificaciones y Requerimientos de RSign.

 

P: ¿Dónde puedo encontrar los parámetros de servicios de RSign, como el número máximo de firmantes que se permiten por sobre, o los tipos de archivos que se pueden utilizar?

R: RSign es un servicio de firma electrónica corporativo con parámetros de servicio robustos. is designed to be an enterprise electronic signature service with robust service parameters. Para más información, lea las Limitaciones, Especificaciones y Requerimientos de RSign.

 

P: ¿Los emails de RSign se envían cifrados?

R: RSign envía todos los emails utilizando el protocolo de cifrado Seguridad de capa de transporte (TLS). Los usuarios pueden optar por agregar mayor seguridad mediante el uso de códigos de acceso. Esta funcionalidad permite las siguientes variantes:
- De extremo a extremo: Cuando se selecciona esta opción, se requerirá una contraseña tanto para que el destinatario acceda al documento para revisarlo y firmarlo, como también para ver el documento firmado. La contraseña se puede enviar por email o por SMS.
- Requerido para abrir el documento firmado: Cuando se selecciona, no se necesita una contraseña para ver y firmar los documentos, pero sí para abrir los documentos firmados. La contraseña se enviará una vez que se hayan firmado los documentos.
- Verificación del firmante: Cuando se lo selecciona, el firmante tendrá que ingresar un código de verificación de seis dígitos que se le envía para poder acceder y firmar los documentos.
Presione el enlace para leer más acerca de la Autenticación de acceso.

 

P: ¿Por qué no recibo la copia de los documentos firmados ni notificaciones por email?

R: En el extraño caso de que no reciba los emails generados por RSign, por favor, revise la carpeta de correo no deseado.

 

P: ¿Puedo modificar mi usuario/email de mi cuenta de RSign?

R: La cuenta de los usuarios están atados a sus respectivas direcciones de email. Si uno de ellos necesitara cambiar de email, el equipo de Servicios Profesionales de RPost puede migrar la información a la nueva dirección de email. Si necesita que se realice una migración, por favor, contacte a su representante de Customer Success.

 

P: ¿Puedo guardar información de contactos en RSign?

R: Sí. RSign cuenta con una funcionalidad llamada Contactos, que le permite guardar información necesaria para enviar solicitudes de firma a destinatarios frecuentes. Para agregar o gestionar sus contactos, diríjase a la página de configuración y presione la opción Contactos. Durante el proceso de envío de una solicitud de firma electrónica, podrá presionar el ícono de contactos en la tabla de destinatarios para seleccionar el contacto indicado. Lea más acerca de cómo crear contactos en RSign.

 

P: ¿Puedo acceder a mis documentos enviados y firmados posteriormente?

R: Los documentos firmados con RSign se pueden acceder en la página de Sobres. Lea más acerca de cómo gestionar los documentos firmados en la página de Sobres. De ser necesario, se puede configurar RSign para que no se guarden algunos documentos. Los usuarios de RSign también podrán elegir si borrar manualmente documentos firmados.

 

Preguntas acerca del envío de solicitudes de firma

P: ¿Cuál es la diferencia entre Plantillas y Reglas?

R: Las plantillas permiten preparar documentos y dejarlos listos para ser utilizados para enviar solicitudes de firma sin tener que prepararlos cada vez. Por otro lado, las reglas permiten preparar un documento o formulario como una plantilla, donde los campos que se deben completar son estáticos, pero el documento subyacente que se utiliza es flexible. Un caso de uso de reglas es cuando se debe utilizar el mismo documento pero en diferentes idiomas. La regla estará preparada con los campos ubicados en el lugar correspondiente, de modo que solo se deba elegir la versión del documento a utilizar al momento de usar la regla para enviar una solicitud de firma. Presione en los enlaces para aprender más acerca de Plantillas y Reglas.

 

P: ¿Cómo se puede completar previamente los documentos con mi información antes de enviar la solicitud de firma?

R: RSign cuenta con una opción de Prellenado que puede seleccionarse al momento que agregar destinatarios a un sobre. Tan solo elija esa opción en el menú desplegable Tipo en la tabla de destinatarios cuando esté preparando el sobre. Esto le permite al remitente completar y firmar documentos antes de que se los envíe a los destinatarios correspondientes para que firmen. Lea más sobre la funcionalidad de Prellenado.

 

P: ¿Por qué es que uno de mis colegas no puede ver una plantilla que creé?

R: RSign permite que se compartan plantillas para ayudar a estandarizar documentos, así como también para y agilizar procesos avanzados. El creador de la plantilla y el colega deben contar con la funcionalidad encendida para compartir plantillas. Dicha funcionalidad se encuentra en la sección Plantillas en la página de Configuración de RSign. Una vez que la plantilla se encuentre creada y compartida, los colegas simplemente pueden agregarlos a su lista personal de plantillas y utilizarla. Presione el siguiente enlace para leer más acerca de cómo compartir plantillas.

