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In RPortal verfügbare Einstellungen

Aktualisiert

Als Kundenadministrator können Sie Einstellungen unternehmensweit oder für bestimmte Benutzer innerhalb Ihres Kontos vornehmen. 

Lesen Sie hier über Firmen- und Benutzereinstellungen im Allgemeinen. 

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In diesem Artikel werden alle in RPortal verfügbaren Einstellungen beschrieben. Hinweis: Die Einstellungen sind in den folgenden Registerkarten gruppiert:

 

 

General Settings (Allgemeine Einstellungen)

Die Registerkarte General Settings (Allgemeine Einstellungen) steht auf Firmen- und Benutzerebene zur Verfügung. Lesen Sie hier mehr über Firmen- und Benutzereinstellungen/a. Dies sind die auf der Registerkarte General settings (Allgemeine Einstellungen) verfügbaren Einstellungen: 

2023-09-18_15-20-09.png

Service Language (Sprache)

Mit der Einstellung Service Language (Sprache) können Sie festlegen, welche Sprache für Service-Benachrichtigungen, wie z. B. Bestätigungs-E-Mails oder Registered Receipt™-Empfangsbestätigungen, verwendet werden soll. Die Sprache ist standardmäßig auf Englisch eingestellt.

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Date Format (Datumsformat)

Mit der Einstellung Date Format (Datumsformat) können Sie festlegen, wie das Datum in Service-Benachrichtigungen, wie z. B. Lesebestätigungs-E-Mails, und in Nutzungsberichten erscheinen soll.

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Local Time Zone (lokale Zeitzone)

Die für die Einstellung Local Time Zone (lokale Zeitzone) ausgewählte Zeitzone, wird in den RMail-System-Benachrichtigungen, wie z. B. Registered Receipt™-Empfangsbestätigungen, wiedergegeben. Standardmäßig wird die Zeitzone UTC (Coordinated Universal Time) verwendet.

 ff.png

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Track & Prove (Verfolgung & Nachweis)

Dies sind die in der Registerkarte Track & Prove (Verfolgung & Nachweis) verfügbaren Einstellungen:

tp.png

Receive Acknowledgement email (Bestätigungs-E-Mail erhalten)

Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, ob die Bestätigungs-E-Mail von allen (Einstellung auf Firmenebene) oder einigen (Einstellung auf Benutzerebene) Benutzern in Ihrem Konto empfangen werden soll. Wenn die Option in RPortal aktiviert (auf Yes gesetzt) oder deaktiviert (auf No gesetzt) ist, ist die Einstellung im Outlook-Plugin oder anderen RMail-Anwendungen irrelevant, da die RPortal-Konfiguration Vorrang hat.

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Send Unmarked By Default (Standardmäßig unmarkiert senden)

Mit der Einstellung Send unmarked by default (Standardmäßig unmarkiert senden) können Sie festlegen, ob E-Mails, die mit RMail-Funktion Track & Prove gesendet werden, standardmäßig ohne Banner gesendet werden sollen. Wenn die Option in RPortal aktiviert (auf Yes gesetzt) oder deaktiviert (auf No gesetzt) ist, ist die Einstellung im Outlook-Plugin oder anderen RMail-Anwendungen irrelevant, da die RPortal-Konfiguration Vorrang hat.

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Track Unmarked Email (Nicht markierte E-Mails verfolgen)

Mit der Einstellung Track unmarked email (Nicht markierte E-Mails verfolgen) können Sie festlegen, ob Sie das Öffnen von E-Mails verfolgen möchten, wenn Sie diese über Track & Prove ohne Banner (unmarkiert) versenden. Selbst wenn Sie sich entscheiden, nicht zu verfolgen, ob die E-Mail geöffnet wurde, erhalten Sie eine Registered Receipt™-Empfangsbestätigung, in der angegeben wird, wann die Nachricht an den RMail-Server zugestellt wurde, sowie ob und wann sie an das Postfach des Empfängers und an den Mailserver zugestellt wurde, oder ob es einen Zustellungsfehler gab.

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Receive Acknowledgement for Secure Reply (Bestätigungs-E-Mail für Sichere Antworten erhalten)

Wenn Sie eine E-Mail mit der RMail-Verschlüsselung senden, hat der Empfänger die Möglichkeit, auf sicher Weise zu antworten. Mit der Einstellung Receive Acknowledgement for Secure Reply (Bestätigungs-E-Mail für Sichere Antworten erhalten) können Sie festlegen, ob Sie eine Bestätigungs-E-Mail für diese Transaktion erhalten möchten.

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Receive Acknowledgement for Registered Reply (Bestätigungs-E-Mail für Eingeschriebene Antworten erhalten)

Bei Nachrichten, die mit der Option Register Reply gesendet werden, wird die Antwort des Empfängers ebenfalls als Registered-Email™ gesendet, wodurch der ursprüngliche Absender einen Nachweis über Inhalt und Zeitpunkt der Antwort des Empfängers in Form einer Registered Receipt-Empfangsbestätigung erhält. Mit der Einstellung Receive Acknowledgement for Registered Reply (Bestätigungs-E-Mail für Eingeschriebene Antworten erhalten) können Sie festlegen, ob Sie eine Bestätigungs-E-Mail für diese Transaktion erhalten möchten.

