Try RMail PRE-Crime Services – Die Funktion Seriendruck ermöglicht es Benutzern, eine ähnliche eingeschriebene E-Mail an mehrere Empfänger zu senden und dabei bestimmte Daten anzupassen. Die E-Mails werden als einzelne Transaktionen gespeichert. Man benötigt zwei Dokumente, eine Datendatei (Excel) und eine Briefvorlage (Word). Die Datendatei enthält die Angaben zu den Empfängern, an die der Brief gesendet werden soll.
Voraussetzungen
- Microsoft Windows (wenn Sie Mac verwenden, wenden Sie sich bitte an RMail für Anweisungen).
- Ein IMAP-kompatibles E-Mail-Programm wie Microsoft Outlook oder Gmail.
Anweisungen
- Schritt 1: Bereiten Sie die Datendatei vor
- Schritt 2: Bereiten Sie die Briefvorlage vor
- Schritt 3: Verknüpfen Sie die Datendatei mit der Briefvorlage
- Schritt 4: Senden Sie die E-Mail
Schritt 1: Bereiten Sie die Datendatei vor
1. Öffnen Sie Microsoft Excel und geben Sie die Spaltenüberschriften und die Informationen der Empfänger ein.
2. Wandeln Sie alle E-Mail-Adressen in RMail-fähige Adressen um, indem Sie die Endung .rpost.biz an das Ende der Empfängeradresse anhängen und diese Anweisungen befolgen:
- Fügen Sie die folgende Formel in die Zelle D2 ein: =IF(C2="","",C2&".rpost.biz")
- Ziehen Sie die untere rechte Ecke der Zelle D2 entsprechend der Anzahl der Zeilen mit E-Mail-Adressen nach unten.
3. Vergewissern Sie sich, dass alle Adressen in der Spalte D die Endung .rpost.biz enthalten, und speichern Sie das Arbeitsblatt auf Ihrem Desktop oder an einem anderen Ort.
Schritt 2: Bereiten Sie die Briefvorlage vor
1. Öffnen Sie ein leeres Word-Dokument.
2. Navigieren Sie zu Sendungen > Seriendruck starten > E-Mail-Nachrichten.
3. Geben Sie den Text der E-Mail-Nachricht ein.
Schritt 3: Verknüpfen Sie die Datendatei mit der Briefvorlage
1. Navigieren Sie zu Sendungen > Empfänger auswählen.
2. Wählen Sie Vorhandene Liste verwenden.
3. Suchen Sie die Excel-Tabelle mit den E-Mail-Adressen und wählen Sie sie aus.
4. Achten Sie darauf, dass Sie das richtige Blatt oder die richtige Tabelle auswählen. Klicken Sie auf OK.
5. Sie können jetzt die E-Mail personalisieren, indem Sie Seriendruckfelder einfügen. Wenn Sie auf das Dropdown-Menü klicken, sehen Sie, dass die Optionen mit den Spalten des Arbeitsblatts übereinstimmen.
Wenn Sie zum Beispiel das Feld <<Name>> nach der Kopfzeile hinzufügen, dient es als Platzhalter für den echten Namen.
Schritt 4: Senden Sie die E-Mail
1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen und zusammenführen und wählen Sie E-Mail-Nachrichten senden.
2. Wählen Sie unter An die Spalte, die die E-Mail-Adressen mit dem RPost-Suffix enthält, um sicherzustellen, dass die E-Mails eingeschrieben gesendet werden.
3. Geben Sie den Betreff ein. Klicken Sie dann auf OK.
Im Ordner Gesendete Elemente sehen Sie, dass die E-Mails als einzelne Vorgänge versandt wurden und jeweils den Namen des Empfängers enthalten, für den das Feld <<Name>> als Platzhalter verwendet wurde.