 

P: ¿Cómo puedo mantener a un colega informado de un sobre para que pueda conocer el estado del proceso de firma?

R: Aquellos usuarios que deseen mantener a un colega informado acerca del estado de un proceso de firma pueden utilizar la opción de Cc al ingresar los destinatarios del sobre. Existen opciones avanzadas para determinar qué información se le enviará al destinatario en copia. Aprenda más de opciones de Cc aquí.

 

P: ¿El destinatario en copia recibirá recordatorios de aquellos sobres que no se firmaron o que están prontos a expirar?

R: Aquellos usuarios que deseen mantener a un colega informado acerca del estado de un proceso de firma pueden utilizar la opción de Cc al ingresar los destinatarios del sobre. Sin embargo, no se los notificará si los documentos no se firman o si están prontos a expirar. Existen opciones avanzadas para determinar qué información se le enviará al destinatario en copia. Aprenda más de opciones de Cc aquí.

 

P: ¿Se puede copiar o redirigir documentos firmados a través de RSign a una casilla de email distinta de aquella que se utilizó para enviar la solicitud?

R: El servicio de RSign permite que los usuarios copien y/o redirijan los documentos firmados a la casilla de email que se designe. El equipo de Servicios Profesionales de RPost podrá ayudarlo a configurarlo, si así lo desea. Tan solo contacte al equipo de Soporte a través de un ticket. Lea más acerca de cómo redirigir documentos.

 

P: ¿Se puede ajustar la ubicación del registro de fecha y hora en los documentos para evitar que se superpongan con información o texto?

R: La ubicación de la impresión de fecha y hora se puede modificar así como también quitar. Para ello, acceda a la sección de Administrador en la página de Configuración de la Compañía. Lea más acerca de el impresión de fecha y hora aquí.

 

P: Mi sesión expiró mientras preparaba un documento. ¿Tras cuánto tiempo de inactividad expira la sesión?

R: El tiempo de inactividad antes de que la sesión del usuario expire y se cierre es de 30 minutos. Después de que transcurren 25 minutos inactivos, el sistema mostrará un mensaje con dos opciones: Permanecer en la aplicación o cerrar la sesión. Para más información, presione el siguiente enlace: Limitaciones, Especificaciones y Requerimientos de RSign.

 

P: ¿Se puede enviar solicitudes de firma a una lista extensa de personas?

R: RSign cuenta con la solución llamada Envío masivo que permite automatizar el envío de muchas solicitudes de firma sin la necesidad de utilizar un conector API ni una integración. Si quiere utilizar esta funcionalidad, pero no la ve disponible, contacte a su ejecutivo de cuentas de RSign. Lea más acerca de Envío masivo aquí.

 

P: ¿Por qué estoy teniendo problemas para cargar un documento en RSign? La aplicación muestra que está cargándolo, pero no avanza de ese estado y luego de un tiempo, me muestra un mensaje de error.
R: Si enfrenta un error al intentar cargar archivos, por favor, siga los siguientes pasos para solucionar el problema: 
- Verifique que el tipo de archivo sea compatible con los soportados por RSign:  .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .bmp, .gif, .ico, .jpg, .jpeg, .png, .tif, .tiff, .htm, .html, .txt.
- Salga de RSign, limpie la memoria cache del navegador, vuelva a ingresar e intente subir el archivo nuevamente.
- Verifique que no haya un firewall que esté bloqueando el acceso a las API de RSign. Ello podría limitar las funcionalidades del servicio. De ser así, agregue a RSign a la lista blanca. Presione el siguiente enlace para leer más acerca de cómo agregar a la lista blanca (whitelisting).

 

P: ¿Cómo puedo preparar una solicitud de firma en el que varios firmantes utilizan la misma dirección de email?

R: Los usuarios de RSign pueden enviar la misma solicitud de firma a dos o más destinatarios que comparten la misma dirección de email. Tan solo deben agregar a cada uno de los destinatarios con sus respectivos nombres en el campo Nombre y asignarles el mismo email a cada uno de ellos. Es importante que se seleccione la caja de envío secuencial. Asimismo, es importante que al agregar los campos a completar en los documentos, esto se asignen correctamente a cada destinatario. Cada firmante recibirá un email donde podrán ver su nombre y un botón para poder acceder a los documentos y completar los campos asignados a ellos. Lea acerca de Firma secuencial aquí.

 

P: ¿Qué es la firma secuencial?

R: La firma secuencial es una configuración que se utiliza para determinar el orden en el que los firmantes accederán a ver y firmar los documentos. Lea más acerca de Firma secuencial aquí.

 

P: ¿Cómo puedo enviar varios documentos para ser firmados y recibirlos firmados como documentos individuales, en lugar de recibir un solo documento con todo el contenido combinado?