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Prefix Registered to subject (Registered vor dem Betreff hinzufügen)

Wenn Sie eine E-Mail über RMail senden, wird vor dem Betreff der E-Mail standardmäßig der Präfix Registered (eingeschrieben) hinzugefügt. Die Einstellung Prefix Registered to subject (Registered vor dem Betreff hinzufügen) bietet die Möglichkeit, Registrierte E-Mails ohne diesem Präfix zu senden.

Bei E-Mails, die mit der RMail-Funktion Track & Prove ohne Banner, d.h. ohne Markierung, versendet werden, wird der Präfix Registered nicht hinzugefügt.

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Enable read receipt request (Lesebestätigung anfordern)

Mit der Einstellung Enable read receipt request (Lesebestätigung anfordern) können Sie festlegen, ob der Empfänger Ihrer mit RMail gesendeten E-Mail aufgefordert werden soll, zu bestätigen, dass er die empfangene E-Mail gelesen hat.

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Receipt dispatch delay (all open) (Empfangsbestätigung verzögern (alle geöffnet))

Wenn eine E-Mail über RMail versendet wird, wird innerhalb von zwei Stunden nach dem Versenden der E-Mail eine Registered Receipt-Empfangsbestätigung erstellt und an den Absender zurückgeschickt. Wenn alle Empfänger die E-Mail innerhalb dieser zwei Stunden geöffnet haben, wird die Registered Receipt-Empfangsbestätigung automatisch versendet. Mit der Einstellung Receipt dispatch delay (all open) (Empfangsbestätigung verzögern (alle geöffnet)) können Sie jedoch die Versandzeit der Registered Receipt-Empfangsbestätigung verzögern.

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Encryption (Verschlüsselung)

In der Registerkarte Encryption (Veschlüsselung) stehen folgende Einstellungen zur Verfügung:

enc.png

Encryption method (Verschlüsselungsmethode)

Mit der Einstellung Encryption method Verschlüsselungsmethode können Sie festlegen, ob jede E-Mail, die mit der RMail-Funktion Encryption versendet wird, mit Message Level Encryption (Verschlüsselung auf Nachrichtenebene) oder TLS gesendet werden soll. Wenn die Einstellung in RPortal festgelegt wird (Optionen Message Level Encryption oder Preferred Connect (TLS) ), ist die Einstellung im Outlook-Plugin oder anderen RMail-Anwendungen irrelevant, da die RPortal-Konfiguration Vorrang hat.

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Message level encryption workflow (Workflow für die Verschlüsselung auf Nachrichtenebene)

Mit der Einstellung Message level encryption workflow (Workflow für die Verschlüsselung auf Nachrichtenebene) können Sie festlegen, ob das Passwort zur Entschlüsselung der E-Mail von Ihnen erstellt und an den Empfänger gesendet wird oder ob das Passwort vor Erhalt der verschlüsselten Nachricht vom Empfänger erstellt werden muss. Wenn der MLE-Workflow sowohl auf Unternehmens- als auch auf Benutzerebene auf Set by App (Von App festgelegt) eingestellt ist, gilt standardmäßig die Einstellung Password generated for recipient (Passwort für den Empfänger erstellen).

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TLS Minimum Version (Mindest-TLS-Version)

RMail ermöglicht es Firmen und Benutzern, ein Mindest-TLS-Version (TLS = Transport Layer Security) für die Übertragung festzulegen, wenn die Option Übertragungsverschlüsselung verwendet wird. Dieses Minimum legt die niedrigste TLS-Sicherheitsstufe fest, die auf dem Mailserver des Empfängers erforderlich ist, um die E-Mail mit der Option Übertragungsverschlüsselung zu übertragen. Alle E-Mails, die den festgelegten Mindestwert unterschreiten, werden für den Versand auf Nachrichtenebene verschlüsselt, und der Empfänger muss in diesem Fall ein Entschlüsselungspasswort in das mit AES 256-Bit verschlüsselte PDF-Dokument, in das die Nachricht und die Anhänge eingebettet sind, eingeben.
-Wenn die Option None (Keine) ausgewählt ist, ausgewählt ist, ist keine Mindest-TLS-Version für die Übertragungsverschlüsselung erforderlich.
- Wenn die Option 1.0 ausgewählt ist, ist die Mindest-TLS-Version TLS 1.0
- Wenn die Option 1.1 ausgewählt ist, ist die Mindest-TLS-Version TLS 1.1
- Wenn die Option 1.2 ausgewählt ist, ist die Mindest-TLS-Version TLS 1.2
- Wenn die Option 1.3 ausgewählt ist, ist die Mindest-TLS-Version TLS 1.3

