Pestaña Administrar

En la pestaña Administrar puede encontrar todos los RPD generados y enviados, y administrarlos. Puede seguir controlando el RPD y aplicar medidas de seguridad adicionales más allá de las que ya haya aplicado en las pestañas Crear o Enviar, garantizando un control total sobre quién puede ver e interactuar con el documento.

Nota: quienes tengan el rol de Administrador de cliente podrán ver y administrar los RPD creados por los usuarios de su empresa, además de los propios.

Dentro de la pestaña Administrar, encontrará tres secciones clave: Todos los elementos, que muestra todos los RPD generados y enviados, proporcionando una vista general completa de sus documentos; Vista de carpetas, donde puede organizar sus RPD en distintas carpetas para facilitar su gestión y acceso; y Gestión de acceso, donde podrá ver las solicitudes de acceso pendientes y decidir si concede acceso a los documentos solicitados. Cada sección incluye una barra de Buscar y filtrar en la parte superior para ayudarle a encontrar fácilmente los RPD específicos que busca.

Al hacer clic en el icono de tabla para personalizar la disposición según sus preferencias. Puede arrastrar y soltar una columna desde la sección Columnas disponibles hacia Columnas seleccionadas, y viceversa. Alternativamente, puede seleccionar una columna marcando la casilla junto a ella y luego utilizar el botón de flecha para moverla al otro lado. Si una columna admite ordenamiento, se mostrará un indicador correspondiente. La sección Columnas seleccionadas debe contener un mínimo de seis columnas y un máximo de siete.

Este artículo cubre los siguientes temas:

• Control después del envío
• Expirar y reactivar un documento
• Activar/Bloquear a un destinatario específico
• Eliminar un documento
• Vista de carpetas: organizar y compartir sus RPD en carpetas
• Gestión de acceso

Control después del envío

Puede seleccionar un documento haciendo clic en el ícono de flecha para expandirlo y ver toda la información relacionada.

Nota: la función de búsqueda le permite revisar los registros utilizando múltiples filtros basados en diversos criterios de manera simultánea.

. Controlar estado: puede ver todas las configuraciones asignadas al documento en el momento de su creación o envío, como la fecha de expiración, las regiones restringidas, las restricciones por página o si se estableció una marca de agua, entre otras.

Haga clic en el ícono de lápiz para editar las propiedades existentes, incluido el nivel de seguridad.

Ajuste la configuración según sea necesario y haga clic en Guardar en la parte inferior para aplicar los cambios.

Nota: al disminuir el nivel de seguridad, los campos que no son relevantes para el nivel seleccionado se deshabilitan. Por el contrario, al incrementar el nivel, se habilitan los campos correspondientes al nivel de seguridad elegido.

Un ícono de Historial aparecerá cuando se haya realizado alguna modificación en el RPD, indicando que las propiedades del documento han cambiado.
Al hacer clic sobre el ícono, podrá desplegarlo y visualizar todas las versiones previas del documento; y, al expandir cada una de ellas, podrá ver exactamente qué fue modificado en cada versión. Esto ofrece información valiosa sobre la evolución del informe a lo largo del tiempo.
Además, las propiedades que hayan sido actualizadas o modificadas se resaltarán dentro del registro correspondiente, facilitando la identificación de los cambios realizados.

. Rastrear interacciones: muestra la lista de lectores con sus direcciones de correo electrónico, la hora de la primera lectura, el número total de veces que cada lector accedió al RPD™, la cantidad de minutos dedicados a la lectura, su voto e incluso permite bloquear o desbloquear a lectores individuales.

Nota: con el filtro de búsqueda, puede localizar de manera rápida y sencilla a lectores específicos dentro de la sección Rastrear interacciones, mejorando la navegación y la eficiencia.

Al hacer clic en la flecha junto a cada lector, podrá acceder a información detallada sobre su interacción con el RPD. La interfaz mostrará cuántas veces se visualizó cada página de manera única durante una sesión. Una página solo se cuenta una vez por sesión, incluso si el lector regresa a ella varias veces. También verá el tiempo total que el lector dedicó a cada página a lo largo de todas sus sesiones, lo que le ofrece una visión más clara de cómo se está consumiendo el contenido.