R: RSign cuenta con una opción que permite que los documentos de un sobre se devuelvan firmados de manera combinada o separada en los distintos documentos. Se puede configurar en la sección de Envío de la página de Configuración. Lea más acerca de la funcionalidad Separar documentos múltiples después de firmar.

 

P: ¿Por qué es necesario incluir una etiqueta al agregar un campo de texto a un documento cuando se prepara una solicitud de firma?

R: Se requiere agregar una etiqueta a los campos de texto para brindar la información necesaria para que los firmantes sepan qué deben ingresar. Lea más acerca de los distintos campos de información.

 

Preguntas acerca de la experiencia posterior al envío de solicitudes

P: ¿Cómo sé si los documentos que envié se han entregado de manera exitosa?

R: En toda solicitud enviada a través de RSign, se registra el estado en qué se encuentra, como por ejemplo si se envió correctamente, si se entregó, si la firma se encuentra pendiente, o si se firmó. Los usuarios de RSign pueden acceder a la información de sus sobres. Presione el siguiente enlace para leer más sobre los datos de los sobres.

 

P: ¿Qué es y dónde encuentro el ID del sobre?

R: El ID del sobre es un código único de 24 caracteres que se asigna a cada sobre enviado a través de RSign para identificarlo. En la mayoría de los casos, cuando se solicita ayuda a nuestro equipo de soporte por algún asunto relacionado a una transacción de RSign, se le solicitará que brinde el ID del sobre para investigar de manera exhaustiva y correcta.
Puede encontrar el ID del sobre en:
- Emails relacionados con una transacción de RSign: Hay una sección cerca del extremo superior donde encontrará a quién se le envió el sobre, quién lo envió, así como también el ID del sobre.
- La página de Sobres: Aquí es donde encontrará la información de los sobres.
- El documento final de RSign: si la configuración Impresión de fecha y horario en el sobre se encuentra encendido, el ID del sobre se ubicará en una de las cuatro esquinas de cada página del documento final.
- Certificado de firma: El ID del sobre se encontrará en el certificado de firma del documento final de RSign, en la sección de Datos del Sobre.

 

P: ¿Dónde puedo visualizar el proceso de firma de la solicitud que envié?

R: Se podrá visualizar el proceso de firma así como también sus distintas actividades en la página de Sobres. Al presionar el ícono de flecha en el sobre deseado, podrá expandir la información y acceder a los detalles que busca. Hay muchas acciones disponibles en cada sobre. Presione el siguiente enlace para aprender más acerca de la página de Sobres.

 

P: ¿Dónde puedo encontrar los documentos firmados?

R: Los documentos firmados se guardan en la página de Sobres dentro de cada sobre. Se puede expandir la información de cada uno de ellos para visualizar el historial de la transacción y acceder a los documentos. Lea más sobre cómo se guardan los documentos firmados aquí.

 

P: ¿Qué es un certificado de firma?

R: Un certificado de firma es un documento que detalla la firma de cada uno de los firmantes, así como también incluye información del remitente y el firmante. Asimismo, incluye un registro de auditoría y los metadatos relacionados con los documentos del sobre. Aprenda más acerca del certificado de firma aquí.

 

P: ¿Cómo puedo acceder a sobres más antiguos en la página de Sobres?

R: En la parte superior de la página de Sobres, encontrará dos solapas: Actuales y Antiguos. La primera incluye todos los sobres enviados hace menos de 12 meses. La solapa Antiguos es donde encontrará los sobres enviados hace más de 12 meses. Lea más acerca de la página de Sobres aquí.

 

P: Debo enviar un documento a otra dirección de email tras haber enviado la solicitud. Sin embargo, uno de los firmantes ya imprimió su firma. ¿Puedo modificar mi solicitud o debo enviar una nueva?

R: Cuando se desee modificar los destinatarios de una solicitud de firma luego de ser enviada, mientras no se haya firmado por todos las partes involucradas, se podrá reenviar o cancelar la transacción. En el caso de que ningún destinatario haya abierto la solicitud, se podrá actualizar el sobre y volverlo a enviar. Lea más acerca de las acciones en los sobres.

 

P: ¿Puedo cancelar una solicitud de firma una vez que haya sido enviada?

R: Los usuarios que deseen cancelar una solicitud de firma luego de haberla enviado pueden hacerlo siempre que no se haya firmado por todas las partes involucradas. Lea más acerca de las acciones en los sobres.

 

P: ¿Por qué el email Documento completado no cuenta con el documento firmado adjunto?

R: Cuando los documentos firmados superan los 20MB de peso, no se adjuntan. En su lugar, se brinda un enlace para descargarlo.

 

P: ¿Se puede exportar todos los sobres completados?

R: Si necesita que se realice una exportación de sobres, por favor cree un ticket y un miembro del equipo de Servicios Profesionales lo ayudará.