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Automatically send custom decryption password by email (Automatisch personalisierten Entschlüsselungspasswort per E-Mail versenden)

Beim Versenden von auf Nachrichtenebene verschlüsselten E-Mails mit RMail hat der Absender die Möglichkeit zu wählen, welches Entschlüsselungspasswort der Empfänger verwenden muss und ob das Entschlüsselungspasswort per E-Mail versendet werden soll oder nicht. Wenn die Option Automatically send custom decryption password by email (Automatisch personalisierten Entschlüsselungspasswort per E-Mail versenden) aktiviert (auf Y gesetzt) ist, wird das Entschlüsselungspasswort automatisch an den Empfänger der E-Mail gesendet. Wenn die Option in RPortal aktiviert (auf Yes gesetzt) ist, ist die Einstellung im Outlook-Plugin oder anderen RMail-Anwendungen irrelevant, da die RPortal-Konfiguration Vorrang hat.

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Allow recipient to retrieve decryption password by email (Dem Empfänger erlauben, das Entschlüsselungspasswort per E-Mail abzurufen)

Wenn die Einstellung Allow recipient to retrieve decryption password by email (Dem Empfänger erlauben, das Entschlüsselungspasswort per E-Mail abzurufen) aktiviert ist, erhält der Empfänger einer auf Nachrichtenebene verschlüsselten E-Mail einen Link, über den er das Passwort zur Entschlüsselung der empfangenen E-Mail abrufen kann.

MLE.png

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Allow recipient to create decryption password (Dem Empfänger erlauben, ein Entschlüsselungspasswort zu erstellen)

Wenn die Einstellung Allow recipient to create decryption password (Dem Empfänger erlauben, ein Entschlüsselungspasswort zu erstellen) aktiviert ist, erhält der Empfänger einer auf Nachrichtenebene verschlüsselten E-Mail einen Link, über den er ein Passwort zur Entschlüsselung der E-Mail erstellen kann.

MLE.png

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Encryption attachment option (Zugriffsoptionen für Anhänge)

Wenn auf Nachrichtenebene verschlüsselte E-Mails Anhänge enthalten, kann auf diese auf verschiedene Weise zugegriffen werden. Mit der Einstellung Encryption attachment option (Zugriffsoptionen für Anhänge) können Sie festlegen, wie der Empfänger diese Anhänge öffnen kann.

- Wenn die Option Located in Encrypted PDF (In der verschlüsselten PDF) ausgewählt ist, kann auf die Anhänge im Anhangsbereich des PDF-Programms zugegriffen werden. - Wenn die Option Located in RMail Secure Web Portal (Im RMail Secure Web Portal) ausgewählt ist, kann auf die Anhänge durch Klicken auf die gelbe Schaltfläche Attachments (Anhänge) zugegriffen werden. Sie werden auf eine sichere Website weitergeleitet, von der Sie den Anhang herunterladen können.
- Wenn die Option Both (Beides) gewählt wird, sind die Anhänge sowohl in der PDF-Datei als auch auf der sicheren Website zugänglich.

Je nach gewählter Option werden die entsprechenden Anweisungen angezeigt, die der Empfänger befolgen muss.

att instructions.png

Das nachstehende Beispiel zeigt, wie der Empfänger die beiden Optionen nutzen kann.

att buttons.png

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Encryption attachment download expiration (Download-Frist für Anhänge)

Wenn auf Nachrichtenebene verschlüsselte E-Mails Anhänge enthalten, können Sie festlegen, wie lange diese heruntergeladen werden können, wenn der Zugriff über die sichere Website erfolgen soll. Standardmäßig ist diese Frist auf 14 Tage eingestellt, kann aber auf jeden Wert zwischen 1 und 90 Tagen geändert werden.

2023-09-28_13-02-28.png

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Sender receives a notification by email if the secured RMail file is being downloaded (Absender beim herunterladen der sicheren RMail-Datei benachrichtigen)

Wenn auf Nachrichtenebene verschlüsselte E-Mails Anhänge enthalten und diese über die sichere Website abgerufen und heruntergeladen werden, erhält der Absender eine Dateidownload-Benachrichtigung mit Informationen wie Datum und Uhrzeit des Versands der E-Mail sowie Datum und Uhrzeit des Downloads des Anhangs.

2023-09-28_13-07-28.png

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Enable Secure Reply feature (Sichere Antwort aktivieren)

Datenschutzverletzungen passieren oft, wenn Menschen E-Mails auf unsichere Weise weiterleiten oder beantworten. RMail bietet den Empfängern von verschlüsselten E-Mails die Möglichkeit, sicher zu antworten und so das Risiko von Datenschutzverletzungen zu verringern.
- Wenn diese Option aktiviert (auf Yes gesetzt) ist, wird beim Empfang einer verschlüsselten RMail-E-Mail ein Link zum sicheren Antworten angezeigt. Hinweis: Es sind zwei Yes-Optionen verfügbar. Die in Klammern gesetzte Zahl gibt die zulässige Anzahl von Antworten für die sichere E-Mail-Nachricht an.

secure reply.png

- Wenn diese Option deaktiviert (auf No gesetzt) ist, ist kein Link sichtbar.

no secure reply.png

Lesen Sie mehr über sichere Antworten hier.

