Try RMail PRE-Crime Services – La pestaña Configuración le permite personalizar su flujo de trabajo estableciendo valores predeterminados para la configuración que guarde en los campos correspondientes, lo que garantiza una experiencia fluida cada vez que utilice RDocs.
La pestaña Configuración está disponible para todos los usuarios y consta de dos categorías: configuración de la compañía y configuración personal. Las opciones disponibles dependerán de su rol:
- Si tiene el rol de Administrador de Cliente, podrá acceder tanto a la configuración de la compañía como a la configuración personal.
- Si tiene el rol de Usuario, solo podrá acceder a la configuración personal.
Este artículo cubre los siguientes temas:
- Perfil
- General
- Configuración predeterminada del documento
- Configuración de envio directo
- Avanzado
- Seguridad de contenido
- Reemplazo y bloqueo de configuraciones
Perfil
En la pestaña Perfil, puede ver su información personal.
General
En la pestaña General puede configurar lo siguiente:
- Formato de fecha: Define cómo se muestran las fechas, como el orden del día, mes y año, y los símbolos o signos de puntuación utilizados.
- Idioma del servicio: El idioma utilizado para las notificaciones enviadas al destinatario, así como para la interfaz en la que el lector visualiza el documento.
Nota: Puede modificar esta configuración al generar o enviar un RPD mediante la opción Idioma del lector.
- Idioma de la aplicación: El idioma en el que se muestra la interfaz de RDocs para el remitente.
- Página de inicio: Permite elegir la pestaña de RDocs a la que se accederá después de iniciar sesión.
Nota: Puede realizar un seguimiento de los cambios históricos realizados en la configuración haciendo click en el ícono Historial. El registro proporciona información detallada sobre las modificaciones, incluidos los horarios de los cambios, las opciones afectadas y quién inició cada cambio. Este registro exhaustivo documenta cuidadosamente los ajustes realizados tanto en la configuración personal como en la configuración a nivel de empresa, e incluye detalles sobre las opciones Reemplazar Configuración de Usuarios y Bloquear configuración disponibles a nivel de empresa.
Configuración predeterminada del documento
En la pestaña Configuración predeterminada del documento puede configurar diversas opciones del RPD relacionadas con Control de acceso, Interacción en tiempo real, Ubicación y Protección de contenido.
Algunas de estas configuraciones requieren ingresar valores específicos, mientras que otras ofrecen la opción de ser pre-seleccionadas, lo que permite que dichas funciones queden seleccionadas de forma predeterminada al generar o enviar un RPD.
Solo dos configuraciones, Restricciones por página y Autenticación por texto, no establecen valores predeterminados, sino que controlan si la opción correspondiente estará disponible para su uso al administrar, enviar o crear un RPD.
Importante: Para que los valores predeterminados aparezcan realmente preseleccionados, el nivel de Control de acceso debe establecerse en Controlar lectores o Restringir lectores. Si el Control de acceso se establece en Proteger vistas, solo se preseleccionarán las opciones compatibles con ese nivel de seguridad (como Comprobante de envío o Marca de tiempo).
Si se eleva el nivel de seguridad al momento de enviar un RPD, pueden habilitarse configuraciones adicionales, pero estas no quedarán seleccionadas de forma predeterminada.
Nota: Todos los valores predeterminados definidos en la pestaña Configuración predeterminada del documento pueden ajustarse manualmente en las pestañas Enviar o Crear antes de enviar el RPD.
Restricciones por página: Si está Habilitado, esta opción estará disponible al generar o enviar un RPD. Si se establece en Deshabilitado aparecerá en gris y no podrá ser seleccionado.
Autenticación por texto: Si está habilitada, la opción para enviar el código de verificación por mensaje de texto estará disponible en la pestaña Enviar.
Nota: Solo podrá enviar el código por mensaje de texto si se ha adquirido el complemento correspondiente.
Configuración de envio directo
La pestaña Configuración de envio directo le permite configurar valores predeterminados para cada nivel de seguridad, los cuales se aplicarán al utilizar RDocs a través de RDocs Gateway o de la aplicación de escritorio RPostONE.
En el menú desplegable Default settings for, puede seleccionar RDocs Gateway o RPostONE.
Si selecciona RPostONE, que hace referencia a la aplicación de escritorio RPostONE, verá tres pestañas correspondientes a los tres niveles de seguridad disponibles. Puede configurar cada nivel de forma individual y hacer click en Guardar. Una vez configuradas estas opciones, la aplicación de escritorio aplicará automáticamente la configuración correspondiente según el nivel de seguridad seleccionado cada vez que se envíe un RPD.
Haga clic en el artículo para obtener más información sobre cómo usar RDocs en RPostONE Desktop.
Si selecciona RDocs Gateway, aparecerán nuevas opciones:
- En el menú desplegable RDocs Gateway, puede configurar cómo RDocs aplicará las configuraciones al enviar un RPD a través del Security Gateway. Esta función le permite definir la prioridad de las configuraciones utilizadas durante el proceso de envío.
Nota: Si no está familiarizado con Security Gateway o aún no lo ha configurado en su sistema de correo electrónico, consulte la sección Security Gateway de nuestro Centro de Ayuda para obtener información detallada.
