Try RMail PRE-Crime Services – La combinación de correspondencia (Mail Merge) permite a los usuarios enviar un correo electrónico registrado similar a múltiples destinatarios, personalizando ciertos datos. Los correos se almacenan como transacciones individuales. Funciona con dos documentos: el archivo de datos (Excel) y la plantilla de la carta (Word). El archivo de datos incluye la información de los destinatarios a quienes se enviará la carta.
Requisitos
- Microsoft Windows (si utiliza Mac, comuníquese con RMail para obtener instrucciones).
- Un cliente de correo compatible con IMAP, como Microsoft Outlook o Gmail.
Instrucciones
- Paso 1: Configurar el archivo de datos
- Paso 2: Preparar la plantilla de la carta
- Paso 3: Vincular el archivo de datos con la plantilla de la carta
- Paso 4: Enviar el correo electrónico
Paso 1: Configurar el archivo de datos
1. Abra Microsoft Excel e ingrese los encabezados de las columnas y la información de los destinatarios.
2. Convierta todas las direcciones de correo electrónico a direcciones compatibles con RMail agregando el sufijo .rpost.biz al final de la dirección del destinatario, siguiendo estas instrucciones:
- Agregue la siguiente fórmula en la celda D2: =IF(C2="","",C2&".rpost.biz")
- Arrastre la esquina inferior derecha de la celda D2 hacia abajo hasta cubrir la misma cantidad de filas que contienen direcciones de correo electrónico.
3. Confirme que todas las direcciones en la columna D contengan el sufijo .rpost.biz y guarde la hoja de cálculo en su escritorio o en otra ubicación.
Paso 2: Preparar la plantilla de la carta
1. Abra un documento en blanco en Word.
2. Vaya a Correspondencia > Iniciar combinación de correspondencia > Mensajes de correo electrónico.
3. Escriba el cuerpo del mensaje de correo electrónico.
Paso 3: Vincular el archivo de datos con la plantilla de la carta
1. Vaya a Correspondencia > Seleccionar destinatarios.
2. Seleccione Usar una lista existente.
3. Busque y seleccione la hoja de cálculo de Excel que contiene las direcciones de correo electrónico.
4. Asegúrese de seleccionar la hoja o tabla correcta. Haga clic en OK.
5. Ahora puede personalizar el correo electrónico insertando campos de combinación (Merge Fields). Al hacer clic en el menú desplegable, verá que las opciones se corresponden con las columnas de la hoja de cálculo.
Por ejemplo, al agregar el campo <<Name>> después del encabezado, este funcionará como un marcador de posición para el nombre real.
Paso 4: Enviar el correo electrónico
1. Haga clic en el botón Finish and Merge y seleccione Send Email Messages.
2. En la sección To, seleccione la columna que contiene las direcciones de correo con el sufijo RPost, para asegurarse de que los correos se envíen Registrados.
3. Ingrese el asunto del correo) y luego haga click en OK.
En la carpeta de Elementos enviados verá que los correos se enviaron como transacciones individuales y que cada uno muestra el nombre del destinatario en el lugar donde se utilizó el campo <<Name>> como marcador de posición.