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Secure Reply Enabled For (Sichere Antwort aktiviert für)

Mit der Einstellung Secure Reply Enabled For (Sichere Antwort aktiviert für) können Sie festlegen, ob die Funktion Secure Reply (Sichere Antwort) für beide Verschlüsselungsmethoden oder nur für eine bestimmte Methode aktiviert werden soll.

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Secure Reply Encryption Method (Verschlüsselungsmethode für sichere Antworten)

Mit der Einstellung Secure Reply Encryption Method (Verschlüsselungsmethode für sichere Antworten) können Sie die Verschlüsselungsmethode auswählen, die der Empfänger verwenden soll, wenn er über den Link für sichere Antworten antwortet. Sie können zwischen den folgenden Optionen wählen:

- Same as Initial Secure Message (gleiche Methode wie die ursprüngliche Nachricht): Die sichere Antwort verwendet die gleiche Verschlüsselungsmethode wie die ursprüngliche Nachricht.

- Message Level Encryption (Verschlüsselung auf Nachrichtenebene): Alle Sichere-Antwort-E-Mails werden mit MLE gesendet, unabhängig davon, ob die ursprüngliche Nachricht mit TLS oder MLE gesendet wurde.

- TLS: Alle Sichere-Antwort-E-Mails werden mit TLS gesendet, unabhängig davon, ob die ursprüngliche Nachricht mit TLS oder MLE gesendet wurde.

 

Secure Reply landing page (Landing-Page für sichere Antworten)

Mit der Einstellung Secure Reply landing page (Landing-Page für sichere Antworten) können Sie festlegen, wohin der Empfänger einer mit RMail-Encryption gesendeten E-Mail geleitet werden soll, wenn er über RMail sicher antwortet.

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Enable copy me Secure Reply feature (Mich kopieren bei sicheren Antworten aktivieren)

Wenn diese Funktion aktiviert (auf Yes gesetzt) ist, können die Empfänger verschlüsselter E-Mails, die mit der Funktion Sichere Antwort antworten möchten, wählen, ob sie eine Kopie der gesendeten E-Mail erhalten möchten.

copy me.png

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Mask subject text (Betreff maskieren)

Wenn die Einstellung Mask subject text (Betreff maskieren) (Betreff maskieren) aktiviert (auf Yes gesetzt) wird, wird eine Reihe von Feldern angezeigt, in denen Sie festlegen können, wie die Betreffzeile beim Senden von registrierten E-Mail-Nachrichten lauten soll.

2023-10-01_13-29-34.png

Sie können den Betreff für einen oder mehrere Dienste maskieren und auch für jeden Dienst verschiedene Texte verwenden.

Sie können auch entscheiden, ob der ursprüngliche Betreff oder der benutzerdefinierte Betreff in Bestätigungen und Berichten angezeigt werden soll.

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Electronic Signatures (E-Signaturen)

Dies sind die auf der Registerkarte Electronic Signatures (E-Signaturen) verfügbaren Einstellungen:

es.png

E-Sign agreements available for signature (Verfügbarkeit der Dokumente zur Unterzeichnung)

Die Einstellung E-sign agreements available for signature (Verfügbarkeit der Dokumente zur Unterzeichnung) bestimmt, wie lange ein Empfänger einer Signaturanfrage Zeit hat, auf die Signaturschnittstelle zuzugreifen und das Dokument zu unterzeichnen. Standardmäßig können Dokumente 14 Tage lang abgerufen und signiert werden, bevor die Anfrage abläuft.

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E-sign invitation configurable (E-Signatur-Einladung konfigurierbar)

Ist die Einstellung E-sign invitation configurable (E-Signatur-Einladung konfigurierbar) aktiviert, bietet sie die Möglichkeit, den Text der E-Mail mit der Einladung anzupassen.

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E-sign invitation (100 characters max) (E-Signatur-Einladung (max. 100 Zeichen))

Wenn die Einstellung E-sign invitation configurable (E-Signatur-Einladung konfigurierbar) aktiviert ist, wird das Textfeld E-sign invitation (100 characters max) (E-Signatur-Einladung (max. 100 Zeichen)) verfügbar, in welches der Absender die Nachricht eingeben kann, die in der E-Signatur-Einladung erscheinen soll. Die Standardnachricht lautet A document has been sent for you to review and electronically sign (Sie haben ein Dokument zur Überprüfung und Unterzeichnung erhalten).

esign.png

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Days before first reminder (Tage vor der ersten Erinnerung)

Mit der Einstellung Days before first reminder (Tage vor der ersten Erinnerung) können Sie festlegen, wieviele Tage nach dem Senden der Signaturanfrage eine erste Erinnerung an den Empfänger gesendet wird, wenn er das Dokument noch nicht unterzeichnet hat.