* Aplicar solo encabezados: El sistema utiliza únicamente los encabezados configurados en RDocs Gateway para determinar la configuración del RPD.
* Aplicar encabezados y valores predeterminados de envio directo: El RPD utilizará los encabezados configurados en RDocs Gateway. Sin embargo, las configuraciones que no estén especificadas en dichos encabezados tomarán como valor predeterminado la configuración definida en la pestaña Configuración de envio directo de la aplicación RDocs.
* Aplicar solo valores predeterminados de envio directo: Se ignoran los encabezados de RDocs Gateway y se aplican las configuraciones definidas en la pestaña Configuración de envio directo de la aplicación RDocs para enviar el RPD.
Si no se especifica un nivel de seguridad en los encabezados, los valores se aplicarán según la opción de Control de acceso seleccionada.
Cada nivel de seguridad dentro de Control de acceso puede configurarse de forma individual, por lo que las configuraciones aplicadas dependerán del nivel seleccionado.
Importante: Si no ve la pestaña Configuracion de envio directo, comuníquese con su representante de Customer Success para solicitar que sea habilitada.
Avanzado
En la pestaña Avanzado puede configurar las siguientes opciones:
- Longitud del código de acceso: Permite personalizar la longitud del código que se enviará al lector para poder acceder al documento.
- Rastrear documentos eliminados: Si está habilitada, permite ver los RPDs eliminados en la pestaña Administrar, agregando una opción en la sección Estado de la barra de búsqueda y filtros ubicada en la parte superior.
- Consentimiento electrónico: Esta función permite mostrar una ventana emergente con los Términos del servicio que los lectores deben aceptar antes de poder visualizar el documento. Esto agrega una capa adicional de reconocimiento y consentimiento antes de otorgar el acceso.
Al habilitar o deshabilitar Consentimiento electrónico, puede decidir si esta opción estará disponible o no en el panel Protección de contenido al generar o enviar el RPD. Si está deshabilitada, la opción aparecerá en gris y no estará disponible.
También puede seleccionar los niveles de seguridad para los cuales se habilitará Consentimiento electrónico.
- Términos del servicio: Permite personalizar el texto que se mostrará en la ventana emergente antes de que el destinatario visualice el documento.
Seguridad de contenido
En la pestaña Seguridad del contenido puede habilitar y configurar la función Identificar filtradores. Esta función ayuda a rastrear la distribución no autorizada de contenido mediante la inserción de identificadores únicos dentro del documento. Puede incrustar la dirección de correo electrónico del lector, el ID del documento, o ambos, y configurar la forma en que se mostrarán.
Nota: Si no ve esta pestaña, comuníquese con su representante de Customer Success.
Identificar filtradores funciona a través de dos capas complementarias, que pueden usarse juntas o por separado.
- Texto cifrado: Una marca de agua profunda incrustada directamente en el documento. Es totalmente configurable (por ejemplo, selección de los datos a incrustar, opacidad, densidad, patrón y forma), lo que hace que sea muy difícil de eliminar o manipular.
- Texto flotante: Una superposición dinámica visible que se muestra en todo el RPD. También es personalizable (por ejemplo, tipo de contenido, prefijo/sufijo, opacidad, fuente, tamaño, color, velocidad y navegación), lo que desalienta la toma de capturas de pantalla o grabaciones.
Con ambas capas activas, Identificar filtradores proporciona una protección sólida al hacer considerablemente más difícil ocultar o eliminar la información de identificación.
Al hacer click en el botón de Vista previa, puede ver cómo se mostrarán las configuraciones establecidas.
Utilice la opción de Restablecer valores predeterminados para restablecer todas las configuraciones definidas.
Nota: Las configuraciones definidas en la pestaña Seguridad de contenido se aplicarán automáticamente en las pestañas Enviar y Crear. Los usuarios tendrán la opción de ajustar estas configuraciones por RPD para los niveles de seguridad L2 y L3.
Reemplazo y bloqueo de configuraciones
Los Administradores de cliente pueden gestionar la configuración de toda la empresa, ajustándola según sea necesario y bloqueando configuraciones específicas cuando se requiera. También pueden personalizar la configuración de usuarios individuales que necesiten una configuración diferente, ingresando su dirección de correo electrónico en la barra de búsqueda.
Además, los Administradores de Cliente pueden reemplazar la configuración de los usuarios o bloquearla para mantener la coherencia en toda la organización.
- La opción Reemplazar configuración de Usuarios permite al Administrador de Cliente sobrescribir una configuración específica para todos los usuarios de la empresa.
- La opción Bloquear configuración permite a los Administradores de Cliente restringir configuraciones individuales, garantizando que ningún usuario de la cuenta de la empresa pueda modificarlas. Las configuraciones bloqueadas se mostrarán en la pestaña Personal con un ícono de candado rojo y dejarán de ser editables. Solo los Administradores de Cliente pueden desbloquear estas configuraciones desde la pestaña de Compañía.
Nota: En la pestaña Administrador, los Administradores de Cliente tienen la capacidad de ver y modificar los roles de los usuarios dentro de su cuenta.