Al hacer clic en el ícono de lápiz junto a la dirección de correo electrónico de los lectores, podrá agregar o modificar el nombre y el apellido, añadir un número móvil y una referencia para ese lector. Esta referencia ayuda a identificar y organizar a los lectores más fácilmente, especialmente cuando se gestionan listas largas de destinatarios o cuando las direcciones de correo electrónico no son fácilmente reconocibles. Esta información es visible solo para el remitente.

En el caso de que el nivel de seguridad elegido sea el 3 (Restringir lectores), puede agregar lectores autorizados después de que el RPD™ haya sido creado o enviado, haciendo clic en el ícono de agregar.

Nota: puede añadir destinatarios de forma masiva utilizando plantillas en Excel o CSV, sin necesidad de ingresarlos individualmente. Al hacer clic en Cargar lectores masivamente, se abrirá una ventana emergente con una guía para descargar las plantillas en Excel o CSV. Descargue la que prefiera, agregue la información necesaria y cargue el archivo completado.

Al hacer clic en el ícono de Filtro podrá ordenar los datos según distintos criterios en orden ascendente o descendente. Una vez que haya seleccionado sus preferencias, haga clic en Aplicar para confirmar los cambios.

. Resumen: muestra la hora del primer y último acceso al RPD™, el número total de lecturas y el total de minutos que los lectores dedicaron a la lectura.

. Log de actividades: muestra información detallada sobre cada evento relacionado con un RPD™: el tipo de evento, la dirección de correo electrónico y la dirección IP asociadas a ese evento, la ubicación geográfica, el nombre y la dirección de la red, y la marca de tiempo de cada actividad.

Nota: si hace clic en la flecha de cada actividad, podrá ver el tiempo dedicado por el lector y el total de páginas visualizadas durante esa sesión.

. Estadísticas: ofrece información sobre las páginas más visitadas dentro del RPD.

Expirar y reactivar un documento

En la columna Estado, puede ver si el RPD™ está activo o expirado. Puede expirar temporalmente o reactivar cualquier documento simplemente haciendo clic en los botones Activo o Vencido.

Además, puede activar o expirar varios RPD a la vez simplemente seleccionándolos. Una vez seleccionados, aparecerán los botones Expirar seleccionados y Activar seleccionados para aplicar la acción de forma masiva.

Activar/Bloquear a un destinatario específico

Puede prohibir o reactivar temporalmente a cualquier destinatario simplemente haciendo clic en los botones Activo o Prohibido en el panel Rastrear interacciones.

También puede prohibir o activar lectores de forma masiva marcando las casillas junto a sus nombres.
Una vez seleccionados, aparecerán las opciones Prohibir seleccionados y Activar seleccionados, lo que le permitirá aplicar la acción deseada a todos esos usuarios al mismo tiempo.

Eliminar un documento

Puede eliminar de forma permanente cualquier RPD™ junto con todos sus metadatos asociados. Esto garantiza que los documentos confidenciales se borren por completo y no puedan ser accedidos por usuarios no autorizados.
Para hacerlo, simplemente seleccione los documentos que desea eliminar y haga clic en el botón Eliminar seleccionado.

Indique el motivo por el cual quiere eliminar el documento y haga click en Continuar.

Haga click en Confirmar.

Si la opción Rastrear documentos eliminados está habilitada, podrá ver la lista de RPD eliminados seleccionando Eliminado en el menú desplegable de Estado de la barra de búsqueda en la parte superior y haciendo clic en la lupa.

Nota: Al expandir un RPD, se mostrará el motivo de la eliminación.

Vista de carpetas: organizar y compartir sus RPD en carpetas

En la pestaña Administrar, encontrará la opción Vista de carpetas, que le permite crear carpetas y organizar sus RPD de manera ordenada. Esto ayuda a mantener todo estructurado y fácilmente accesible.

Para obtener más detalles, consulte este artículo sobre cómo organizar y compartir sus carpetas de RPDs.

Gestión de acceso

En la sección de Gestión de Acceso, puede ver si algún usuario no autorizado ha solicitado acceso a un RPD que usted envió.
También puede revisar el estado de cualquier solicitud de acceso que usted mismo haya realizado para un RPD que le enviaron y que no pudo abrir.

Para obtener más información, consulte el artículo sobre cómo gestionar solicitudes de acceso a documentos en RDocs.