Hinweis: Bei der Option nacheinander unterschreiben werden die Erinnerungen weder an die Benutzer, die das Dokument noch nicht erhalten haben (weil der vorherige Unterzeichner noch nicht unterzeichnet hat), noch an die Empfänger, die schon unterzeichnet haben, gesendet.

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Days between reminders (Tage zwischen den Erinnerungen)

Mit der Einstellung Days between reminders (Tage zwischen Erinnerungen) können Sie festlegen, in welchen Zeitabständen die Erinnerungen an die Empfänger, die noch nicht unterzeichnet haben, gesendet werden. Sie können die Anzahl der Tage festlegen, die zwischen jeder an den Empfänger gesendeten Erinnerung vergehen sollen, bis das Dokument signiert ist.

Hinweis: Bei der Option nacheinander unterschreiben werden die Erinnerungen weder an die Benutzer, die das Dokument noch nicht erhalten haben (weil der vorherige Unterzeichner noch nicht unterzeichnet hat), noch an die Empfänger, die schon unterzeichnet haben, gesendet.

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Days before expiration reminder (Erinnerung vor dem Ablauf des Dokuments)

Mit der Einstellung Days before expiration reminder (Erinnerung vor dem Ablauf des Dokuments) können Sie festlegen, wie viele Tage vor dem Ablauf des Dokuments der Empfänger eine Erinnerung zur Unterzeichnung erhalten soll.

Hinweis: Bei der Option nacheinander unterschreiben werden die Erinnerungen weder an die Benutzer, die das Dokument noch nicht erhalten haben (weil der vorherige Unterzeichner noch nicht unterzeichnet hat), noch an die Empfänger, die schon unterzeichnet haben, gesendet.

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Document annotation (Dokumentbearbeitung)

Mit dieser Einstellung können Sie konfigurieren, in wie fern der Unterzeichner das Dokument bearbeiten kann. Dies gilt spezifisch, wenn die Signaturanforderung über die Option E-Paper erstellt wurde.

- Draw, Sign and Add Text (Zeichnen, unterschreiben und Text hinzufügen): Unterzeichner können entweder mit dem Cursor oder einem Touchscreen-Gerät direkt auf dem Dokument zeichnen. Außerdem können die Unterzeichner ihre Unterschrift an das Dokument anhängen und Text einfügen.
- Sign and Add Text (Unterschreiben und Text hinzufügen): Unterzeichner können ihre Unterschrift und Text in das Dokument einfügen.
- No Annotation (Keine Bearbeitung): Der Unterzeichner kann dem Dokument weder Anmerkungen, noch Zeichnungen oder zusätzlichen Text hinzufügen. In diesem Fall fügt der Unterzeichner seine Signatur im nächsten Schritt des Signaturprozesses hinzu, nachdem er auf Next (Weiter) geklickt hat.

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Signing order (Signierreihenfolge)

Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, ob die Empfänger der RMail E-Sign-Anfrage nacheinander (Sequential) oder nach dem Winhundprinzip (First come) unterzeichnen sollen.

Standardmäßig ist diese Einstellung auf First come eingestellt.

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E-sign show client code (Kundencode in E-Signatur anzeigen)

Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, ob der Kundencode, den Sie beim Erstellen der Signaturanfrage eingeben, im endgültigen Signaturzertifikat erscheinen soll.

client code0.png
client code.png

Wenn die Option in RPortal aktiviert (auf Yes gesetzt) oder deaktiviert (auf No gesetzt) ist, ist die Einstellung im Outlook-Plugin oder anderen RMail-Anwendungen irrelevant, da die RPortal-Konfiguration Vorrang hat.

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Add signature certificate to the signed contract (Signaturzertifikat zum unterzeichneten Vertrag hinzufügen)

Mit dieser Einstellung können Sie wählen, ob das Signaturzertifikat am Anfang oder am Ende des signierten Dokuments angehängt werden soll, oder ob es überhaupt nicht angehängt werden soll.

- First Page (erste Seite): Das Signaturzertifikat wird am Anfang des Dokuments angehängt.
- Last Page (letzte Seite): Das Signaturzertifikat wird am Ende des Dokuments angehängt.
- Off: Das Signaturzertifikat wird im Dokument nicht angezeigt.

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Signing method (Signiermethode)

Mit der Einstellung Signing method (Signiermethode) können Sie festlegen, wie der Empfänger einer RMail E-Sign-Anfrage das Signaturfeld ausfüllen soll:
- Wenn die Option Type only (Nur Tippen) ausgewählt ist, kann der Unterzeichner beim Ausfüllen einer Signaturanfrage seinen Namen eintippen. - Wenn die Option Draw only (Nur Zeichnen) ausgewählt ist, kann der Unterzeichner beim Ausfüllen einer Signaturanfrage seinen Namen in der dafür vorgesehenen Zeichenfläche zeichnen. - Wenn die Option Type and Draw (Tippen und Zeichnen) ausgewählt ist, kann der Unterzeichner wählen, ob er seinen Namen tippen oder zeichnen möchte.

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Attached pdf to signing invitation email (PDF zur E-Mail mit der Signatur-Einladung beifügen)

Mit der Einstellung Attached pdf to signing invitation email (PDF zur E-Mail mit der Signatur-Einladung beifügen) kann der Absender wählen, ob der Empfänger das PDF-Dokument zur Unterzeichnung als Anhang in der E-Mail erhalten soll.

pdf.png

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Signature authentication mark (Signatur-Authentifizierungszeichen)

Die Einstellung Signature authentication mark Signatur-Authentifizierungszeichen ermöglicht das Hinzufügen eines Authentifizierungszeichens zur Signatur. Dies erhöht die Glaubwürdigkeit und Vertrauenswürdigkeit des Dokuments.

Wenn die Einstellung auf Y gesetzt ist, erscheint das Authentifizierungszeichen auf dem endgültigen Dokument.

Hinweis: Das Authentifizierungszeichen ist auch für den Unterzeichner zum Zeitpunkt der Unterzeichnung sichtbar.

mark.png

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Signer label on signature certificate (Unterzeichner-Label auf dem Signaturzertifikat)

Die Einstellung Signer label on signature certificate (Unterzeichner-Label auf dem Signaturzertifikat) das Label, das auf dem Signaturzertifikat erscheint. Dieses Label kann je nach gewählter Option variieren.

- Wenn Signer 1 label: Signed By (Unterzeichner 1 Label: Unterzeichnet von) ausgewählt ist, erscheint vor dem Namen des Unterzeichenrs Signed By (Unterzeichnet von).

signed by.png

- Wenn Signer 1 label: Created By (Unterzeichner 1 Label: Erstellt von) ausgewählt ist, erscheint vor dem Namen des Unterzeichenrs Created By (Erstellt von).

created by.png

- Wenn Signer 2 label: Review by (Unterzeichner 2 Label: Überprüft von) ausgewählt ist, lautet das Label für den ersten Unterzeichner Signed by (Unterzeichnet von), und für den zweiten Unterzeichner Reviewed by (Überprüft von).

reviewed.png

- Wenn Signer 3 label: Review by Review by (Unterzeichner 3 Label: Überprüft von) ausgewählt ist, lautet das Label für den ersten und zweiten Unterzeichner Signed by (Unterzeichnet von), und für den dritten Unterzeichner Reviewed by (Überprüft von).

third.png

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Send signing notice (Unterschriftsbenachrichtigung)

Wenn die Einstellung Send signing notice (Unterschriftsbenachrichtigung) auf Y (aktiviert) gesetzt ist, erhält der Absender jedes Mal, dass ein Empfänger das Dokument unterzeichnet, eine Benachrichtigung. Dies erleichtert die Echtzeitverfolgung des Unterzeichnungsprozesses, wenn mehrere Parteien beteiligt sind.

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Separate multiple documents after signing (Zusammengefügte Dokumente nach dem Unterzeichnen trennen)

Mit der Einstellung Separate multiple documents after signing (Zusammengefügte Dokumente nach dem Unterzeichnen trennen) können Dokumente, die zusammen als eine einzige Transaktion zur Signatur gesendet werden, als separate Dokumente und nicht als ein einziges Dokument zurückgesendet werden.

- Wenn No (deaktiviert) ausgewählt ist, werden die Dokumente, sobald sie von allen Empfängern signiert sind, als ein einziges zusammengeführtes Dokument zum Download bereitgestellt. - Wenn Yes-PDF (aktiviert) ausgewählt ist, werden die Dokumente während des Unterzeichnens auf der Signieroberfläche als ein Dokument gestapelt angezeigt. Die endgültigen unterzeichneten Dokumente werden jedoch als separate Dateien bereitgestellt.
- Wenn Yes-ZIP (aktiviert) ausgewählt ist, werden die Dokumente während des Unterzeichnens auf der Signieroberfläche als ein Dokument gestapelt angezeigt. Sobald die Dokumente von allen Empfängern unterschrieben sind, stehen sie als eine Zip-Datei mit den einzelnen separaten Dokumenten zum Download bereit.

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Allow one-click signing from non-recipients (Ein-Klick-Signatur von Nicht-Empfängern zulassen)

Die Einstellung Allow one-click signing from non-recipients (Ein-Klick-Signatur von Nicht-Empfängern zulassen) legt fest, ob im Falle einer Ein-Klick-Signaturanfrage (bei der ein Dokument einfach durch das Beantworten einer E-Mail signiert wird) nur der vorgesehene Empfänger seine Signatur einfügen kann, oder ob auch andere, die die weitergeleitete E-Mail erhalten, das Dokument signieren können.

- Wenn aud Y gesetzt (aktiviert): Nicht nur der ursprünglich vorgesehene Empfänger, sondern auch jeder, der eine weitergeleitete E-Mail erhält, kann das Dokument mit der One-click-E-Signatur-Methode unterschreiben.
- Wenn auf N gesetzt (deaktiviert): Nur der ursprüngliche Empfänger darf die One-click-Signaturanfrage signieren.

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E-sign landing page ("Accept") (E-Signatur-Landing-Page („Akzeptieren“))

Mit der Einstellung E-sign landing page ("Accept") (E-Signatur-Landing-Page („Akzeptieren“)) können Sie festlegen, wohin der Empfänger einer mit RMail E-Sign gesendeten Signaturanfrage nach dem Unterzeichnen geleitet werden soll.

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E-sign landing page ("Decline") (E-Signatur-Landing-Page („Ablehnen“))

Mit der Einstellung E-sign landing page ("Accept") (E-Signatur-Landing-Page („Akzeptieren“)) können Sie festlegen, wohin der Empfänger einer mit RMail E-Sign gesendeten Signaturanfrage geleitet werden soll, wenn er die Signatur ablehnt.

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File Share (Dateifreigabe)

Dies sind die auf der Registerkarte File Share verfügbaren Einstellungen:

fs.png

 

File retrieval link available for download (Dateiabruf-Link zum Download verfügbar)

Mit der Einstellung File retrieval link available for download (Dateiabruf-Link zum Herunterladen verfügbar) können Benutzer die Anzahl der Tage festlegen, die ein Download-Link für eine Datei aktiv bleibt.

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One-time file download (Einmaliger Datei-Download)

Mit der Einstellung One-time file download (Einmaliger Datei-Download können Benutzer festlegen, ob eine über File Share gesendete Datei vom Empfänger nur einmal oder mehrmals heruntergeladen werden kann.

- Wenn aud Y gesetzt (aktiviert): Die Empfänger können die Dateien nur einmal herunterladen.
- Wenn auf N gesetzt (deaktiviert): Die Empfänger können die Dateien so oft herunterladen, wie sie möchten.

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Reminder before the file expires if the download link has not been clicked (Erinnerung vor Ablauf der Datei, wenn der Download-Link nicht angeklickt wurde)

Mit der Einstellung Reminder before the file expires if the download link has not been clicked (Erinnerung vor Ablauf der Datei, wenn der Download-Link nicht angeklickt wurde), können Benutzer festlegen, ob Erinnerungen an Empfänger gesendet werden sollen, die noch keine über File Share freigegebenen Dateien heruntergeladen haben, um den rechtzeitigen Zugriff auf wichtige Dokumente vor Ablauf des Download-Links sicherzustellen.

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Sender receives a notification by email if the File Share is being downloaded (Absender erhält eine Benachrichtigung per E-Mail, wenn die Datei heruntergeladen wird)

Mit der Einstellung Sender receives a notification by email if the File Share is being downloaded (Absender erhält eine Benachrichtigung per E-Mail, wenn die Datei heruntergeladen wird) können Benutzer auswählen, ob sie eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten möchten, wenn Empfänger über File Share freigegebene Dateien herunterladen.

fileshare.jpg

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Automatically send Registered Receipt email by File Share when over this size (Registered-Receipt-E-Mail ab dieser Größe automatisch über File Share senden)

Die Einstellung Automatically send Registered Receipt email by File Share when over this size (Registered-Receipt-E-Mail ab dieser Größe automatisch über File Share senden) erlaubt es Ihnen, die Größe festzulegen, ab welcher Registered-Receipt-E-Mails über File Share versendet werden sollen.

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Email Routing (E-Mail-Weiterleitung)

Dies sind die auf der Registerkarte Email Routing (E-Mail-Weiterleitung) verfügbaren Einstellungen:

email routing.png

Receipt copy address (Adresse für Kopien von Registered Receipts)

Wenn das Feld Receipt copy address (Adresse für Kopien von Registered Receipts) ausgefüllt ist, wird eine Kopie aller für Ihr Konto erstellten Registered-Receipt-Empfangsbestätigungen an die eingegebene E-Mail-Adresse gesendet.

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Receipt re-route address (Adresse für die Weiterleitung von Registered Receipts)

Wenn das Feld Receipt re-route address (Adresse für die Weiterleitung von Registered Receipts) ausgefüllt ist, werden alle für Ihr Konto erstellten Registered-Receipt-Empfangsbestätigungen an die eingegebene E-Mail-Adresse statt an den E-Mail-Absender gesendet.

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E-signed emails copy address (Adresse für Kopien von e-signierten E-Mails)

Wenn das Feld E-signed emails copy address (Adresse für Kopien von e-signierten E-Mails) ausgefüllt ist, wird eine Kopie aller über RMail unterzeichneten E-Mails an die eingegebene E-Mail-Adresse gesendet.

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E-signed emails re-route address (Adresse für die Weiterleitung von e-signierten E-Mails)

Wenn das Feld E-signed emails re-route address (Adresse für die Weiterleitung von e-signierten E-Mails) ausgefüllt ist, werden alle über RMail unterzeichneten E-Mails an die eingegebene E-Mail-Adresse statt an den E-Mail-Absender gesendet.

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Acknowledgement re-route address (Adresse für die Weiterleitung von Bestätigungen)

Wenn das Feld Acknowledgement re-route address (Adresse für die Weiterleitung von Bestätigungen) ausgefüllt ist, werden für Ihr Konto erstellten Bestätigungs-E-Mails an die eingegebene E-Mail-Adresse gesendet.

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File Share download notice copy address (Adresse für Kopien von File-Share-Download-Benachrichtigungen)

Wenn das Feld File Share download notice copy address (Adresse für Kopien von File-Share-Download-Benachrichtigungen) ausgefüllt ist, wird eine Kopie aller Benachrichtigungen, dass die über File Share gesendeten Dateien heruntergeladen wurden, an die eingegebene E-Mail-Adresse gesendet.

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File Share download notice re-route address (Adresse für die Weiterleitung von File-Share-Download-Benachrichtigungen)

Wenn das Feld File Share download notice re-route address (Adresse für die Weiterleitung von File-Share-Download-Benachrichtigungen) ausgefüllt ist, werden alle Benachrichtigungen, dass die über File Share gesendeten Dateien heruntergeladen wurden, an die eingegebene E-Mail-Adresse statt an den E-Mail-Absender gesendet.

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Secure Mail download notice copy address (Adresse für Kopien von Secure-Mail-Download-Benachrichtigungen)

Wenn das Feld Secure Mail download notice copy address (Adresse für Kopien von Secure-Mail-Download-Benachrichtigungen) ausgefüllt ist, wird eine Kopie aller Benachrichtigungen, dass die über den RMail-Verschlüsselungs-Dienst gesendeten Dateien heruntergeladen wurden, an die eingegebene E-Mail-Adresse gesendet.

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Secure Mail download notice re-route address (Adresse für die Weiterleitung von Secure-Mail-Download-Benachrichtigungen)

Wenn das Feld Secure Mail download notice re-route address (Adresse für die Weiterleitung von Secure-Mail-Download-Benachrichtigungen) ausgefüllt ist, werden alle Benachrichtigungen, dass die über den RMail-Verschlüsselungs-Dienst gesendeten Dateien heruntergeladen wurden, an die eingegebene E-Mail-Adresse statt an den E-Mail-Absender gesendet.

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Customizing Email Routing settings precedence (Vorrang von E-Mail-Weiterleitungseinstellungen)

Die Firmeneinstellungen (Company) haben in der Regel Vorrang vor den Benutzereinstellungen (User). Kundenadministratoren haben jedoch die Möglichkeit, den Benutzereinstellungen in bestimmten Fällen Vorrang vor den Firmeneinstellungen einzuräumen. Dies kann mit Hilfe der Spalte Override Settings (Einstellungen außer Kraft setzen) erfolgen. Wenn ein Kundenadministrator das Kontrollkästchen Override Settings (Einstellungen überschreiben) für ein bestimmtes Feld aktiviert, erscheint die Schaltfläche Add/Edit (Hinzufügen/Bearbeiten), über die er die E-Mail-Adresse des Benutzers angeben kann, dessen Einstellungen Vorrang vor den Firmeneinstellungen haben sollen. Nachdem Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers eingegeben haben, klicken Sie auf die grüne Schaltfläche Save (Speichern). Die E-Mail-Adresse des Benutzers wird gespeichert, und seine Einstellungen haben dann Vorrang.

reroute2.png

 

Contacts (Kontakte)

Auf der Registerkarte Contacts (Kontakte) können Sie die Kontaktdaten von Kunden und Klienten speichern. Sie können:

Ein Kontakt hinzufügen

1. Klicken Sie auf Add contact (Kontakt hinzufügen). Es erscheint ein Pop-up-Fenster, in dem Sie aufgefordert werden, die Daten des Kontakts einzugeben. Klicken Sie anschließend auf Save Contact (Kontakt speichern).

- Read only (Nicht bearbeitbar): Wenn diese Option aktiviert ist, können Benutzer den Kontakt verwenden, aber nicht bearbeiten.
- Share contact across the company users (Kontakt für Benutzer der Firma freigeben): Wenn diese Option ausgewählt ist, können alle Benutzer innerhalb der Firma den Kontakt sehen, wenn sie eine E-Mail über RMail online senden.

contacts.png

 

Kontakte importieren

Mit dieser Option können Sie mehrere Kontakte auf einmal hinzufügen.

1. Klicken Sie auf Import contacts (Kontakte importieren). Es erscheint ein Pop-up-Fenster, in dem Sie aufgefordert werden, das Musterformular für den Upload Ihrer Wahl herunterzuladen.

import.png

2. Füllen Sie das Upload-Formular aus und speichern Sie es.

sss.png

3. Klicken Sie auf Browse (Durchsuchen), um das ausgefüllte Upload-Formular hinzuzufügen, und klicken Sie dann auf Upload (Hochladen).

browse.png
upload.png

4. Die Kontakte werden nun verfügbar sein.

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